1. Поняття систематизації документів. Ознаки групування документів в первинні комплекси-справи.

Діяльність організацій, установ, підприємств оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими організаціями, установами, підприємствами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності.

Систематизація документів – групування документів за ознаками подібності. Найпростішою систематизацією документів є їх групування в справи.

Теорією і практикою діловодства та архівної справи виділені ознаки групування документів в первинні комплекси-справи.

В спеціальній літературі вказані такі ознаки: номінальна, предметно-питальна, авторська, кореспондентська, географічна, хронологічна, експертна.

Номінальна ознака передбачає групування в одну справу документів одного виду: наказів, протоколів, актів та ін.

Предметно-питальна ознака - це об'єднання в одну справу документів з одного питання. Наприклад: Судові справи, або документи про відшкодування моральних збитків.

Авторська ознака передбачає, що в справу збираються документи одного автора (комісії, суб'єкта, особи).

Кореспондентська ознака досить помітно виражена, коли формується листування з певним кореспондентом. Наприклад: Листування з Центральною міською бібліотекою про надходження нових періодичних видань.

Практика роботи суб'єктів показує, що буває зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів, що перебувають на визначеній території (край, область, район). Таке групування справи ведеться за географічною ознакою. Наприклад: Листування з університетами м. Києва про проведення олімпіад.

Хронологічна ознака виступає на перший план, коли важливе посилання на тимчасові параметри документів в справі. Наприклад: Звіт про відвантаження товарів за березень.

Крім того, при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів - експертна ознака, оскільки документи з тривалим терміном зберігання (більше 10 років) та тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу.

При класифікації документів, як правило, використовуються кілька ознак і завжди враховується експертна.

Ознаки групування документів відображаються в заголовку справи. Наприклад: Накази директора школи за 2003 р. (номінальна, і авторська, хронологічна ознаки); Заяви співробітників« підприємства „ Оранта " м. Суми на графік літніх відпусток) (номінальна, географічна, предметно-запитальна ознаки).

2. Номенклатура справ: поняття, види

Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Є три види номенклатур справ: типова, рекомендована(примірна, взірцева) та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Рекомендована(примірна, взірцева) номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові та рекомендована номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі підвідомчих організацій, установ, підприємств та використовуються останніми як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Незалежно від наявності типової чи рекомендованої номенклатури справ, організації, установи, підприємства повинні мати індивідуальну номенклатуру справ.

Реквізити номенклатури справ:

• назва установи, організації;

• назва виду документа;

• гриф затвердження;

• дата;

• індекс (номер);

• місце складання;

• заголовок до тексту;

• текст (у формі таблиці);

• підпис;

• гриф погодження,

• візи.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс.

Індекс справи складається з номера структурного підрозділу та порядкового номера справи (два знаки) у межах самостійного структурного підрозділу.

В організації, установі складаються номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ організації, установи.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках: 

• перший примірник – оригінал, зберігається у структурному підрозділі;

• другий примірник – передається до діловодної служби;

• третій примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Зведену номенклатуру справ доцільно складати, враховуючи структурний принцип її побудови. Назви розділів номенклатури справ повинні відповідати назві структурних підрозділів (згідно зі штатним розписом), при цьому першим розділом номенклатури зазначається діловодна служба.

Зведена номенклатура справ після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником.

Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою:

• перший – зберігається у справі в діловодній службі;

• другий – передається до архіву для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

• третій – надсилається до відповідного державного архіву, з яким погоджувалася номенклатура справ;

• четвертий – розподіляється за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби (у структурному підрозділі – відповідальна за діловодство особа).

Про наявність заведених за рік справ повідомляється архів.

Зведена номенклатура справ організації, установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Якщо функції і завдання організації, установи не змінюються, номенклатура може залишатися впродовж кількох років без змін.

Однак не менше одного разу за п'ять років вона підлягає перескладанню та погодженню заново.