8. Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами

Начальные остатки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в программе Гедымин могут быть введены в Журнале хозяйственных операций посредством заполнения экранной формы Авансового отчета: Исследователь → Бухгалтерия → Журнал хозяйственных операций → Касса → Авансовые отчеты → Детальный → Добавить. Для счета 71 в Плане счетов обязательно должна быть установлена аналитика Сотрудник.

При необходимости оформления Авансового отчета в процессе хозяйственной деятельности организации следует выбрать: Исследователь → Банк → Касса → Авансовый отчет → Главный → Добавить. Открывшееся окно журнала Авансовый отчет имеет вид двухуровневой таблицы, в верхней части которой содержится перечень уже сформированных отчетов, а в нижней - содержание каждого отчета.

При вводе нового отчета особое внимание следует уделять заполнению атрибутов авансового отчета, значения которых указываются в табличной части окна ввода ( рисунок 37).

Рисунок 37 Диалоговое окно формирования Авансового отчета

При сохранении Авансового отчета без заполнения табличной части непосредственно в документе, остальные данные можно ввести используя команду меню Детальный → Добавить окна Авансовый отчет. В этом случае необходимо заполнить значения полей для каждой позиции авансового отчета, кроме позиции Операция, которая заполняется только в табличной части.

Для формирования бухгалтерских записей по заполненному Авансовому отчету предназначена экранная кнопка в меню нижней таблицы журнала Авансовый отчет.

9. Автоматизация учета денежных средств на счетах в банках

Для оформления операций по движению денежных средств на счетах в банке в системе Гедымин предназначены подразделы Валютные документы, Рублевые документы и отдельные документы Выписки по р/с, Документы в выписку и Картотека по р/с, расположенные в разделе Банк окна Исследователь (рисунок 38). Они включают первичные документы и накопительные регистры, в которых обобщаются показатели по движению безналичных денежных средств.

Ведение учета банковских операций в соответствии с особенностями деятельности субъекта хозяйствования предполагает заполнение локальных справочников раздела Банк. В них обобщена информационно-справочная информация по условиям и направлениям движения средств на расчетном счете организации. Справочники могут формироваться предварительно или непосредственно при внесении операций по расчетному счету.

Рисунок 38 –Состав раздела Банк

В системе Гедымин предусмотрено формирование Рублевых и Валютных документов: Исследователь → Банк → Рублевые документы или Валютные документы. Для этого необходимо выбрать из предлагаемого перечня платежный документ, оформляющий движение денежных средств на счетах в банке, и заполнить соответствующие реквизиты его экранной формы.

В программе Гедымин реализована возможность ввода, хранения и входящих платежных требований, выставляемых другими организациями. Они содержаться в журнале Реестр п\требований: Исследователь → Банк → Рублевые документы → Реестр п/требований. Журнал состоит из двух таблиц; в первой указывается номер и дата входящего платежного требования; во второй – набор необходимых реквизитов данного документа (Сумма платежа, Клиент, р\с и т. д.).

Все операции по счету в банке за определенный период обобщаются в Банковской выписке: Исследователь → Банк → Выписки по р/с. Документ Выписки по р/с предназначен для отражения в информационной базе выписки, как из рублевого счета, так и из счета, открытого в иностранной валюте.

Окно журнала Банковская выписка имеет вид двухуровневой таблицы, в верхней части которой содержится перечень уже сформированных выписок, а в нижней - содержание каждой выписки. Все выписки отражаются в разрезе каждого расчетного счета. По умолчанию ставится главный расчетный счет организации, при необходимости работы с выписками по другому расчетному счету. Его нужно выбрать из выпадающего списка всей расчетных счетов организации в поле «Счет». В журнале Банковских выписок автоматически выводится сальдо по счету на текущую дату

В Банковскую выписку можно включать ранее созданные платежные документы (рисунок 39). Для этого при заполнении полей выписки выбрать Документы в выписку и в режиме выбора платежных документов отметить те, на основании которых формируется выписка (например, Платежное поручение). После этого нажать пиктограмму Добавить документ.

Рисунок 39 - Окно заполнения Банковской выписки

При сохранении документа Банковская выписка без заполнения табличной части непосредственно в диалоговом окне, остальные данные можно ввести используя команду меню Детальный → Добавить журнала Банковская выписка.

Следует обратить внимание на то, что в документе Банковская выписка суммы по дебету или кредиту отражается по тому счету, который выбирается в графе Балансовый счет в корреспонденции со счетом 51.

Для формирования корреспонденции счетов по документу Банковская выписка предназначена экранная кнопка в меню нижней таблицы.

Начальный остаток по счету 51 «Расчетный счет» в программе Гедымин может быть введен несколькими способами:

1. В Журнале хозяйственных операций: Исследователь → Бухгалтерия → Журнал хозяйственных операций → Банк → Приход → Поступление денежных средств → Детальный → Добавить.

2. Посредством формирования Банковской выписки: Исследователь → Банк и касса → Выписки по р/с.

Для получения итоговых и детальных сведений о движении денежных средств на счетах в банке могут быть сформированы отчеты: Главная книга, Журнал ордер по счету, Карта счета, Анализ счета, Оборотная ведомость.