1. Назва документа.

2. Анкетні дані – у стовпчик (у родовому відмінку – прізвище, ім’я, по батькові того, кому дається характеристика, рік народження, у називному відмінку – освіта).

3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов’язків та трудової дисципліни, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

4. Висновки (зазначається призначення характеристики).

5. Дата складання.

6. Підпис відповідальної службової особи.

7. Печатка організації, яка видала характеристику.

Текст характеристики викладається від третьої особи. Кожне нове повідомлення починають з абзацу.

Наказ щодо особового складу – це розпорядчий документ, що видається керівником установи і стосується кадрових питань.

Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

Реквізити наказу:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ.

2. Назва виду документа.

3. Назва місця видання наказу.

4. Номер.

5. Дата написання.

6. Короткий зміст наказу (заголовок – “Щодо особового складу”).

7. Текст наказу.

8. Підстава для складання.

9. Підпис керівника підприємства (установи).

Вимоги до оформлення наказу:

1. Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі, яке пишеться великими літерами.

2. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

3. У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

4. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

5. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку й повернення з неї; г) період, за який надано відпустку.

6. У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання.

Накази мають констатувальну та розпорядчу частини. У констатувальній частині викладаються факти й події, що послужили причиною видання наказу. Констатувальна частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу), доведення (викладаються основні факти), висновок (вказується мета видання наказу).

Накази щодо особового складу часто мають лише розпорядчу частину, яку починати рекомендують з прізвища, ім’я, по батькові працівника. Потім зазначається його посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, де він працює, дія, що оголошується наказом.

У груповому наказі, який передбачає групу питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

• прийняття на роботу (призначення на посаду);

• переведення на іншу роботу;

• звільнення з роботи;

• надання відпусток;

• заохочення;

• стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

Резюме – це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи особи. Складаючи резюме, треба вказати такі реквізити: