К онтрольные вопросы к Главе 3

• Каково содержание понятия «нормативно-методическая основа (база) делопроизводства»?

• Какие есть виды правовых актов, регламентирующих документационное обеспечение управления, и как они субординируются по отношению друг к другу?

• Какой из нормативных актов имеет на территории Российской Федерации высшую юридическую силу?

• Какие виды правовых актов принимаются (издаются) различными субъектами государственной власти на территории Российской Федерации (Статьи 76, 90, 102, 103, 105, 115 Конституции РФ)?

• Каким нормативным актом (помимо Конституции РФ) устанавливается порядок официального использования государственного герба Российской Федерации на бланках, иных документах и печатях государственных органов?

• Каким нормативным актом (помимо Конституции РФ) определяются сферы обязательного использования государственного языка Российской Феде-рации в деятельности по ведению делопроизводства?

• Какой нормативный акт (помимо Конституции РФ) регулирует правоотно-шения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления?

• Какой нормативный акт (помимо Конституции РФ) определяет правила кадрового делопроизводства, в том числе перечень документов, которыми оформляются правовые процедуры, связанные с приемом, переводом, увольнением и т.д. государственных гражданских служащих?

• Каково содержание понятия «унификация» применительно к сфере делопроизводства?

• Каково содержание понятия «унифицированная система документации (УСД)»?

• Какая информация содержится в ОКУД?

• Как соотносятся между собой УСОРД и ОКУД?

• В чем состоит особенность УСОРД по отношению к другим УСД, входящим в состав ОКУД?

• Каково содержание понятия «стандартизация» применительно к сфере делопроизводства?

• Какие категории стандартов существуют?

• Какой стандарт устанавливает состав реквизитов; расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов?

• Какой стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и по архивному делу?

• Какой стандарт устанавливает требования к обложкам дел длительного хранения, их типам и размерам?

• Какой стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе?

Глава 4. Служба документационного обеспечения управления

4.1. Понятие службы документационного обеспечения

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому доку-ментационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учрежде-ния, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция уп-равления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятель-ным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управ-ления закреплено следующее: «Документационное обеспечение управления в организа-ции осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоя-тельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

• структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

• требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

• существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управле-ния (1988) рекомендуется использовать следующие наименования:

• в министерствах и ведомствах – управление делами;

• на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследователь-ских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия;

• в небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае функции делопроизводственной службы возлагаются на секретаря(секретаря-референта).

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

• положения о структурном подразделении;

• должностных инструкций;

• инструкции по делопроизводству.

Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспе-чения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соот-ветствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления (несмотря на то что данный документ в значительной степени устарел), а именно: разделом 5 «Служба документационного обеспечения управления» и приложением 12 «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления».

В дополнительной информации указаны ссылки, с помощью которых можно ознакомиться с примером положения о службе документационного обеспечения управления.

Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалифи-кационные характеристики должностей.