1. Поняття документообігу.

Документообіг установи - це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання і до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Ефективна організація документообігу передбачає:

• проходження документів в установі найкоротшим шляхом;

• скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

• одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

• централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

• раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

Порядок документообігу регламентується інструкцією установи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

Особливості організації електронного документообігу визначаються інструкцією установи з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

Обсяг документообігу установи - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

Річний обсяг документообігу - це вихідна величина для розрахунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеню завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, а також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і допоміжного апарату (технічних працівників, кур’єрів тощо).

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються СДЗУ і подаються керівництву установи для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі

Мета документообігу. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в організації, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

Розрізняють документообіг: централіований і децентралізований. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення установи, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах, організаціях може застосовуватись повний або частковий централіований документообіг. Централізована повна система документообігу передбачає здійснення всіх операцій з документами одним структурним підрозділом або однією особою (секретарем). Така система прийнятна для установ з невеликим обсягом документообігу (до 10 тисяч документів за рік). Часткова централізація документообігу передбачає здійснення однієї частини операцій з документами (прийняття, реєстрація, відправлення кореспонденції) в підрозділах служби діловодства (канцелярії, загальному відділі тощо), а іншої (підготовка документів, формування справ, передача на зберігання в архів) - кожним самостійним структурним підрозділом. Децентралізований документообіг передбачає здійснення всіх операцій з документами в структурних підрозділах.

СДЗУ – служба документаційного забезпечення управління( служба діловодства, канцелярія, загальний відділ, секретаріат, секретар). Завданням СДЗУ є встановлення єдиного порядку роботи з документами на основі використання автоматизованої технології роботи з документами та скорочення документообігу. Основними функціями СДЗУ є розробка інструкції з діловодства та номенклатури справ, абезпечення оформлення документів, організація документаційного та організаційно-технічного обслуговування роботи колегіальних органів, організація роботи щодо розгляду звернень громадян, контроль за своєчасним виконанням документів.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів і складається з трьох документопотоків. Документопотік – це сукупність документів, які рухаються, та їх маршрути. Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

Документопотік вхідних документів – це рух документів, які надійшли до даної організації від інших організацій (установ). Більшість вхідних документів як правило породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни.

Документопотік вихідних документів – це рух документів, які складені в одній організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів підприємства.

Документопотік внутрішніх документів – це рух документів, які створені в даній організаці, і в ній же використовуються.

Основними вимогами до потоків документів є:

• рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

• принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.