4.1.5. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой список заголовок дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом или архивистом предприятия.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является “секретариат”, ему присваивается индекс “1”. Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости с присвоением им индексов (2,3 и т. д.).

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.

Например: 1- генеральный директор; 2- заместитель

директора; 3- коммерческий директор.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1-соответствует секретариату, 2- порядковому номеру дела).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные документы: приказы, протоколы. После них указывается переписка и информационно справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документа (приказы, протоколы); краткое содержание; дата (период), к которому относятся документы дела (приказы по основной деятельности за 1999 год); слова ”копии”, если дело сформировано из копий документов (например “Решение Совета директоров за 1999 год. Копии ”).

Для каждого дела в графе 4 по “Перечню документов с указанием сроков хранения” определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе 5 “Примечание” проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение, о делах, переходящих на следующий год и т. п.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется в трех экземплярах: один хранится в деле, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Пример оформленной номенклатуры дел приведен в таблице 4.1.

Таблица 4.1.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 1999 год

Киноцентр «Синема» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № 7 на 1999 г. 25.12.98 г.			УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор киноцентра Подпись И.В. Аронов 25.12.98
Индекс	Заголовок дела (тома)			Кол-во дел		Срок хр., ст. по пер.	Прим.
1-1	1. Секретариат Устав киноцентра			1		3 г. после замены новым, ст. 37
1-2	Протоколы совещаний руководства киноцентра по основной деятельности			2		5 л., ст. 13
1-3	Приказы руководства по основной деятельности			1		ДМН, ст. 19а
2-1	Производственный отдел Протоколы заседаний худсовета по репертуарным вопросам			1		10 л., ст. 799
2-2	Сценарные, репертуарные планы и рекомендательные списки к/ф			2		5 л., ст. 804
2-3	Переписка с иностранными партнерами по вопросам приобретения и проката к/ф			1		5 л., ст. 966б
2-4	Переписка с организациями по вопросам совместной деятельности			1		3 г., ст. 800
3-1	Бухгалтерия Годовой баланс киноцентра			1		10 л. ст. 303а
3-2	Лицевые счета по зарплате сотрудников киноцентра			5		75 л. – «В», ст. 311а
3-3	Контракты, договоры с организациями о киноконцертной деятельности			2		3 г., ст. 337
4-1	4. Отдел кадров Приказы по личному составу на сотрудников киноцентра			1		75 л., ст. 19б
4-2	Личные карточки Ф Т-2 на сотрудников киноцентра			1 картотека		75 л. – «В» ст. 500а
Референт		Подпись			К.Ф. Кладова
Зав. архивом		Подпись			Л.В. Марков
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 1999 г.
Долговременного хранения			4 (четыре) дела
Временного хранения			15 (пятнадцать) дел
Итого			19 (девятнадцать) дел
Референт		Подпись			К.Ф. Кладова
Зав. архивом		Подпись			Л.В. Марков