3.2. Практические занятия

3.2.1. Вопросы практических занятий

Документирование процессов движения кадров.

Документирование оценки труда работников.

Оформление личных дел.

Ведение трудовых книжек.

Ведение личных карточек.

3.2.2. Задания на самостоятельную работу

1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерной общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.

2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.,. б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства.

5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

6. Напишите заявление о предоставлении вам отпуска по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

9. Составьте проект контракта по найму и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

Раздел 4. Организация работы с документами

4.1. Конспект лекций по разделу

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляющие (исходящие) документы и внутренние документы. Каждый из этих групп имеет свои особенности прохождения.

4.1.1. Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение, разметку;

регистрацию;

рассмотрение документов руководством;

направление на исполнение;

контроль исполнения документов;

исполнение документов;

подшивка документов в дело.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и не регистрируемые.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит ”отметка о поступлении документа в организацию”, содержащий входящий номер документа и дату поступления. Отметка не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Работник службы делопроизводства должен осуществлять ”фильтрацию” входящих документов, направляемых руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: “ОР”- отдел рекламы. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

Без регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителя предприятия. Руководитель предприятия, рассматривая, входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения) дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе исполнителем проставляется реквизит “отметка об исполнении документа и направлении его в дело”. После этого поступивший документ и копия ответа на него подписываются в соответствующие дела.