2. Зберігання справ

Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву установи зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

 

Питання для перевірки знань

1. Поняття справи

2. Правила формування справ

3. Зберігання справ: оперативне та архівне.

Література:

1. Національний стандарт “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” (ДСТУ 2732-2004)

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 4-те вид.– Київ: Либідь, 2004. – 384 с.

3. Кавторєва Я., Кузнєцов В. Документообіг: організація та ведення.— 7-ме вид., переробл. і допов.— Х.: Фактор, 2006.

4. Організація загального діловодства. Навч. посібник. Палеха Ю. І. Видавництво "Ліра-К", Київ-2009

Зм.м.7

Лекція 59. Передача документів в архів

План

1. Підготовка справ для здачі в архів

2. Експертиза цінності документів

3. Робрта експертних комісій

1. Підготовка справ для здачі в архів

Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх наступного зберігання та використання - завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.

Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами.

Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання і наступного використання включає в себе:

• експертизу наукової і практичної цінності документів;

• оформлення справ;

• складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання.

• передачу справ до архіву.

Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву.