2. Формуляр-зразок

ДСТУ 4163-2003 зазначає, що

Формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, - загальнодержавних, галузевих та ін.

Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги документа.

Робоча площа документа – це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа – це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.

Ділова документація оформляється тільки на форматах А-4, А-5.

3. Бланк документа, види бланків

Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Для виготовляння бланків ОРД як основні використовують формати паперу - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).

Бланки документів повинні мати такі береги:

• 30 мм - лівий;

• 10 мм - правий;

• 20 мм - верхній та нижній.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його відсутності - реквізиту 07).

Встановлюють такі види бланків:

1. загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа;

2. бланк листа;

3. бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланку назви виду документа).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Бланк конкретного виду документа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 19, 20. 

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, та для закріплення документа в технічних засобах берег – резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег - для проставлення сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній – нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Бланки організацій – це документи суворої звітності, тому в організації бланки підлягають нумерації, а їх видача реєструється у відповідному журналі, зразок оформлення такого журналу наводиться нижче.

ЖУРНАЛ

Обліку видачі бланків

№ з/п	Номер бланку	Дата видачі	Кому видано	Підпис отримувача

Для кожного з видів бланків ДСТУ 4163-2003 передбачає два варіанти розміщення реквізитів - кутовий та повздовжній.

При повздовжньому розташуванні реквізитів назва суб'єкта розташовується вздовж верхнього поля документа.

При кутовому - біля межі лівого поля у верхньому куті.

Найбільш поширеним щодо використання площі аркуша та зручним для опрацювання є кутовий варіант розміщення бланка. Його рекомендують для листів та документів, які потребують затвердження, наприклад актів, інструкцій.

Своєю чергою, і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• Флаговим – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

• Центрованим – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

Додаток 1. Бланк загальний, з повздовжнім розміщенням реквізитів

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

(місце для назви виду документа)

___________________

Київ

№____________________

_______________________________________________________________________

Додаток 2. Бланк листа, кутове розміщення реквізитів

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ УКРДЕРЖАРХІВ вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. 277-27-77, факс 277-36-55 E-mail: mail@archives.gov.ua Web: http:// www.archives.gov.ua Код ЄДРПОУ 37552598 __________________ № ___________________ На № ____________­_ від ______________________

______________________________________________________________________

Додаток 2.1. Бланк листа, флагове розміщення реквізитів

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ УКРДЕРЖАРХІВ вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. 277-27-77, факс 277-36-55 E-mail: mail@archives.gov.ua Web: http:// www.archives.gov.ua Код ЄДРПОУ 37552598 __________________ № ___________________ На № ____________­_ від ______________________

_______________________________________________________________________

Додаток 2.2. Бланк листа, центроване розміщення реквізитів

УКРДЕРЖАРХІВ УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА (УНДІАСД)

вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110, тел./факс: (044) 275-53-82, тел. 277-13-74

E-mail: undiasd@archives.gov.ua. Код ЄДРПОУ 22992594

__________ № ____________  На № ___________ від _____________

_______________________________________________________________________

Додаток 2.3. Бланк листа, повздовжне розміщення реквізитів

УКРДЕРЖАРХІВ УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА (УНДІАСД)

вул. Солом’янська, 24, м. Київ, 03110, тел./факс: (044) 275-53-82, тел. 277-13-74

E-mail: undiasd@archives.gov.ua. Код ЄДРПОУ 22992594

__________ № ____________  На № ___________ від _____________

__________________________________________________________________

Додаток 3. Бланк конкретного виду документа

ДЕРЖАВНА АРХІВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ