Оборотная ведомость аналитического учета к счету

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

№п/п	Наименование счета	Сн		Обороты		Ск
		дт	кт	дт	кт	дт	кт
1.	Предприятие №1
2.	Предприятие №2
	Итого

2. Оборотная ведомость по аналитическим счетам по учету имущества в денежных и натуральных единицах (таблица 8):

Таблица 8

Оборотная ведомость аналитического учета к счету 10 «Материалы»

№п/п

Наименование счета

Ед. изм

Цена

Сн

Обороты

Ск

Кол-во

Сум ма

Кол-во

Сум ма

Кол-во

Сум ма

Кол-во

Сум ма

приход

расход

1.

Бензин

2.

Солярка

Итого

Итоговые данные по аналитическим счетам обобщенные в аналитических оборотных ведомостях (Сн, обороты, Ск) сверяют с аналогичными показателями соответствующего синтетического счета, к которому открылись аналитические счета. Они должны совпадать. Двойная запись позволяет создать закономерную систему контроля за правильностью ведения учета.

По теме 1.3 в рабочей тетради выполняется практическая работа №3.

Тема 1.4 Документация и инвентаризация.

1.4.1 Документация как метод бухгалтерского учета. Исправление ошибок в документах. Понятие о документообороте.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей. В составе документов бухгалтерского учета различают:

• первичные документы;

• учетные регистры;

• отчетные документы

Первичные бухгалтерские документы

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. Первичные документы бухгалтерского учета можно разделить на следующие виды:

• документация по операциям с наличными деньгами;

• документация по банковским операциям;

• документация, подтверждающая закупки;

• документация, подтверждающая продажи;

• документация иного рода, подтверждающая иные хозяйственные операции (как внутренние, так и внешние).

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки, и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Учетные регистры.

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы.

Учетные регистры - документы для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними. Они классифицируются (разделяются) по внешнему виду, по объему содержания операций, по назначению (характеру записей).

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы:

• бухгалтерские книги - вид учетных регистров синтетического (Главная книга, книга "Журнал-Главная") и аналитического учета (книги учета основных средств, затрат производства, реализации продукции и др.). Они представляют собой сброшюрованные и пронумерованные одноформатные листы бумаги, заверенные подписью главного бухгалтера и имеющие двустороннее строение: одна сторона для дебетовых, другая - для кредитовых записей;

• карточки - отдельные листы (бланки), разграфленные для нужд учета, изготовленные из картона или бумаги определенного размера, что дает возможность организовать картотеки. Они очень удобны для копировальных записей и группировок учетных данных. В зависимости от формы и назначения карточки бывают:

- контокоррентные (предназначены для учета таких объектов, показатели которых дают в общей сумме, например, о состоянии дебиторской задолженности, расчетов с подотчетными лицами и других расчетов);

- многографные (применяются для учета объектов, где требуется детализация показателей по дебету или кредиту счета, например, производственных расходов по статьям и т. д.), инвентарные (для учета объектов основных средств);

- количественно-суммового учета (для учета товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме; в них указываются: дата и номер бухгалтерской проводки, содержание записи, приход, расход и остаток по количеству и сумме);

- складского учета (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах).

• свободные листы - применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость) и указание периода его действия (месяц, квартал).

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные:

• хронологические регистры используют для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. Виды хронологического регистра:

- регистрационный журнал;

- книга учета хозяйственных операций;

- книги покупок и продаж.

• систематические регистры - регистры, в которых документы регистрируются в определенной системе (группировке). Они используются для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций (например, инвентаризационная опись ценностей) и подразделяются на систематические регистры синтетического учета и систематические регистры аналитического учета;

• комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи (например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтетических счетов в хронологическом порядке).

По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические:

• в синтетических регистрах записи ведутся только в денежном выражении с указанием, кроме бухгалтерской проводки, также даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная книга и журналы-ордера;

• аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяйственной операции. При этом для учета товарно-материальных ценностей используются денежные и натуральные измерители. К аналитическим регистрам относятся карточки, книги, ведомости.

Отчетные документы

Результатом работы бухгалтера является отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию и Гос.комитет статистики в течение 90 дней по окончании года. Отчетность бывает: годовой и промежуточной.

Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность бывает ежеквартальной, ежемесячной, еженедельной и содержит бухгалтерский баланс (форма № 1) и отчет о финансовых результатах (форма № 2). По новому Закону промежуточную отчетность можно не предоставлять контролирующим органам, но вести ее рекомендуют по прежнему.

Годовая отчетность включает в себя:

• бухгалтерский баланс (форма №1);

• отчет о финансовых результатах (форма №2);

• отчет об изменении капитала (форма № 3);

• отчет о движении денежных средств (форма № 4);

• пояснительную записку к отчету

Основными требованиями, которые предъявляют к отчетности, являются:

• достоверность - отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить;

• полнота - отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;

• нейтральность - отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;

• преемственность - последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.

Классификация документов по признакам.

Наиболее важной для бухгалтерского учета является классификация документов по их назначению - на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы - как следует из их названия - это документы, в которых содержатся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц о выполнении операций. Например, приказы о приеме и увольнении с работы, об отпуске, платежные поручения и т.д. Самое важное - это то, что распорядительные документы не подтверждают факта осуществления операции, а потому не могут быть основанием для отражения операций в учете. Например, если директор приказал направить работника в командировку и выдать ему командировочные, это еще не означает, что бухгалтер это приказание исполнил. Поэтому основанием для отражения операций в учете являются оправдательные (исполнительные) документы. Именно они удостоверяют факт совершения хозяйственных операций.

Оправдательными (исполнительными) документами называют документы, которые оформляют уже совершенные хозяйственные операции. Например, это могут быть приходные кассовые ордера, накладные, акты приемки товарно-материальных ценностей, акты приемки основных средств и многие другие документы. Они составляются в момент совершения операции и подписываются лицами, ответственными за выполнение операций и за правильность их оформления в документах. В некоторых случаях - например, когда для отражения той или иной операции нет унифицированных форм документов, или когда бухгалтеру нужно обобщить ряд оправдательных и распорядительных документов для подготовки учетных записей – работники бухгалтерии составляют документы бухгалтерского оформления. Такие документы обычно составляются на основании ранее оформленных оправдательных или распорядительных документов для отражения операций в регистрах, поэтому в этих документах может не быть распоряжений на проведение операций или подтверждения факта их совершения. Примерами таких документов могут служить расчеты сумм претензий по искам, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчет товарных потерь и т.д. Кроме того, к документам бухгалтерского оформления относятся также

бухгалтерские справки, которые составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т. д.

Комбинированные документы – это документы одновременно являющиеся и распорядительными, и исполнительными. Например, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия, лимитно-заборная карта и т.д. В них одновременно отражается и распоряжение на совершение операции (например, когда директор подписывает заголовочную часть расчетно-платежной ведомости, приказывая тем самым выплатить зарплату работникам по данной ведомости), и фактическое исполнение данной операции (когда работники расписываются в ведомости по мере получения зарплаты). Использование комбинированных документов позволяет уменьшить количество документов и снизить вероятность ошибок и описок в документах.

Классификация по способу составления различает первичные и сводные документы.

Первичными являются документы, которые составляют на каждую операцию в момент ее совершения (например, документы о поступлении материалов на предприятие и их отпуске со складов предприятия в цехи, об отгрузке продукции покупателям, о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу, и т.д.).

Сводные документы составляют для того, чтобы обобщить показатели из первичных документов путем их группировки и систематизации. Примерами сводных документов являются авансовый отчет, ведомости распределения цеховых и общезаводских расходов, калькуляции, расчетно-платежные ведомости.

Также документы бывают разовыми и накопительными.

Разовые документы оформляют одну или одновременно несколько хозяйственных операций, составляются в один прием и сразу передаются в бухгалтерию, где служат основанием для бухгалтерских записей (например, приходный ордер по материалам, кассовые ордера и т.д.).

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время. Они составляются в течение определенного периода (недели, декады, месяца) путем постепенного накапливания операций, а в конце периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов могут служить месячные наряды на работу, табель учета рабочего

времени, лицевые счета по заработной плате, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со складов предприятия. Принципиальное отличие сводного документа от накопительного заключается в том, что накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно; а сводный документ составляется на основании первичных и является их сводкой.

Исправление ошибок в бухгалтерском учете

Бухгалтерские документы должны быть заполнены правильно и четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки.

Ошибки могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, например, неверно написана дата, или транзитные - если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции. В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.

Наиболее распространенными методами исправления ошибок являются:

• корректурный;

• «красное сторно»;

• дополнительной записи.

При корректурном методе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.

Метод «красное сторно» применяется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается.

Метод дополнительной записи используется в том случае, если запись сделана в сумме меньшей, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов. Например, совершена хозяйственная операция, списаны материалы в производство на сумму 18615 р. На бухгалтерских счетах указана сумма 16815 р. При исправлении ошибки методом дополнительной записи недостающую сумму (1800 р.) вписывают на счета такой же проводкой.

Документооборот.

Поступающие в бухгалтерию документы проходят определенную обработку в следующей последовательности:

1. Формальная обработка - проверка документа по форме, в ходе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа.

2. Проверка по существу – определение законности и целесообразности совершения операции.

3. Фактическая проверка – арифметическая проверка, при которой проверяют правильность подсчетов.

4. Бухгалтерская обработка – собственно бухгалтерская обработка состоит из трех последовательных этапов:

• группировка – сортировка документов по определенным признакам (подбор однородных документов в пачки, чтобы делать записи общими итогами и составлять сводные документы);

• расценка (таксировка) – проставление денежных измерителей и подсчет денежной оценки указанных в документе материальных ценностей;

• контировка (разметка) – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

Данные сгруппированных документов после разметки заносят в специальные ведомости учета (учетные регистры). Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (дату записи в учетный регистр). В частности, кассовые ордера, операции по которым уже выполнены, должны иметь отметку «Получено» или «Оплачено».

Использованные первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором они хранятся один год, по истечении которого документы передаются в постоянный архив.

Прохождение (движение) документов от момента составления или получения от другого предприятия до сдачи на хранение в архив называется документооборотом. Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает точность бухгалтерского контроля.

Документооборот регламентируется графиком документооборота, который является одним из элементов учетной политики предприятия. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером, утверждается и вводится в действие приказом руководителя. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и

представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. Каждый исполнитель должен получить выписку из графика документооборота.

В графике документооборота указываются наименования документов, перечень исполнителей, сроки поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников, сроки обработки документов и т.д.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации учета, специфики работы, величины предприятия, степени компьютеризации учетных работ и т.д., однако для всех документов существуют общие этапы движения:

1. составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2. передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту их сдачи;

3. проверка принятых документов (по форме, по содержанию, арифметическая);

4. обработка документов (группировка, контировка, запись сумм в учетные регистры);

5. сдача документов в архив на хранение после составления учетных регистров и форм отчетности.