3. Внесение исправлений в первичные учетные документы

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учет­ные документы исправления могут вноситься лишь по согла­сованию с лицами, составившими и подписавшими эти доку­менты, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится в следующей последовательности:

1. зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

2. рядом с зачеркнутой делается верная запись;

3. рядом или на полях документа делается запись «Исправ­лено на (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

4. лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на...» и ставит дату исправления;

5. документ под внесенными исправлениями еще раз подпи­сывают все лица, подписавшие его с ранее сделанной записью;

6. лица, подписывающие документ после внесения в него ис­правлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.

Исправление записей на счетах бухгалтерского учета

При выявлении фактов неправильного отражения хозяйст­венных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Порядок составления такой справки нигде не регламентирован. Никакими нормативными документами не предусмотрена обязательность ее составления.

Исправительные записи в бухгалтерском учете производятся одним из следующих способов:

1. неправильно сделанная в предыдущем периоде бухгалтерс­кая запись сторнируется и производится правильная запись;

2. производится дополнительная запись на сумму, не отра­женную на счетах бухгалтерского учета;

3. делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета к такому состоянию, какое было бы в случае первоначально правильного отражения операции (по ошибкам, выявленным по прошлым отчетным годам). Основанием для таких действий является не только процесс

совершения хозяйственной операции, но и выявление непра­вильного отражения этой хозяйственной операции на счетах бух­галтерского учета. Этот факт нужно обязательно зафиксировать документально (хотя никакими нормативными актами специаль­но такие действия и не предусмотрены).

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных про­водках фиксирует момент неправильного отражения хозяйствен­ных операций на счетах бухгалтерского учета и, кроме этого, также обосновывает необходимость произведенных в учетных ре­гистрах исправительных записей. Такая справка в данном случае играет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах.

Такая справка должна соответствовать требованиям, предъяв­ляемым к первичным учетным документам, и содержать следую­щие сведения:

1. наименование документа (бухгалтерская справка);

2. дату составления;

3. содержание операции (подробное описание неправильно отраженной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверного произведения записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, со­держание исправительной записи);

4. измерители операции (в денежном и, при исправлении за­писей об операциях, связанных с движением товарно-мате­риальных ценностей, натуральном выражении);

5. наименование должностей лиц, ответственных за бухгал­терский учет данной операции (гл. бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи.

Хранение бухгалтерских документов

На основании закона «О бухгалтерском учете» организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в тече­ние сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами орга­низации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машин­ной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтер­ской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на ос­новании их постановлений в соответствии с законодательством.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учет­ных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.