4.1.6.Формирование и оформление дел

Формирование дел называется группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую оболочку, оформленную по определенным правилам.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

в дело помещаются документы, работа по которым проведена:

документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

в дело включается экземпляр документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен’;

в дело формируются, как правило, документы одного года;

в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников).

Документы ограниченного доступа с грифом “конфиденциально” формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели и папки-файлы.

4.1.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “ архивист”. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Задачи архива:

прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая судьба документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов к уничтожению на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя и состоит их трех человек: зам. Директора, ведущий специалист, секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых, истекли. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководителем.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.- М.,1989 г.

Этот перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций. Перечень, к сожалению, не включает всех документов, возникших в последнее время. Поэтому, кроме перечня, могут быть использованы отраслевые перечни, которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.

Установить сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3., 5 л., 10 л., 15., 50., 75.. Срок хранения “ДМН” (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: предназначенные для архивного хранения; подлежащие уничтожению; необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке;

произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу карандашом или нумератором;

подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

на наиболее важные документы составить внутренние описи дел и подшить их в начале дела;

переплести дело и прошить его в четыре прокола;

дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно завершительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

дела по личному составу предприятия;

дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 л/с (дел по основной деятельности) и опись №1л/с (дел по личному составу).

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности, например:

в опись №1 дела заносятся в следующей последовательности: устав; протолколы собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности и т. д.;

в описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников; приказы по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; не востребованные трудовые книжки.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на

уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел

или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: “Переписка за 1996-98 гг. – 3 дела”

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом. На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные карточки на документы.

Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение производится специальными машинами не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Архивные учреждения осуществляют свои взаимоотношения с коммерческими организациями в соответствии с “ Положением об Архивном фонде РФ”.