2. Нормативно-методичне забезпечення діловодства

Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління(забезпечення діловодства) – це сукупність законів, нормативно-правових актів і методичних документів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби документаційного забезпечення – її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.

Нормативно-методична база регулює:

1. Правила оформлення документів.

2. Правила роботи з документами.

3. Забезпечення схоронності документів.

4. Порядок передавання документів на архівне зберігання.

5. Роботу служби документаційного забезпечення (функції, структура, штати).

6. Запровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами.

7. Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу.

8. Діловоство за звереннями громадян.

9. Юридичні аспекти, пов‘язані з документами.

Нормативно-методична база регулюється:

• законодавчими актами України у сфері інформації та документації;

• указами ПУ, постановами КМУ, що регламентують питання документаційного забезпечення;

• правовими актами органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

• правовими актами нормативного та інструктивного характеру, методичними документами з діловодства організацій;

• державними стандартами на документацію;

• уніфікованими системами документацій;

• нормативними документами з організації архівного зберігання документів.

Нормативно-методичне забезпечення діловодства охоплює:

• законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

• укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні;

• правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

• правові акти нормативного та інструктивного характеру;

• методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;

• державні стандарти на документацію;

• уніфіковані системи документів;

• класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

• технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації;

• роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

На сьогодні основними чинними нормативно-правовими актами, що встановлюють загальні правила документування управлінської інформації та регламентує порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного підрозділу, є Закон України „Про мову”, Закон України „Про інформацію”, Закон України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Закон України „Про електронний документообіг”, Національний стандарт “Державна уніфікована система докумен­тації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (ДСТУ 4163-2003), Національний стандарт “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” (ДСТУ 2732-2004), типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (П О С Т А Н О В А від 30 листопада 2011 р. N 1242).

Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою комп’ютерної техніки.

На основі Типової інструкції службами діловодства установ мають розроблятися індивідуальні інструкції з діловодства – нормативні документи, що встановлюють правила документування управлінської інформації та порядок роботи зі службовими документами у конкретних установах.

Правова основа кадрового діловодства формується низкою законодавчих і нормативних актів соціального спрямування, а здебільшого – Кодексом законів про працю України. Безпосередні стосунки до кадрового діловодства мають закони: Закон України “Про державну службу” від 16.12.1993 року, Закон України “Про оплату праці” від 24.03.1995 року, Закон України “Про відпустки” від 15.11.1996 року, Закон України “Про охорону праці” від 14.10.1992 року, Закон України “Про інформацію” від 2.10.1992 року тощо.