Лекція № 8 Офіційно-діловий стиль та його реалізація в діловодстві

План

1. Документи щодо особового складу.

2. Довідково-інформаційні документи.

3. Обліково-фінансові документи.

4. Документи з господарсько-договірної діяльності.

Рекомендована література:

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери : [навч. посібн. для вищ. та серед. спец. навч. закл.] / Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. – К.: А.С.К., 2001. – С. 65-164.

2. Загнітко А. П. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування / А. П. Загнітко, І. Г. Данилюк. – Донецьк : ТОВ ВКФ “БАО”, 2006. – С.53-178.

3. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення : [навч. посібн. для вищ. та серед. спец. навч. закл.] / Микола Зубков. – Х.: Торсінг, 2001. – С.77-133.

4. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення : [навч. посібн.] / Світлана Володимирівна Шевчук. – К. : Літера, 2000. – С. 41-401.

1. Документи щодо особового складу. Документи щодо особового складу (кадрові документи) створюють з метою прийняття працівників на роботу, їх звільнення, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень тощо. Ці ділові папери містять інформацію про особовий склад підприємства або установи. До документів щодо особового складу належать: автобіографія, заява, характеристика, наказ щодо особового складу, особова картка, особова справа, трудова книжка, резюме.

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію особи чи установи щодо здійснення своїх прав і захисту інтересів.

Розрізняють 2 основні види заяв:

1) особисті, які містять прохання (звернення) людини до керівної посадової особи; 2) службові, що укладаються посадовою особою від власного імені чи від організації й адресуються іншій посадовій особі.

Реквізити заяви :

1. Праворуч указується в давальному відмінку назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява (адресат).

2. Нижче у стовпчик – відомості про адресанта (без прийменника з малої літери в родовому відмінку назва його професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, адреса). Якщо заява адресується до тієї організації, де працює укладач, то не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати його посаду та структурний підрозділ.

3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово Заява з великої літери й не ставиться крапка.

4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання (прошу надати, прошу звільнити, прошу дозволити, прошу перевести тощо) з його обґрунтуванням (у зв’язку з..., оскільки..., відповідно до... тощо).

5. Після основного тексту заяви подаються додатки – перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Під текстом ліворуч ставиться дата, а праворуч – підпис особи, яка писала заяву.

Автобіографія (від грец. autos – сам, bios – життя, grafo – пишу) – це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Автобіографія характеризується незначним рівнем стандартизації, відомості подаються в довільній формі. Головні вимоги до її написання – вичерпність потрібних даних і лаконізм викладу.

Оформляють автобіографію від руки на аркуші формату А4 або на трафаретному бланкові установи, коли влаштовуються на роботу чи вступають до навчальних закладів.

Реквізити автобіографії:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи.

3. Дата народження: число, місяць (словом), рік.

4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

5. Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися, назви отриманих спеціальностей так, як зазначено в дипломі).

6. Відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

7. Відомості про громадську роботу.

8. Стислі відомості про склад сім’ї.

9. Домашня адреса.

10. Дата написання.

11. Підпис.

Основні правила оформлення автобіографії:

1. Назва документа (Автобіографія) пишеться посередині рядка трохи нижче за верхнє поле.

2. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу й подавати в хронологічній послідовності.

3. Подаючи відомості про членів сім’ї, не зазначають число й місяць народження, а лише рік.

4. Дата ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч.

Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу, дається оцінка його ділових і моральних якостей. Характеристика складається на вимогу працівника або на письмовий запит іншої установи. Цей документ пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають працівникові, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Відповідно до призначення характеристики бувають виробничі (зазначається професійний рівень особи), атестаційні (указуються всі відомості про людину за звітний період), рекомендаційні (укладаються при переведенні на іншу посаду).

Реквізити характеристики: