Технология работы с ms Access

Вы можете запускать MS Access и завершать ее работу любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.

Объектом обработки MS Access является файл БД, имеющий произвольное имя и расширение .MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули. После загрузки Access ожидает от вас одного из следующих распоряжений:

• Либо создать новую БД, т.е. файл с расширением .MDB

• Либо открыть существующую БД , т.е. файл с расширением .MDB

Создание БД. После выбора варианта Создание новой базы данных или команды Файл – Создать ...на экране появится стандартный файл, в котором следует открыть нужную папку и задать имя создаваемого файла БД. Например, для нашей БД мы выбрали папку Мои документы, а имя файла – группа .MDB.

Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных и в этом окне будет проводить все операции – создавать и манипулировать объектами БД.

MS Access является многооконным приложением, однако в любой момент может быть открыта только одна БД. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла .MDB.

Окно БД порождает множество дочерних окон объектов (таблицы, запроса, формы и т.д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно – любым из стандартных способов Windows.

Кроме того, не закрывая окна, вы можете сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя – точно так же, как это делается с файлами: командой Файл-Сохранить или Файл-Сохранить как...

С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Основные понятия ms Access. Объекты ms Access.

БД Access может иметь следующие объекты: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями. Макрос – это набор специальных макрокоманд (например, Открыть Форму, Печатать Отчет и т.п.), а модуль – это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются нами только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом Access: она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимся в БД Access. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из БД.

Каждый объект MS Access имеет имя. В MS Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов:

• Имя должно содержать не более 64 символов

• Имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и спец. символов за исключением точки, ! , “ , и кв. скобок ([ ])

• Не должно начинаться с символа пробела

• Не должно включать управляющие символы

• Не должно включать прямые кавычки в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте MS Access

Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого MS Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем).

С каждым объектом БД работа выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено 2 режима работы:

1. Оперативный режим, когда просматривается, изменяется или выбирается информация

2. Режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Кроме этого, в файл БД входит еще 1 документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

В окне БД мы видим 3 командные кнопки (Открыть, Конструктор и Создать) и 7 вкладок (по числу объектов Access) с корешками: Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Страницы, Макрос и Модуль. Если выбрана какая-либо вкладка, то в ее окне отображается список существующих объектов этого типа данной БД.

Например, если выбрать вкладку Таблица, то в окне отображается список таблиц открытой БД. Чтобы открыть таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку Открыть. Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать. Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку Конструктор.

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами БД Access.

Если выбрать команду Правка-Схема данных... (или нажать соответствующую кнопку панели инструментов), на экране появится окно документа Схема данных.

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Например, окно таблицы в оперативном режиме имеет кнопки Вырезать, Сортировать по возрастанию и др., а в режиме конструктора – кнопки Свойства, Определить ключ и др. Работа с панелями инструментов подчиняется стандарту.

Типы данных, которые могут иметь поля в MS Access, приведены в таблице:

Тип данных	Использование	Размер
текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы	До 255 символов
числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»). Для более точного определения типа числа используйте свойство Размер поля.	1,2,4 или 8 байт
Поле МЕМО	Длинный текст или числа, например, примечания или описания	До 64 000 символов
Дата/время	Даты и время	8 байт
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной	8 байт
Счетчик	Автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Этот тип поля удобно применять для первичного ключа таблицы. В качестве значений таких полей Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1,2,...). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется (независимо от удаления, вставки новых записей и т.п.)	4 байта
Логический	Поля, содержащие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»	1 бит
Поле объекта OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и др. двоичные данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта.	До 1 гигабайта (ограничено объемом диска)
Гиперссылка	Поле, в котором хранятся гиперссылки, имеющие вид пути (адреса)	До 64 000 символов
Мастер подстановок	Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.	Тот же размер, который имеет первичный ключ, являющийся также и полем подстановок; обычно – 4 байта

Примечание. Поля типов «Числовой», «Дата/Время», «Денежный» и «Логический» имеют предопределенные форматы вывода данных. формат вывода можно выбрать в ячейке свойства Формат поля Format. Можно также создать собственные форматы вывода для всех типов данных, кроме объектов OLE.