1. Адресат (посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка).

2. Укладач документа (його посада, прізвище та ініціали); назва структурного підрозділу, який подає документ.

3. Назва документа.

4. Заголовок до тексту (у службовій пояснювальній записці).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках; текстові – на звичайному папері.

Реквізити звіту:

1. Назва документа.

2. Заголовок, який містить такі дані, як: “про роботу атестаційної комісії”, “про педагогічну (виробничу) практику” тощо; термін звітності; посада й місце роботи (навчання) укладача та його прізвище й ініціали.

3. Текст звіту, що має 3 частини:

- вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

- основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

- висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

4. Додатки (якщо є).

5. Дата укладання.

6. Підпис автора документа.

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, засідань, нарад, конференцій тощо.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

1. Повні, у тексті яких коротко записують виступи доповідачів та інших учасників зборів. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

2. Стислі, текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою “СЛУХАЛИ”) та ухвалу щодо цих питань (під рубрикою “УХВАЛИЛИ”).

3. Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання.

Реквізити протоколу :

1. Назва документа (посередині).

2. Порядковий номер протоколу (після слова “Протокол”).

3. Назва заходу, який протоколюється (збори, нарада, засідання тощо).

4. Назва організації чи її структурного підрозділу, де відбувається захід.

5. Дата проведення заходу (ліворуч).

6. Місце проведення заходу (праворуч на рівні дати проведення заходу).

7. Прізвище, ініціали осіб голови й секретаря зборів.

8. Кількісний склад учасників заходу (якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища, ініціали всіх учасників у алфавітному порядку; якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист).

9. Відсутні та причини відсутності.

10. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на засіданні (у називному відмінку).

11. Текст протоколу, який поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить такі рубрики: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”. Слово “СЛУХАЛИ” друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Якщо є текст доповіді, це позначають у дужках (Текст доповіді додається).

Так само оформляється рубрика “ВИСТУПИЛИ” (викладається основний зміст сказаного учасниками засідання). В ухвалі з кожного питання (“УХВАЛИЛИ”) повністю записується прийняте рішення.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників).

13. Підписи голови й секретаря зборів.

Витяг з протоколу – це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання.

Реквізити витягу з протоколу: