Порядок оформлення прибуткового касового ордеру:

1. Особа, яка має намір здати гроші, з’являється в бухгалтерію.

2. Бухгалтер виписує ПКО.

3. Реєстрація ПКО в Журналі реєстрації КО.

4. Передача ПКО касиру для здійснення операцій.

5. Перевірка касиром правильності оформлення документа.

6. Отримування готівки касиром.

7. Касир підписує ПКО, погошає його штампом.

8. Видача квитанції особі, яка внесла гроші в касу.

9. ПКО реєструється в касовій книзі.

10. Передача звіту касира та ПКО на перевірку.

11. Відображення операцій з надходження готівки в Відомості 1.1. Відображення операцій у Головній книзі.

Заповнення прибуткового касового ордера (типова форма №КО-1,) здійснюється таким чином:

— у рядку «Найменування підприємства (установи, організації)» вказується назва юридичної особи, яка приймає готівкові кошти;

— у рядку «Прибутковий касовий ордер №» ставиться номер та дата¹ оформлення касового ордера;

— у колонках таблиці зазначаються номер кореспондуючого рахунку, код аналітичного рахунку, сума, код цільового призначення²;

— у рядку «Прийнято від» вказується прізвище, ім'я, по батькові особи, яка вносить грошові кошти в касу підприємства;

— у рядку «Підстава» вказується підстава для внесення готівкових грошових коштів в касу підприємства. Такою підставою може бути наказ або усне розпорядження керівника про повернення грошових коштів, звіт про використання коштів, наряд-замовлення тощо;

— у рядку «Сума» вказується сума, яка оприбутковується, літерами, з великої букви;

— у рядку «Додатки» вказуються документи, пов'язані із здійсненням операції з внесення готівки в касу, додані до ПКО. Такими документами можуть бути: договір, наказ, наряд-замовлення тощо. Тут же можуть бути вказані дані документа, що засвідчує особу, яка вносить гроші в касу;

— у рядках «Підписи головного бухгалтера та касира» зазначається підпис головного бухгалтера й касира. Під час відсутності на роботі головного бухгалтера підписувати ПКО мають право працівники підприємства, яким керівник або власник підприємства надав право підпису касових документів. Якщо відсутній касир — ПКО підписує особа, яка виконує його обов'язки.

У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі тощо), реквізит «Одержав» або «Прийнято від» не заповнюється (п. 3.10 Положення №637).

¹ Дата, зазначена у ПКО, повинна відповідати даті, під якою цей ордер зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. ² Рядки «Код аналітичного рахунку» та «Код цільового призначення» заповнюються у разі якщо на підприємстві розроблена і затверджена спеціальна система кодування всіх господарських операцій, в тому числі і відповідних надходжень у касу. В іншому випадку в цих графах ставиться прочерк.

Всі факти надходження готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі. Кожне підприємство, яке має касу, веде тільки одну Касову книгу в національній валюті та окремо на кожну іноземну валюту. Касова книга повинна бути пронумерованою, прошнурованою та опечатаною печаткою. Всі записи здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору. Перші примірники аркушів залишаються в Касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними та є звітами касира. Приписки та необумовлені виправлення у Касовій книзі забороняються. Звіт касира – це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і є відривним листом Касової книги з додатком прибуткових і видаткових касових документів.