4.4. Организационная структура службы документационного обеспечения

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является опре-деление структуры ДОУ, ее должностного и численного состава.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

• секретариат;

• экспедиция;

• подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

• подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

• подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

• подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (машбюро);

• отдел совершенствования делопроизводства;

• копировально-множительное бюро;

• протокольная группа;

• редакционная группа;

• приемная;

• архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документообо-рота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудни-ками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государствен-ной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависи-мости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

• 1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

• 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

• 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

• 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. доку-ментов в год.

Так, согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры служ-бы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота мо-жет быть представлено следующим образом (см. таблицу 1).

Таблица 1

Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота

Объем документооборота, тыс. документов в год	Организационные формы службы ДОУ
менее 10	обычно один-два секретаря руководителя организации
от 10 до 25	служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
от 25 до50	создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)
от 50 до 100	более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации
свыше 100	сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений.

СЕКРЕТАРИАТ

• информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов)

• планирование рабочего дня руководителей

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступив-ших в организацию документов

• составление и оформление документов по заданиям руководителей

• аналитическая работа по документам по заданию руководителя

• организация телефонных переговоров руководителей

• организация командировок и деловых встреч руководителей и др.

ЭКСПЕДИЦИЯ

• прием корреспонденции, поступающей в адрес организации

• распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения

• обработка отправляемых из организации документов

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ГРУППА, ОТДЕЛ) ПО РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТУ

ДОКУМЕНТОВ

• регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов

• ведение информационно-справочной работы по документам организации

• подготовка документов для представления на рассмотрение руководства

• контроль за правильностью оформления документов

• формирование дел

• подготовка дел к передаче на хранение в архив организации

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ОТДЕЛ, ГРУППА) ПО КОНТРОЛЮ ИСПОЛНЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

• организация контроля за сроками исполнения документов

• постановка документов на контроль

• проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов

• снятие документов с контроля

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

• подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ОТДЕЛ, ГРУППА) ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ

ГРАЖДАН

• регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

• подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством

• направление обращений граждан на исполнение

• контроль за сроками исполнения обращений граждан

• отправка писем-ответов гражданам

• обобщение результатов исполнения обращений граждан

• формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан

• подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации ра-боты с обращениями граждан

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ОТДЕЛ, ГРУППА) ПО ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

• перепечатка документов по заявкам подразделений и работников

• считывание документов

ОТДЕЛ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

• разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

• разработка и корректировка номенклатуры дел организации

• консультирование работников организации по вопросам работы с документами

• методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

• проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

• организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

• разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО

• копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников

ПРОТОКОЛЬНАЯ ГРУППА

• разработка планов работы коллегиальных органов

• оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа

• подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)

• ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов

• рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

• оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов

• контроль за исполнением решений коллегиальных органов

• оформление выписок из протоколов и др.

РЕДАКЦИОННАЯ ГРУППА

• редактирование документов, издаваемых в организации

• корректорская правка

• подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

ПРИЕМНАЯ

• организация приема посетителей руководством организации

• составление плана работы приемной

• ведение учетной документации по личному приему граждан

• организация исполнения документов, полученных при личном приеме

• обобщение результатов приема посетителей

подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

АРХИВ (ОРГАНИЗАЦИИ)

• ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива

• прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива

• учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

• создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива

• организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

• проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

• осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования

• организация работы по составлению номенклатуры дел организации

• оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

• участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

• участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.