Тема 5. Организация документооборота в бухгалтерском учете. Учетный цикл.

Цель: рассмотрение понятия документа, ошибки в бухгалтерском учете, изучение способов исправления ошибочных бухгалтерских записей, раскрытие порядка проведения инвентаризации, рассмотрение понятия учетный цикл, его этапов

План:

1. Бухгалтерские документы. Их роль и значение в учете

2. Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей

3. Инвентаризация и порядок ее проведения

4. Этапы учетного цикла. Подготовка рабочей таблицы

5. Закрывающиеся проводки. Трансформация. Обратные реверсивные проводки

Ключевые понятия: документ, реквизиты, ошибка, инвентаризация, учетные регистры, учетный цикл, проводка

1 Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное распоряжение на совершение или свидетельство о совершенной хозяйственной операции и служит основанием для отражения последней на счетах бухгалтерского учета. Ни одна хо­зяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа.

Процесс оформления операций документами представляет собой первичную ста­дию бухгалтерского учета и называется документацией.

Первичные документы, в том числе на бумажных и машинных носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- дату составления;

- наименование субъекта, от имени которого составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть вклю­чены дополнительные реквизиты.

К ведению бухгалтерских документов предъявляют определенные требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей (записи проверяют по корреспондирующим счетам).

Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво, подписи в документах тоже должны быть разборчивыми. Ни в тексте, ни в цифровых данных не разрешаются какие-либо подчистки, помарки и не ого­воренные исправления. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в документе, за доброкачественное составление документа несут должностные лица, подписавшие его.

Руководитель определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских докумен­тов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции. Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других субъектов, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым руководителем субъекта.

Бухгалтерские документы со дня их выписки до передачи в архив находятся в движении, проходят ряд этапов учетной обработки. Такое движение документов по­лучило название документооборота. Он включает в себя стадии, каждую из которых проходят практически все документы: составление, прием в бухгалтерию (здесь осу­ществляется проверка, таксировка и учетная обработка документа), запись данных в учетные регистры, передача в текущий архив.

Основной задачей правильной организации документооборота является уско­рение движения документов, которое при высоком качестве оформления является одним из принципов организации бухгалтерского учета. Таким образом, организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: на каждый вид доку­ментов должен быть определен кратчайший путь их продвижения, исключающий лишние операции и инстанции; должны быть намечены конкретные исполнители, отвечающие за оформление документов и их обработку на каждой инстанции; сроки обработки должны быть минимальными.

Учетные регистры - это листы бумаги, имеющие специальное графление, пред­назначенные для регистрации и группировки учетных данных. Запись данных из документов в регистры называется регистрацией.

В бухгалтерском учете регистры классифицируются по назначению, объему со­держания, внешнему виду и форме графления.

По назначению учетные регистры подразделяют на:

- хронологические, в которых регистрацию хозяйственных операций осуществляют по мере их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию). К ним относят кассовую книгу, журнал учета поступающих грузов и др.;

- систематические, в которых проводят регистрацию хозяйственных операций, сгруппированных по экономическому содержанию. Например, это Главная книга, журналы-ордера, в которых записи систематизируют по синтетическим или анали­тическим счетам;

- комбинированные, в которых операции заносят одновременно в хронологичес­ком и систематическом порядке. Эта форма, являясь наиболее удобной, получила в настоящее время широкое распространение. К комбинированным учетным регистрам относят многие журналы-ордера и ведомости.

По объему содержания регистры подразделяют на:

- синтетические, предназначенные для отражения всех хозяйственных средств, их источников в обобщенном виде. Это такие регистры, как Главная книга и оборот­ная ведомость;

- аналитические, предназначенные для ведения учета хозяйственных средств и операций в разрезе аналитических счетов.

Совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса называют формой бухгалтерского учета.

Основные формы бухгалтерского учета:

1. Мемориально-ордерная;

2. Журнально-ордерная.

Журналы-ордера это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления. Включают в себя разработочные таблицы: 14 журналов-ордеров, 12 ведомостей к журналам-ордерам и главную книгу. Главная книга предназначена для обобщения данных журналов-ордеров по синтетическим счетам и взаимной проверки правильности произведенных в них бухгалтерских записей.

2 Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры под­вергают бухгалтерской обработке, которая состоит в проверке формы и реквизи­тов, в проверке операций по существу (целесообразность и законность указанной в документе операции, соответствует ли ее содержание нормам, сметам и т.п.), в таксировке (оценка указанных материальных ценностей в денежном выражении), в арифметической проверке (определении правильности арифметических расчетов), в исправлении ошибок (исправляют выявленные в документах ошибки в результате арифметической проверки и проверки по существу), в разметке корреспондирующих счетов (на основе разметки корреспондирующих счетов проводят записи в учетные регистры).

В процессе составления и обработки документов, записи их данных в учетные регистры могут быть допущены различные ошибки, например, такие, как неверная запись сумм, ошибочная корреспонденция счетов, неверный подсчет итогов. Допу­щенные ошибки в бухгалтерских документах следует устранять в строго установлен­ном порядке, соблюдая определенные правила. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, в остальные первичные документы исправ­ления могут быть внесены лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Существует несколько способов исправления ошибок в документах бухгалтерс­кого учета.

Корректурный способ заключается в том, что неправильно указанный текст или сумму зачеркивают одной чертой и рядом проставляют правильные данные, причем исправления оговариваются и подтверждаются подписью лица, либо внесшего ис­правления, либо лица, подписавшего документ. Этот способ не применяют в кассо­вых и банковских документах.

Способ "красное сторно" используют в том случае, если ошибка возникла в кор­респонденции счетов. Сущность этого способа заключается в том, что ошибочную корреспонденцию счетов записывают красными чернилами (берут запись в рамку, если она сделана обычными чернилами). Это означает, что сумма, указанная "крас­ным", исключается из оборота, то есть при подсчете итогов суммы, указанные "крас­ным", вычитают. Затем составляют правильную корреспонденцию счетов, которую записывают в соответствующие документы обычными чернилами.

Способ дополнительной записи (проводки) применяют в тех случаях, когда при верной корреспонденции счетов указана ошибочная сумма (меньшая). Ошибку ис­правляют путем записи корреспонденции счетов обычными чернилами на дополни­тельную сумму.

Способ частичного сторно используют в случаях, когда ошибочная сумма боль­ше правильной. Ошибку устраняют действиями, описанными в способе "красное сторно", но на сумму разницы между ошибочной и правильной суммами.

Использованные для учетных записей документы подлежат гашению, которое осуществляют специальными штампами или надписью ("Погашено", "Получено", "Оплачено").

3 Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчeтности субъекты не менее одного раза в год должны проводить инвентаризацию имущества, обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Это способ бухгалтерского учета, с помощью которого сопоставляются и регулируются учетные данные о средствах субъекта с их фактическим наличием в целях обеспечения соответствия этих показателей.

В процессе хозяйственной деятельности могут возникнуть расхождения данных

Обязательно проведение инвентаризации в следующих случаях:

1. смена материально-ответственного лица;

2. передача имущества в аренду;

3. составление годовой бухгалтерской отчетности;

4. кража или порча ценностей;

5. стихийное бедствие;

6. ликвидация или реорганизация.

1. Этапы учетного цикла

2. Подготовка рабочей таблицы

3. Закрывающиеся проводки. Трансформация

4. Обратные реверсивные проводки

4. Учетный цикл (accounting cycle) - это последовательность этапов учетного процесса, начиная с анализа хозяйственных операций до закрытия счетов и составления финансовой отчетности.

Учетный цикл состоит из следующих этапов:

1. Анализ операций на основе первичных документов;

2. Регистрация операций или событий в Главном журнале;

3. Перенос записей из Главного журнала в Главную книгу;

4. Подготовка предварительного пробного баланса;

5. Составление корректировочных записей;

6. Подготовка скорректированного пробного баланса;

7. Подготовка финансовых отчетов на основе скорректированного пробного баланса с помощью трансформационной таблицы;

8. Закрытие временных счетов в конце отчетного периода;

9. Составление пробного баланса после закрытия счетов;

10. Составление финансовой отчетности на основе трансформационной таблицы.

5. Рабочая таблuца - это учетный инструмент, который используется для упрощения и обобщения учетных процессов. Подготовка её не является частью учетного цикла, но её применение может упростить подготовку скорректированного пробного баланса, отчета о финансовых результатах, отчета о нераспределенной прибыли и бухгалтерского баланса.

После регистрации трансформационных записей в Главном журнале и занесении их в Главную книгу, составляется скорректuрованный пробный баланс (adjusted trial balaпce) ­пробный баланс, подготовленный после всех трансформационных проводок. Для внесения трансформационных записей и составления отчетности бухгалтеры могут использовать трансформационную таблицу. Использование таблицы облегчает составление финансовой отчетности.

Обычно трансформационная таблица имеет одну графу для названий счетов и/или их номеров и, кроме того, еще десять граф с соответствующими названиями. В адресной части трансформационной таблицы указываются:

1 название компании;

2 заголовок «Трансформационная таблица»;

3 период, за который составляется таблица.

Процедура составления трансформационной таблицы состоит из шести этапов:

1. Вводятся сальдо счетов в колонки пробного баланса (trial balaпce) и подсчитываются итоги;

2. Записываются трансформационные проводки и подсчитываются итоги;

3. Записываются трансформированные сальдо счетов в колонки трансформированного (откорректированного) пробного баланса и подсчитываются итоги;

4. Переносятся сальдо трансформированного пробного баланса в колонки отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса;

5. Подсчитываются итоги в колонках отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса. Чистая прибыль или убыток переносится из колонок отчета о прибылях и убытках в колонки бухгалтерского баланса и колонки отчета о нераспределенной прибыли.

После того, как сделаны все трансформационные проводки, необходимо сделать закрывающие проводки. 3акрывающuе npoвoдкu (closing entries) преследуют две цели:

1. Создают основу для следующего отчетного периода посредством закрытия временных счетов доходов и расходов.

2. Позволяют определить итоговую сумму доходов и расходов за период с тем, чтобы чистая прибыль или убыток за период были перенесены на счет «Нераспределенная прибыль».

Так как при разноске трансформационных и закрывающих проводок по счетам Главной книги возможны ошибки, необходимо еще раз проверить наличие нулевого сальдо у всех временных счетов и равенства итогов по дебету и кредиту. Такая проверка проводится путем составления пробного баланса после закрытия счетов. В нем должны отражаться только постоянные счета, так как все временные должны быть закрыты.

Предварительный пробный баланс

6 В процессе закрытия кредитовое сальдо всегда переносится на другой счет по кредиту, а дебетовое сальдо всегда переносится на другой счет по дебету. Закрывающие проводки датируются последним днем отчетного периода, вносятся в журнал в обычном «Дебет = Кредит» формате и немедленно регистрируются в Главной книге. Все счета отчета о финансовых результатах - счета доходов, прибылей, расходов и убытков - закрываются на счет «Конечный финансовый результат» Разница между итоговыми суммами по кредиту и по дебету является суммой чистой прибыли или чистого убытка, которая потом закрывается на счет нераспределенной прибыли.

Вид корректирующей проводки	Вид счета		Примеры
	Дебетуется	Кредитуется
Отсрочка
1. Распределение начисленных расходов	Расходы	Актив (или контрактив)	Предоплаченная аренда, страхование, материалы, основные средства
2. Распределение начисленных доходов	Обязательства	Доходы	Комиссионные, полученные авансом
Начисление
1. Доходы заработанные, но не полученные	Актив	Доходы	Комиссионные, проценты к получению
2. Расходы понесенные, но не оплаченные	Расходы	Обязательства	Заработная плата к выплате, проценты к выплате

7 Реверсивная (обратная) проводка - запись в Главном журнале, которая производится в первый день нового отчетного периода и является проводкой, обратной трансформационной проводке предыдущего периода. Реверсивные проводки применяются не ко всем трансформационным проводкам. Применительно к учетной системе, рассматриваемой нами, реверсивные проводки применяются только к трансформации начислений.

Бухгалтеры обычно готовят обратные проводки в первый день нового отчетного периода для аннулирования начисления доходов и расходов, сделанных в последний день предыдущего года. Эти обратные журнальные проводки используются для упрощения последующих записей получения прибылей или оплаты расходов.

В следующем примере показаны журнальные проводки, которые подготавливаются для учета начисления процентного дохода без использования обратных журнальных проводок. Допустим, что 1 декабря 2007 г. клиент подписывает 12%-ный вексель к получению сроком на 2 месяца, номинальной стоимостью 10,000 тенге. Предположим также, что бюджетный год заканчивается 31 декабря 2007 г., т.е. в этот момент, согласно принципа начисления должны быть учтены все расходы и все доходы, относящиеся данному к отчетному периоду. Клиент оплачивает вексель с начисленными процентами 31 января 2008 г. Мы подготовим следующие журнальные проводки:

Подписание векселя:

1.12.07 Дебет Векселя полученные 10000

Кредит Счета к получению 10000

Конец отчетного периода: начисление процентного дохода

31.12.07 Дебет Проценты к получению 100

Кредит Доход в виде процентов 100

Закрывающая проводка:

31.12.07 Дебет Доход в виде процентов 100

Кредит Конечный финансовый результат 100

Получение денег по векселю и процентов:

31.01.08 Дебет Денежные средства 10200

Кредит Векселя полученные 10000

Кредит Доход в виде процентов 100

Кредит Проценты к получению 100

Целью обратных проводок является упрощение учета получения денежных средств или проводок платежа, которые включают счета к получению или к оплате. В том случае, если последняя операция происходит спустя много времени после подготовки корректировочной проводки, существует риск, что бухгалтер может забыть, что часть дохода или расхода ранее уже начислена. Приводимые далее журнальные проводки иллюстрирует ту же самую последовательность операций, которая приведена выше, но с использованием обратной проводки на 1 января 2008 г. Обратите внимание, что обратная проводка никак не влияет на финансовые результаты в обоих рассматриваемых периодах.

Подписание векселя:

1.12.07 Дебет Векселя полученные 10000

Кредит Счета к получению 10000

Конец отчетного периода: начисление процентного дохода

31.12.07 Дебет Проценты к получению 100

Кредит Доход в виде процентов 100

Закрывающая проводка:

31.12.07 Дебет Доход в виде процентов 100

Кредит Конечный финансовый результат 100

Обратная проводка

01.01.08 Дебет Доход в виде процентов 100

Кредит Проценты к получению 100

Получение денег по векселю и процентов:

31.01.08 Дебет Денежные средства 10200

Кредит Вексель к получению 10000

Кредит Доход в виде процентов 200

Обратные журнальные проводки используются при учете начисления в следующих четырех случаях:

1. Доход заработан, но еще не получен (начисление дохода);

2. Расходы понесены, но еще не оплачены (начисление расходов);

3, Денежные средства были получены, но соответствующий доход не был полностью заработан (смешанный счет обязательства);

4. Денежные средства выплачены или обязательство отражено, но соответствующие

расходы не были полностью произведены (смешанный счет актива).

Вопросы для самоконтроля:

3. Что такое первичные учетные документы?

4. Какие существуют критерии классификации первичных документов?

5. Что такое документирование хозяйственных средств и документооборот?

6. Из каких этапов состоит учетный цикл?

7. Какова цель каждого из шагов учетного цикла?

Литература: 3,5,6,8,10,11,12