3.Вимоги до оформлення тексту документа

01 — зображення Державного герба України,

Розміщують на верхньому березі бланка з кутовою розташованістю реквізитів над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм

02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

Розміщують ліворуч на рівні назви організації. Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування) має бути зареєстроване в установленому порядку. Емблему не відтворюють на бланку, де вже розміщено зображення Державного герба України.На бланках недержавних організацій емблему або товарний знак (знак обслуговування) дозволяється розміщувати на верхньому березі бланка, де на бланках державних організації розміщують зображення Державного герба України

03 — зображення нагород

Розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту «Назва організації», «Назва структурного підрозділу організації»

04 — код організації

Проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту «Довідкові дані про організацію»

05 — код форми документа

Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

06 — назва організації вищого рівня

Зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю

07 — назва організації

Назва організації — автора документа має відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Подають її у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

На бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування вказують назви всіх організацій вищого рівня. У бланку організації, яка підпорядкована водночас місцевій адміністрації та міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують лише назву державної адміністрації.

08 — назва структурного підрозділу організації

Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа.

Розміщують нижче реквізиту «Назва організації»

09 — довідкові дані про організацію

Довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу, що наводяться у бланку листів, мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (зі змінами, далі — Правила надання поштового зв'язку). Наприклад: 

вул. Теремківська, 11, м. Київ, 03110 Тел. 876 09 57, факс 899 54 23 E-mail: mail@mail.uaР/р № 45798632145875 у Печерському відділі Укрсоцбанку м. Києва 

10 — назва виду документа

Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Назву виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначають друкарським або машинописним способами. Друкують великими літерами. У листах назву виду документа не зазначають

11 — дата документа

Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться.

Наприклад: 02.03.2011. У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч.

Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

12 — реєстраційний індекс документа

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

14 — місце складення або видання документа

Розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа». Зазначають на усіх документах крім, листів. Реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до назви організації, наприклад: 

Київський гуманітарний ліцей 

15 — гриф обмеження доступу до документа

Проставляють без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

16 — адресат

Розміщують у правому верхньому куті документа. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх назви подаються в називному відмінку, наприклад: 

Київський гуманітарний ліцей 

Якщо документ надсилають посадовій особі, то назву організації зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному, наприклад: 

Київський гуманітарний ліцей

Директору

Добролюбову В. М. 

Якщо документ адресують керівникові організації або його заступнику назва організації входить до складу назви посади адресата, наприклад: 

Директору загальноосвітнього навчального закладу І-ІІІ ступенів Бойченко М. П. 

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад: 

Ректорам (директорам) обласних інститутів післядипломної педагогічної освіти 

Документ не має містити більше чотирьох адресатів.

Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять.

За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу організації мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Спілка орендарів і підприємців України

вул. Г. Сковороди, 5 а, м. Київ, 04070 

Якщо документ надсилають фізичній особі, то спочатку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали] адресата у називному відмінку, а потім — поштову адресу, наприклад 

Петренко Василь Петрович

вул. Хмельницького, буд. 85 а, кв. 19,

м. Житомир, 46001 

17 — гриф затвердження документа

Розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Документ може бути затверджений:

         посадовою особою (посадовими особами);

         рішенням колегіального органу;

         іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111

___________ О. Д. Макаренко

28.05.2010

Якщо документ затверджують кілька посадових осіб, то їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ, у називному відмінку, його дати і номера, наприклад: 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

спеціалізованого

навчального закладу № 291

12.10.2010 № 1111

18 — резолюція

Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Розміщують нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках допускається у таких випадках:

         у разі необхідності повернення документа;

         за потреби деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;

         за відсутності на документі вільного місця для резолюції.

Реквізит складається з таких елементів:

         прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

         зміст доручення;

         термін виконання;

         особистий підпис керівника;

         дата.

Наприклад:

Василенко М. М.

Прошу довести до відома працівників

__________

16.05.2011

19 — заголовок до тексту документа

Реквізит має узгоджуватися з назвою документа й містити короткий виклад його змісту.

Заголовок відповідає на запитання про що?, кого?, чого? Наприклад: наказ (про що?) про створення навчального закладу; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?)секретаря.

Заголовок формулює укладач документа. Під час формулювання заголовка дозволяється використовувати скорочення слів і словосполучень, відповідно до правил орфографії та пунктуаційних норм української мови, вимог стандартів. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжити до межі правого берега. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка

20 — відмітка про контроль

Проставляють на лівому березі першого аркуша документа. На рівні заголовка до тексту пишуть слово «Контроль», літеру «К» або проставляють відповідний штамп

21 — текст документа

Всю ділову документацію ведуть державною мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому веденні ділової документації можна складати поряд з державною мовою, мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати державною мовою або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм.

Для чіткої організації текст поділяють на дві смислові частини:

         опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа;

         висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

Для полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци.

Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу

22 — відмітка про наявність додатків

Розміщують під текстом документа.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

1. на додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями, постановами), проставляють гриф затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

загальноосвітнього

навчального закладу № 1111

10.02.2011 № 23

2. додатки (графіки, схеми, таблиці, списки тощо), що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (наказу, плану, звіту, інструкції тощо), оформлюють на стандартних аркушах. У верхньому правому куті першого аркуша зазначають слово «Додаток», наприклад:

Додаток

до п. 2.1. Інструкції

У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставлять.

3. додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформлюють так:

— про наявність додатків до документа зазначають після тексту документа перед підписом;

— якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

— якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то ці назви необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад: 

Додатки: 1. План заходів тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності загальноосвітнього навчального закладу на 5 арк. в 1 прим.;

2. Звіт про проведення тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності у загальноосвітньому навчальному закладі на 2 арк. в 1 прим. 

— якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 14.12.2011 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим.

— за великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають: 

Додаток: відповідно до опису на 3 арк. 

— якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу

23 — підпис

Розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять:

 назва посади особи, яка підписує документ;

 особистий підпис;

 ініціали та прізвище.

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111 ____________ В. В. Симоненко

або

Директор __________ В. В. Симоненко

— Якщо документи підписують кілька осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб, наприклад:

Директор ___________ В. В. Симоненко

Заступник директора

з виховної роботи _____________ Н.Л. Василенко

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, то їх підписи розміщують на одному рівні. Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Не можна ставити прийменник «За» чи скісну риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов'язки» або «В. о.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом.

Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу. Наприклад:

Голова ради закладу _____________ Р. Н. Макаренко

Секретар засідання _____________П. П. Іваненко

На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряють печаткою

24 — гриф погодження документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис». Реквізит складається з таких елементів:

      слово ПОГОДЖЕНО (без лапок);

      назва посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації);

      особистий підпис, ініціали, прізвище;

      дата погодження.

ПОГОДЖЕНО

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111 __________ О. О.Мельничук

19.02.2011

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання піклувальної

ради навчального закладу

10.02.2011 №21

25 — візи документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис» як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Реквізит складається з таких елементів:

      назва посади особи, яка візує документ;

      особистий підпис особи, яка візує документ;

      ініціали і прізвище особи, яка візує документ.

Завідувач господарства ___________О. Р. Юрченко

13.03.2011

26 — відбиток печатки

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював кілька останніх літер назви посади особи, яка підписала документ

27 — відмітка про засвідчення копії

Складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Секретар _____________ О.О. Романенко

14.02.2011

28 — прізвище виконавця і номер його телефону

Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 588 19 25

або

Петренко Ольга Василівна 588 19 25

29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Проставляють після вирішення питання, порушеного в документі, або направлення відповіді. Відмітка про виконання свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучати до справи. Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, який засвідчує його виконання, а у разі відсутності такого документа — короткі відомості про виконання, слова «До справи», номер справи, посаду і підпис виконавця, дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша, наприклад:

До справи № 04-19

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 03.02.2011

Заступник директора

з навчально-виховної роботи Романенко О. О. Романенко

04.02.2011

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі

Розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Складається з повного імені файлу і його місця зберігання, коду оператора та інших пошукових даних

31 — відмітка про надходження документа до організації

Проставляють від руки або штампом у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Елементами цього реквізиту є:

  скорочена назва організації — одержувача документа;

  дата (а за потреби — година й хвилини) надходження документа;

  реєстраційний індекс

32 — запис про державну реєстрацію

Проставляють тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативноправових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. № 493. Розміщують після номера акта чи після грифа затвердження