УПРАВЛЕНИЕ РЕВИЗИЯМИ
(ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ)
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Назначение документа 3
2. Способы проведения ревизии в ИС (полная ревизия) 3
2.1. Прием данных из ТСД 3
2.2. Правила формирования документа «Инвентаризация». Создание сводной ведомости инвентаризации 7
3. Методические рекомендации по разбору результатов ревизии 12
3.1. Действия до инвентаризации 12
3.2. Действия до подписания результатов инвентаризации 15
3.3. Действия после инвентаризации 19
4. Особенности инвентаризации цеховой продукции 19
4.1. Инвентаризация готовой продукции 20
4.2. Инвентаризация сырья 20
4.3. Инвентаризация полуфабрикатов 23
5. Контрольные вопросы для самопроверки 25
Назначение документа
Документ «Инвентаризация» предназначен для отражения в учете факта проведения инвентаризации товаров по выбранному складу.
Данная технологическая инструкция призвана помочь в подготовке к проведению инвентаризации, правильному занесению данных в информационную систему и в разборе причин расхождения фактических и книжных остатков, выявленных в инвентаризацию.
Способы проведения ревизии в ис (полная ревизия)
Прием данных из тсд
Для приема данных из ТСД (терминал сбора данных) необходимо первоначально подключить ТСД к персональному компьютеру.
Подключаем шнур от подставки ТСД. к COM-порту компьютера. Вставляем ТСД в подставку и включаем его.
СПРАВОЧНИКИ – СЕРВИС – ОБОРУДОВАНИЕ
В появившемся окне нажимаем клавишу «Insert» или кнопку «Добавить» на командной панели.
В появившемся окне ввода нового оборудования последовательно заполняем следующие поля:
Наименование – например «ТСД на компьютере Холоимовой Жанны»
Класс оборудования – через кнопку выбора выбираем «Терминал сбора данных»,
Модель оборудования – через кнопку выбора выбираем «ТСД Cipher 7xx/8xxx (прошивка 1С-Рарус)»
Идентификатор – через кнопку выбора выбираем «СОЗДАТЬ НОВОЕ УСТРОЙСТВО»
Группа товаров - через кнопку выбора выбираем «Товары в кассах»
Основной отдел - через кнопку выбора выбираем соответствующий торговый центр
Важно! После заполнения вышеуказанных полей нажимаем КНОПКУ «Записать».
После этого нажимаем кнопку «Закрыть», выходим из «1С-ТКПТ» и запускаем «1С» вновь.
После перезапуска «1С» заходим в справочник оборудование и проверяем, правильно ли мы подключили ТСД. В колонке «Состояние» напротив нашего ТСД должно стоять значение «Включено». Если значение «Выключено», то, нажав правую кнопку манипулятора «мышь», выбираем команду «Включить»:
В случае успешного подключения ТСД состояние устройства перейдет в режим «Включено» и раздастся два характерных звуковых сигнала – это значит, что ТСД готов к приему/передаче данных с ПК.
Вставляем ТСД в подставку. Важно! ТСД должен быть включен. Заходим в пункт меню «Заполнить из ТСД»:
В появившемся окне необходимо заполнить следующие поля:
ТСД – через кнопку выбора выбираем соответствующий ТСД (если он установлен на данном ПК – поле должно заполниться автоматически).
Внимание! Не устанавливайте флаг «Очищать терминал после получения данных». Выполняйте очистку средствами терминала (ТСД) только после того как убедитесь, что все данные были переданы и сохранены в документах ИС.
После заполнения вышеперечисленных полей нажимаем кнопку «Выполнить».
Программа начнет считывать данные с ТСД, при этом на самом ТСД появится индикатор выгрузки данных. По завершении считывания данных программа выдает печатные формы по результатам заполнения.
Правила формирования документа «Инвентаризация». Создание сводной ведомости инвентаризации
После того как все ТСД обработаны, все рукописные описи внесены в 1С –ТКПТ, необходимо создать опись с книжными остатками и объединить все созданные инвентаризационные описи в одну.
Перед тем как приступить к этим процедурам, необходимо убедиться, что все инвентаризационные ведомости находятся в НЕПРОВЕДЕННОМ СОСТОЯНИИ. Если какой-либо документ инвентаризации оказался проведенным, то следует выполнить отмену проведения этого документа.
Для создания ведомости с книжными остатками последовательность действий следующая:
Открываем журнал «Инвентаризация»;
Создаем новый документ, открывается окно выбора, выбираем пункт «Инвентаризация товаров»;
Открывается окно нового документа. Устанавливаем дату документа, соответствующую дате проведения ревизии. Например, если ревизия проводится в ночь с 19 на 20 апреля – ставим 20.04.07.(иначе остатки будут не верные). Устанавливаем время документа – самое начало следующего дня, после последнего «Закрытия кассовой смены», время – 00 ч. 00 мин. (20 апреля 00 ч. 00 мин.). После этого записываем документ - НЕ проводим;
Проверяем все реквизиты «шапки» документа (организация, подразделение, склад);
Через пункт меню «Заполнение» - «Заполнение складскими остатками» в табличной части заполняем документ товарами с остатками. ЗАПИСЫВАЕМ документ - НЕ проводим;
Заходим в пункт меню «Заполнение» - «Обнулить фактическое количество». Поля фактического количества обнулятся. ЗАПИСЫВАЕМ документ - НЕ проводим.
Для создания сводной описи необходимо выполнить объединение всех созданных инвентаризационных ведомостей в одну и затем провести её.
Заходим в меню:
ОБРАБОТКИ - ФУНКЦИИ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОГО НАЗНАЧЕНИЯ – ОБЪЕДИНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ:
Появится следующее окно:
Необходимо:
убедится, что период дат проставлен правильно, если период проставлен неверно, то необходимо выбрать необходимый период.
добавить фильтр «Документ. Пометка удаления» со значением «ложь». Для этого нужно нажать кнопку «Добавить». В появившемся окне разворачиваем пункт «Документ» и в дереве выбираем пункт «Пометка удаления».
Этот фильтр служит для того, чтобы в объединенную инвентаризационную ведомость не попали документы, помеченные на удаление.
В поле «Документы» появится список непроведённых инвентаризационных ведомостей. Эти ведомости необходимо отметить, нажав кнопку «Пометка».
После того, как все инвентаризационные ведомости отмечены, нажимаем кнопку «Выполнить».
В результате, в окне «Служебных сообщений» появится сообщение о том, что создан документ «Инвентаризация товаров» с номером N 0000… . Это и есть та самая большая инвентаризационная ведомость, которая содержит в себе все принятые из ТСД инвентаризации и введенные в ручную.
Закрываем окно «Объединение документов».
Для открытия созданной объединенной инвентаризационной ведомости необходимо выполнить следующее:
ДОКУМЕНТЫ - СКЛАДСКИЕ АКТЫ - ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
Откроется журнал «Инвентаризация», в котором будут находиться все инвентаризационные ведомости, в том числе и созданная объединенная инвентаризационная ведомость. В этом окне находим по номеру (из окна «служебных сообщений») объединенную инвентаризационную ведомость (она должна быть самым последним документом).
Перед тем как провести этот документ, необходимо выполнить следующие операции:
Привести к основным единицам измерения. Через меню «Заполнение» выбрать пункт «Привести к основным единицам измерения».
Свернуть одинаковые строки. Для этого нажимаем кнопку «Заполнение» и выбрать пункт «Свернуть одинаковые строки».
На вопрос «Свернуть одинаковые строки?» ответить «Да»:
После того как свернули одинаковые строки и привели к основным единицам измерения необходимо провести документ инвентаризации. Для этого нажимаем кнопку «Ок».
Важно! После проведения документа «Инвентаризация товаров» система задаст вопрос: Загрузить товары в оборудование?
<Да> <Нет>
Т.е. выполнить загрузку товаров в кассы и весы. На этот вопрос ответить - <НЕТ>.
После проведения документ можно будет распечатать.
Важно! Если при проведении ведомости в окне служебных сообщений появляется сообщение: «строки не уникальны» и далее номера строк, то необходимо проверить, в чем состоит неуникальность этих строк и подправить.
В сводной инвентаризационной ведомости в окне «Комментарий» желательно отметить, что это сводная ведомость.
Важно! Если вы после проведения ведомости вносили какие-либо изменения в документы, влияющие на остатки товара на момент инвентаризации, то после перепроведения сводной ведомости, у вас ИЗМЕНЯТСЯ книжные остатки. И соответственно ИЗМЕНИТСЯ результат инвентаризации.