Порядок ведения кассовой книги

Кассовая книга, а также книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации (включая персональный компьютер и программное обеспечение).

В случае ведения вышеназванных документов с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в них данных на электронном носителе информации.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерация листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств), оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Листы кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств, оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения также брошюруются и пронумеровываются.

Количество листов кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем) и скрепляется оттиском печати юридического лица (оттиском печати индивидуального предпринимателя).

Пример. В ООО «X» 1 апреля 2015 года имели место следующие кассовые операции:

- получены по чеку денежные средства с расчетного счета для выдачи заработной платы и на хозяйственные нужды в сумме 197 000 руб. (ПКО № 127);

- получены денежные средства от покупателя за реализованный ему ранее товар - 47200 руб. (ПКО № 128);

- получены денежные средства от подотчетного лица П.Н. Краснова как остаток неиспользованного аванса – 3 895 руб. (ПКО № 129);

- получены денежные средства от работника В.В. Петрова в погашение выданного ему ранее займа и процентов по нему - 250 000 руб. (ПКО № 130);

- выдана заработная плата работникам организации за март 2012 г. - 172 000 руб. (РКО № 268);

- выдано под отчет И.А. Иванову на хозяйственные нужды 25 000 руб. (РКО № 269);

- выплачены дивиденды участникам А.С. Сидорову (РКО № 270) и П.К. Миронову (РКО № 271) (не работникам организации) за 2011 г. - 30 000 руб.;

- внесены денежные средства на расчетный счет - 270 000 руб. (РКО № 272).

Справочные данные:

Остаток денежных средств в кассе на начало дня составил 10 320 руб.

Лимит остатка денежных средств в кассе - 12 000 руб.

Заработная плата выдается 1 - 3-го числа каждого месяца.

Решение: (рисунок 3)

Касса за «01» апреля 2015 год

№ документа	От кого получено или кому выдано	№ корр. счета, субсчета	Приход, руб. коп.	Расход руб. коп.
1	2	3	4	5
Остаток на начало дня			10 320,00	X
127	Получено по чеку из банка	51	197 000,00
128	Получено от ООО «Юг»	62	47 200,00
129	Получено от П.Н. Краснова	71	3 895,00
130	Получено от В.В. Петрова возврат займа	73.1	250 000,00
268	Выдана заработная плата за март	70		172 000,00
269	Выдано под отчет И.А. Иванову	71		25 000,00
270	Выплачены дивиденды А.С. Сидорову	75.2		15 000,00
271	Выплачены дивиденды П.К. Миронову	75.2		15 000,00
272	Внесены денежные средства на р / счет	51		270 000,00
Итого за день			498 095,00	497 000,00
Остаток на конец дня			11 415,00

Потапова Потапова Е.В.

Кассир ------------- -------------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве четырех приходных и пяти расходных получил.

Зайцева Зайцева Л.К.

Бухгалтер ------------- -------------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

Рисунок 3. Пример заполнения кассовой книги

Контроль над ведением кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель организации.

Кассир делает записи в кассовой книге по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

В конце рабочего дня кассир обязан:

- сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов;

- вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег;

- проставить свою подпись в кассовой книге за этот день.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.

Ко второму экземпляру каждого листа кассовой книги - отчету кассира должны быть приложены все приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные или платежные ведомости. Отчеты кассира и кассовая книга хранятся в архиве организации в течение пяти лет.