4.2. Практические занятия

4.2.1. Вопросы практических занятий

Организация работы с документами.

Обработка поступающих документов.

Обработка отправляемых документов.

Порядок работы с внутренними документами.

Регистрация и контроль исполнения документов.

Составление номенклатуры дел.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Сроки хранения основных документов коммерческого предприятия.

4.2.2. Задания на самостоятельную работу

1. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов.

2. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль исполнения документов? Каков порядок продления срока исполнения документа?

3. Какие требования следует соблюдать при формировании дел? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя? Как располагают документы внутри дел?

Тема 5. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

5.1. Конспект лекций по теме

5.1.1. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 №188, включает:

Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных законом случаях.

Сведения, составляющие тайну следствия, и судопроизводства.

Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами.

Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписи и т.д.).

Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Коммерческая тайна (КТ) – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в ст. 139 ГК РФ. К ним относятся:

- действительная и потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицом;

- отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

- принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, перечислены в ст. 5 Федерального Закона «О коммерческой тайне», а именно:

- содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

- содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

- о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

- о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и всего населения;

- о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

- о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

- о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за их совершение;

- об условиях конкурсов или аукционов о приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

- о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

- о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ; ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ; использование организационных, технических и иных средств защиты КТ; контроль за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Работник, получивший доступ к конфиденциальной информации, должен подписать индивидуальное письменное обязательство. О не разглашении коммерческой тайны. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении “Перечня сведений, содержащих КТ предприятия”, мер по охране этих сведений, установленного круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.