Упорядкування даних списку
За замовчуванням рядки виділеного списку упорядковуються за вмістом одного із стовпців. Існує можливість упорядкувати список за вмістом двох або трьох стовпців одночасно.
Для упорядкування даних використовують діалогове вікно Сортировка диапазона, яке відкривається за командами Данные Сортировка…(рис. 20).
Рис. 20. Діалогове вікно Сортировка диапазона
Якщо перший рядок виділеного діапазону містить заголовки стовпців, їх необхідно виключити із діапазону упорядкування. Для цього слід у області Идентифицировать диапазон данных встановити опцію подписям (первая строка диапазона). Опція обозначениям столбцов листа дозволяє виконати упорядкування даних з урахуванням першого запису виділеного діапазону.
Стовпець, вміст комірок якого підлягає упорядкуванню, вибирається в полі списку Сортировать по. Тут же необхідно задати напрямок упорядкування – за зростанням або за спаданням. При цьому Excel автоматично визначить тип даних (текстовий або числовий).
Якщо при упорядкуванні даних за алфавітом слід розрізняти прописні й малі літери, необхідно натиснути кнопку [Параметры]. В результаті відкриється діалогове вікно Параметры сортировки, у якому слід активізувати опцію Учитывать регистр.
Фільтрація даних
Виділення підмножини спільного набору записів називається фільтрацією. При фільтрації записи, які не відповідають деякому критерію, приховуються, але вихідний список залишається незмінним.
Excel пропонує дві команди для фільтрації списків:
Автофільтр для нескладних умов пошуку.
Розширений фільтр для формування більш складних умов пошуку.
Автофільтр
Автофільтр дозволяє відбирати записи безпосередньо на місці розташування списку на робочому аркуші. Відбір записів можна здійснювати, задаючи критерії в декількох стовпцях. Кожний новий критерій зв'язується з попереднім умовним оператором И. При цьому в рядку стану з'явиться повідомлення про кількість записів, що відповідають заданому критерію.
Команда Автофільтр викликається після активізації будь-якої комірки списку за командами Данные Фильтр Автофильтр. В результаті праворуч від назви кожного стовпця з’являються кнопки зі стрілками. Для кожного поля бази даних автоматично створюється набір унікальних елементів стовпчика та набір стандартних фільтрів. Щоб скористатися ними, необхідно натиснути на кнопці зі стрілкою в рядку заголовка й вибрати потрібний елемент зі списку. Стандартний набір фільтрів вміщує наступні елементи:
Сортировка по возрастанию.
Сортировка по убыванию.
Все – відображає всі елементи стовпчика. Може використовуватись замість команд Данные Фильтр Отобразить все.
Первые 10... – створює новий список, який складається з 10-ти або іншої кількості найбільших або найменших чисел поточного списку. Для цього використовується діалогове вікно Наложение условия по списку, у якому слід задати необхідні умови виведення елементів списку (рис. 21).
Рис. 21. Діалогове вікно Наложение условия по списку
Условие – дозволяє задавати критерії користувача для фільтрації даних. Діалогове вікно Пользовательский автофильтр надає можливість задати комплексні критерії, об'єднані за допомогою умовних операторів И (перемикач И) і ИЛИ (перемикач ИЛИ) (рис. 22).
Рис. 22. Діалогове вікно Пользовательский автофильтр
Отримати підсумок значень, відібраних за певними критеріями, можна за допомогою кнопки [Автосумма] на панелі інструментів Стандартная. В цьому випадку, замість функції СУММ() використовується функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ().
Після повторного виконання команд Данные Фильтр Автофильтр список на робочому аркуші набуде звичайного вигляду, тобто зникнуть кнопки зі стрілками у рядку заголовка списку.