Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. Документ представляет собой средство связи и конечный результат крупных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятий, организаций получают посредством документов. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Руководители предприятий несут персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов.

Отсутствие установленного порядка в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Поэтому, очень важно при работе с документами руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Настоящее пособие содержит методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый – это сами документы; второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, хранение, передачу в архив.

Основное внимание в учебном пособии уделено подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую помощь работникам управления в этом трудоемком процессе.

Учебное пособие включает в себя пять тем. В конце каждой темы, для закрепления изучаемого материала, предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документов.

Этот материал представляется важным для самостоятельного изучения курса.

В пособие не включены разделы по некоторым специальным видам делопроизводства, таким как хозяйственно-договорная, претензионная деятельность, которые обычно входят составными частями в соответствующие учебные курсы.

Целью настоящего пособия является формирования у студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, умений и навыков в области документирования деятельности организаций.

Раздел 1. Понятие и основы делопроизводства

1.1. Конспект лекций по разделу

1.1.1. Понятие делопроизводства

Под делопроизводством понимается вся совокупность работ со служебными документами: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции; организация и контроль исполнения; формирование номенклатуры дел и справочных фондов; хранение; обеспечение секретности и не раскрытие служебной тайны; передача в архив. Содержание понятия “документ” многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей, но используется.

По мнению специалистов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи.

Документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Наиболее общей и основной функцией документов является их информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию – причина появления любого документа.

Документы используют для передачи информации во времени и на расстоянии. Эта информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда.

В зависимости от размеров и направлений деятельности предприятий их структурных особенностей, форм собственности, на основе которых осуществляется хозяйствование и других факторов, формируются и используются документы самого разнообразного характера.

При всем многообразии условий деятельности принято выделять несколько видов документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных;

внутренняя распорядительная информация (устав, приказы и распоряжения администрации, должностные инструкции, распорядок дня, контракты, договоры);

документы, связанные с оформлением трудовых отношений )графики отпусков, трудовые книжки, приказы о приеме и увольнении и проч.);

финансово-бухгалтерская документация;

деловая переписка;

протоколы собраний и совещаний.

Перечисленный необходимый минимум документооборота достаточен для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности предприятия при условии соблюдения требований ГОСТов, а также правил оформления и хранения документов.

Правильное оформление документов имеет большое практическое значение. От качества оформления документов зависит их юридическая сила, быстрота и четкость документооборота, эффективность использования документов в оперативной и контрольной работе.

Документы предприятий, учреждений, организаций должны отвечать определенным требованиям, предусмотренным ГОСТ Р 6.30-2003. Несоблюдение требований, предъявляемых к документам, делает их неполноценными, а иногда недействительными.