1.3 Правила документооборота конфиденциальной информации, принятые в организации

Конфиденциальные документы – это те документы, которые содержат сведения, доступ к которым ограничен. К таким можно отнести документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.

Сотрудники, допущенные к работе с конфиденциальными документами, проходят особый инструктаж по работе с ними.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учёт конфиденциальных документов, предусматривает:

• назначение должностного лица, ответственного за их учёт, хранение и использование;

• порядок подготовки и размножения документов;

• формирование дел;

• организацию выдачи и хранения документов;

• проверку наличия документов;

• архивное хранение и порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт. Черновики и варианты этих документов уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии этого документа.

Разрешение конфиденциальных документов производится:

• с разрешения руководства предприятия;

• с ограниченным количеством копий;

• в специально выделенном помещении;

• в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

• с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы регистрируются в специальном «Журнале регистрации конфиденциальных документов». Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяются количество листов, количество экземпляров, наличие приложений к документу. Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь гриф ограничения доступа, список имеющих право пользоваться этим делом сотрудников, нумерацию листов, внутреннюю опись документов, заверительный лист.

2. Понятие конфиденциальности сведений

2.1 Коммерческая тайна

Коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющей её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров и услуг или получить иную коммерческую выгоду. К коммерческой тайне относятся идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и так далее. Условия, при которых информация может быть отнесена к коммерческой, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса РФ. Среди них:

• действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу её неизвестности третьим лицам;

• отсутствие свободного доступа к этой информации на законных основаниях;

• принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.