Питання для перевірки знань:

1. Документація, яка супроводжує прийом, звільнення

2. Характеристика, її основний зміст та порядок оформлення

3. Трудові книжки, особливості їх заповнення, зберігання та видачі працівникові в результаті звільнення.

4. Особові картки.

5. Особові справи, склад документів, що входять до особової справи.

6. Складання особистих документів: резюме, автобіографії

Література:

1. Кадрове діловодство. Навчальний посібник. Палеха Ю. І. - Видавництво "Ліра-К", Київ-2009.

2. Матвєєва В., Кузнєцов В. Кадрова документація. — 5-те вид., переробл., доп. — X.: Фактор, 2005.

3. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанційного навчання / І.М. Ломачинаська, С.А. Лоскутова; За наук. ред. Т.Г.Горбаченко: У 2 ч. — К.: Ун-т “Україна”, 2006. — Ч.

4. Авер’янова Є., Аханов С., Баліян С. та ін. Кадрове діловодство: Консультації, відповіді, первинні документи, нормативна база. — Д.: Баланс-Клуб, 2005.

Зм.м.4

Лекція 28. Діловодство за зверненнями громадян

План

1.Діловодство за зверненнями громадян

2. Класифікація звернень громадян

3. Реєстрації звернень громадян.

4. Формування і зберігання справ щодо  розгляду  звернень   громадян. 

1.Діловодство за зверненнями громадян

Основним законодавчим актом, який регулює відносини у сфері розгляду звернень громадян є Конституція України. У статті 40 Конституції України зазначено, що усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов'язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

Конкретизують статтю 40 Основного Закону:

• Закон України "Про звернення громадян" (№393/96-ВР);

• Указ Президента України "Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення" (№241/97);

• Указ Президента України "Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації конституційних прав громадян на звернення" (№700/2002);

• Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової Інформації, затверджена Постановою Кабміну від 14.04.97р №348.

Діловодство за зверненнями громадян здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997р. № 348.

Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства; покладається на загальний відділ, та – на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Громадяни України мають право звертатися до органів державної влади, установ і організацій незалежно від форм власності, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності.

2. Класифікація звернень громадян

Усі звернення громадянза змістом на пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин і умов життя громадян, удосконалення правової основи державного й громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) – звернення громадян з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності органів державної влади чи місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

Клопотання(офіційне) – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга – звернення громадян з вимогою про поновлення їх прав і захист законних інтересів, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями органів державної влади чи місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

Усі звернення громадян класифікуються за формою на письмові та усні.

Письмове звернення – це пропозиція (зауваження), заява (клопотання) чи скарга громадян, викладена в письмовій формі та надіслана поштою чи передана громадянином особисто (або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства)

Усне звернення – це пропозиція (зауваження), заява (клопотання) чи скарга громадян, викладена в усній формі та записана посадовою особою під час особистого прийому.

Усі звернення громадян класифікуються залежно від кількісного складу громадян, що звертаються, на індивідуальні та колективні.

Індивідуальне звернення – це звернення, надіслане поштою чи передане окремим громадянином.

Колективне звернення – це звернення, надіслане поштою чи передане групою громадян.

3. Реєстрації звернень громадян.

Всі звернення громадян приймаються, обліковуються, реєструються в день надходження. Реєстрація письмових звернень здійснюється або в окремих реєстраційних журналах, або на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами. Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається у підрозділах з річним обсягом надходження до 600 звернень і такою ж кількістю звернень, поданих на особистому прийомі.

Конверти або вирізки з них необхідно зберігати разом із пропозиціями, заявами, скаргами. Облік особистого прийому громадян керівництвом, а також контроль за дотриманням термінів виконання прийнятих під час особистого прийому громадян рішень, здійснюється діловодною службою. При цьому використовується журнальна форма обліку особистого прийому. Керівники структурних підрозділів ведуть облік особистого прийому громадян самостійно.

Можлива автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян шляхом введення в персональний комп’ютер відповідних даних, наприклад: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання – короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.

Перелік реєстраційних елементів при автоматизованій реєстрації особистого прийому громадян буде дещо іншим і визначається службою діловодства. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних.

Реєстраційний індекс письмового звернення громадян включає порядковий номер звернення за журналом реєстрації, початкову літеру прізвища заявника та умовне позначення виду звернення.

Наприклад: № 349/Г/С, де

349 – порядковий номер звернення з початку року,

Г – початкова літера прізвища громадянина,

С – вид звернення (скарга).

Повторним зверненням присвоюється черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі журналу або реєстраційно-контрольної картки зазначається індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка (як правило, ставиться штамп) “ПОВТОРНО”. До цих документів підбирається все попереднє листування. У разі, коли про результати розгляду письмових звернень громадян необхідно повідомити іншу організацію, на всіх примірниках реєстраційно-контрольних форм і на першому аркуші контрольного звернення ставиться позначка “КОНТРОЛЬ” або буква “К”. Письмові звернення громадян знімаються з контролю керівником після повного вирішення питання по суті й направленні відповіді автору листа. Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами та скаргами, щороку до 15 січня повинні готувати матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітикних довідок. Такі довідки поточного характеру можуть складатися в міру потреби, але, як правило, не рідше одного разу на квартал. Матеріали розглядаються керівником, обговорюються на засіданнях колегіальних органів, виробничих оперативних нарадах, після цього приймаються відповідні рішення.

Письмові пропозиції, заяви та скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації. Журнал реєстрації пропозицій, заяв та скарг, облік особистого прийому громадян ведуться згідно з вказівками щодо їх заповнення.

ЖУРНАЛ реєстрації пропозицій, заяв та скарг громадян

Графа 1. Порядковий номер, в порядку надходження, початкова літера прізвища автора звернення, число, місяць та рік надходження.

Графа 2. Номер та дата доручення, кореспондент.

Графа 3. Прізвище, ім'я та по батькові, адреса проживання чи місце роботи заявника.

Графа 4. Короткий зміст звернення.

Графа 5. Коли та кому передано на розгляд, дата повернення.

Графа 6. Резолюція та прізвище виконавця, дата отримання.

Графа 7. Що зроблено? В якій справі за номенклатурою знаходиться.

При необхідності ведеться алфавітний показчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви та скарги.

Пропозиції, заяви та скарги, на які даються попередніь відповіді з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення питання, які висвітлені у зверненні.

Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв та скарг приймає посадова особа, яка прийняла рішення про контроль.

Реєстраційний номер письмової відповіді складається з реєстраційного номеру та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами (відповідь) щодо їх вирішення, наприклад: Вих. N 15-В/07.

У разі, коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян додаються письмові або усні відповіді, про це робиться відповідний запис у журналі або на обліковій картці чи в окремій довідці, яка підшивається разом з документами до справи.

Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами та скаргами готують керівництву (за вимогою) довідку про їх розгляд та вжиті заходи.

Пропозиції, заяви та скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо розгляду і вирішення мають бути повернуті посадовій особі, на яку покладено ведення діловодства за зверненнями громадян для централізованого формування справи.

Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

У разі одержання повторної пропозиції, заяви та скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

При надходженні повторних пропозицій, заяв та скарг їм надається попередній номер з поміткою "повторно" через дріб,

наприклад: В-15/1.

Невирішені пропозиції, заяви та скарги, а також невірно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

Відповідальність за схоронність документів з пропозиціями, заявами та скаргами покладається на керівників або інших посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається за номенклатурою справ, що утворюється в процесі діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання.

Забороняється переслідувати громадян за подання ними звернень за критику діяльності установ та їх рішень.

У разі надходження повторних звернень, їм надається черговий реєстраційний індекс і робиться позначка «Повторно». До повторного звернення підбирається все попереднє листування.

4. Формування і зберігання справ щодо  розгляду  звернень   громадян. 

Звернення, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення. Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

Пропозиції, заяви і скарги після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті до підрозділу чи посадових осіб, які ведуть діловодство за зверненнями (в апараті – загальний відділ) для формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи   щодо  розгляду  звернень   громадян  розміщуються  у справах у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Пропозиції, заяви і скарги та документи щодо їх розгляду і вирішення, що надійшли до голови(керівника) та його заступників зберігаються у загальному відділі.

Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду та вирішення повертаються виконавцями до служби діловодства для централізованого формування справи. При цьому перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплексність. Звернення громадян зберігаються для надання довідок і використання їх в інших цілях. Термін зберігання цих документів визначається відомчими переліками документів та номенклатурами справ.

Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов’язаних з їх розглядом та вирішенням.

Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається номенклатурою справ. Постійно діюча експертна комісія може прийняти рішення про збільшення термінів зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян. Справи, що підлягають постійному й довготерміновому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архіву установи, як правило, через два роки після завершення діловодства за ними.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за зверненнями громадян підлягають знищенню у порядку, встановленому Державним комітетом архівів України.