1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у кличному відмінку).

3. Текст, у якому вказуються: дата й час події; місце; порядок денний, тематика заходу; прізвища доповідачів з кожного питання; прізвище й телефон відповідальної особи; маршрут проїзду.

4. Підпис.

5. Печатка (якщо треба).

Запрошення підписуються головою колегіального органу або керівником установи.

Оголошення – документ, який містить точний перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність, обсяг, часові координати.

За змістом оголошення поділяють на два види: організаційні (оголошення про майбутню подію чи захід) і рекламні (оголошення про роботу, потребу в послугах або можливість їх надати, про навчання).

Організаційні оголошення можуть адресуватися не лише конкретній групі осіб, а й широким верствам населення.

За формою оголошення бувають писані, мальовані, відтворені механічним способом, комбіновані та ін. При їх виготовленні можна використовувати різні типи шрифтів, кольорів.

Розрізняють оголошення:

• службові – стосуються підприємств, навчальних закладів, державних установ, фірм тощо;

• особисті – стосуються приватної особи чи групи осіб.

Реквізити оголошення:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить: дату, час, місце проведення; організатора (відповідального); коло осіб, яких запрошено; умови входу (вільний чи платний).

3. Назва структурного підрозділу або посада та прізвище особи, яка дає оголошення.

Текст оголошення має бути лаконічним, конкретним, містити вичерпну інформацію про захід чи послуги.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові структурного підрозділу або установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища з висновками та пропозиціями автора.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням – на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням – на звітні, інформаційні та ініціативні.

Реквізити доповідної записки:

1. Назва документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Пояснювальна записка – це довідково-інформаційний документ особистого характеру, у якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на стандартному аркуші паперу. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку й реєструють.

Реквізити пояснювальної записки: