4. Довідка, групи довідок, їх реквізити та їх розташування.

Довідка – документ, який підтверджує, описує юридичні факти та засвідчує біографічні відомості і діяльність окремих службових осіб.

За призначенням довідки бувають службові та особисті.

За напрямком – вхідні та вихідні.

За формою – трафареті та індивідуальні.

За способом оформлення – рукописні, друковані, відтворенні.

За місцем складання – внутрішні і зовнішні.

За складністю – прості та складні.

Довідки з виробничою тематикою складаються у двох примірниках. Кожна довідка, повинна бути зафіксована в журналі реєстрації.

Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих органів або службових осіб. Якщо довідка подається структурним підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона підписується автором або керівником структурного підрозділу.

Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку.

Довідки, що направляються за межі, оформляються на бланках і містять такі реквізити:

1. назву установи, організації – автора документа;

2. назву виду документа (довідка);

3. дату;

4. індекс;

5. місце складання;

6. заголовок до тексту;

7. текст;

8. підпис.

При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник і головний бухгалтер.

Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.

Формуляр-зразок довідки

Реквізити установи

Відділ кадрів

ДОВІДКА №94

17.03.11 м. Київ _______________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

працює______________________________________________________________________

(назва посади із зазначенням підрозділу)

Його посадовий оклад ___________________________________________________грв в місяць. Видано для подання до

(назва організації)

Директор підпис (розшифрування підпису)

Питання для перевірки знань

1. Значення їнформаційно-довідкової документації в управлінській діяльності.

2. Акти, їх види, склад та порядок оформлення

3. Службові листи, їх види та особливості складання.

4. Довідки, їх сутність та особливості складання.

Література:

1. Корж А.В. Документознавство: зразки документів праводілової сфери: навч. посібник / А.В. Корж. – 2 вид., змін. та доп. – К.: КНТ, 2009. – 372 с.

2. Палеха Ю. І., Загальне документознавство : Навч. посіб. / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. — К. : Ліра-К, 2008. — 393 с. 

3. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч. посібник. – Київ: ЦНЛ, 2006. – 224 с.

4. Комова М.В. Складання ділових документів. Навчальний посібник для ВНЗ. – Львів: Тріада плюс, 2007

Зм.м.2

Лекція 16. Правила складання окремих інформаційно-довідкових документів

План

1. Доповідна записка, групи доповідних записок, реквізити.

2. Службова та пояснювальна записка, їх реквізити

3. Телеграма та телефонограмма

4. Протокол, його види, реквізити

Навчальні цілі: набуття знань та навичок щодо роботи з інформаційно-довідковою документацією