2.1.4. Завдання 7
Мета – ознайомитись з технологіями створення та обробки даних списків (баз даних) засобами електронної таблиці Ехсеl.
Теоретичні відомості
Робота зі списками Загальні положення та рекомендації по створенню списків
Список – це група зв’язаних даних на аркуші Excel. Інформація у списку складається із набору записів (рядків), кожний із яких утримує один і той же набір полів (стовпців) (рис.18). Записи характеризуються порядковими номерами, а кожне поле має заголовок, який свідчить про його призначення. Усі заголовки полів складають рядок заголовку таблиці. Список можна вважати найпростішою базою даних, яка у робочій книзі Excel виглядає як таблиця з інформацією – числовою або текстовою.
-
Ім’я
Рік народження
Телефон
Євген
1981
296-45-23
Олена
1986
533-16-74
Дмитро
1980
555-12-34
Рис. 18. Зразок списку
Щоб вміст робочого аркуша (таблиця) розглядався як список (база даних) Excel, необхідно дотримуватись певних правил:
Перший рядок таблиці з базою даних – рядок заголовку з назвами відповідних полів, які повинні займати не більше однієї комірки.
Записи бази даних розташовуються нижче рядка заголовку. При уведенні даних не слід вживати розділові символи (дефіси або символи підкреслення), оскільки це може утруднити сортування й фільтрацію даних.
У кожному стовпчику повинні розташовуватись дані одного типу.
Об’єднання комірок не допускається.
Ознакою кінця списку є порожній рядок.
Вводити дані у велику таблицю набагато легше, якщо заголовки стовпців постійно відображаються на екрані. Для необхідно активізувати будь-яку комірку, розташовану під рядком, який слід зафіксувати, а потім обрати команду Закрепить области меню Окно.
Введення даних у список
Ввести дані у список можна одним із способів:
ввести дані ручним способом безпосередньо в електронну таблицю;
імпортувати або скопіювати дані із іншого файлу;
скористатися формою.
При ручному введенні можна використовувати такі засоби Excel:
Функцію автозаповнення доцільно застосовувати при складанні списку, що містить повторювані значення. Для активізації даної функції необхідно встановити опцію Автозаполнение значений ячеек на вкладці Правка діалогового вікна Параметры (команда Параметры меню Сервис). У результаті при введенні тексту в комірку таблиці Excel порівняє введені символи з вмістом інших комірок даного стовпця. Якщо вони збігаються, то введення даних завершиться автоматично. Натисніть клавішу [Enter], щоб підтвердити введення запропонованого Excel тексту, або відмовтеся від автозаповнення, продовжуючи вводити в комірку необхідну інформацію.
Вибір із списку. Якщо при введенні даних обрати комірку правою кнопкою мишки, у контекстному меню з’являється команда Выбрать из раскрывающегося списка. В списку знаходяться вже введені в стовпчик елементи. Якщо натиснути на потрібному елементі – він відобразиться у комірці.