Глава 1. Исходные понятия делопроизводства
1.1. Делопроизводство
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с офици-альными документами.1
Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – «делопроизводство» – возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или администрати-вный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изме-нения: позже «дело» стало употребляться и в значении «собрание документов», относя-щихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов - «дело-производство» и «дело» – закреплены ГОСТом Р 51141-98.
Термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-техничес-кой основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы.
Тем не менее между данными терминами все-таки существуют некоторые разли-чия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организацион-ной стороны и традиционных приемов работы с документами.
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствую-щей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса. Та-ким образом, управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, пере-даче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленчес-кого решения.
Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). При этом важно подчеркнуть, что фиксация информации на различных носителях должна осу-ществляться по установленным правилам. Таким образом, документирование - это за-пись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искус-ственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
_____________________________________________________________________________
1 Здесь и далее определения даны в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство (ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними.
Организация работы с документами - организация документооборота, хране-ния и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, так как он должен использоваться в качест-ве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, авто-матизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с доку-ментами» входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается сово-купность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводста (или ДОУ):
документирование деятельности;
организация работы с документами.
Делопроизводство
Документирование Организация работы с документами.
Документооборот Хранение документов
Нередко для классификации видов делопроизводства используют разграничение общего и специального делопроизводства.
Общее делопроизводство является базовым и осуществляется в соответствии с установленными общими принципами документирования и документооборота для всех видов документов.
Специальное делопроизводство учитывает отраслевую специфику деятельности конкретного государственного органа (медицинское делопроизводство, военное делопроизводство, юридическое делопроизводство и т.д.).