3.6.Документооборот

Подсистема документооборота TRIM служит для хранения и управления документами и реализуется встроенным модулем TRIM-DOC (TRIM-Документооборот). Доступ к подсистеме осуществляется из меню Подсистемы \ Документооборот (рис. 3.19).

Работа с подсистемой документооборота дополнительно изложена в руководстве пользователя «Система управления документами» [7].

В окне структуры документов АСМК представлены все документы, папки и другие объекты документооборота, а также связи между ними. Окно состоит из трех частей и панели управления с кнопками быстрого доступа к наиболее употребительным операциям. В левой части окна расположено дерево, отображающее размещение документов и других объектов в системе, и связи между ними. Двойной щелчок мыши на любом элементе дерева раскрывает этот элемент, при этом становятся видны все дочерние элементы по отношению к данному. Повторный двойной щелчок закрывает данный элемент и убирает с экрана все вложенные элементы. В верхней правой части окна структуры документов располагается панель, на которой отображается список всех элементов на данном уровне дерева. При помощи кнопок инструментальной панели Вы можете выбрать режим отображения этого списка: в виде иконок, таблицы или подробного отчета, а также выбрать поля для отображения и настроить сортировку списка. В нижней правой части имеется панель с текстом документа, и инструментальная панель, с помощью которой можно открыть документ во внешнем редакторе.

Рис. 3.19 Окно «Структура документов TRIM»

Панель управления модуля TRIM-DOC состоит из меню и кнопок, с помощью которых можно создавать папки, документы и редакции документов, осуществлять отправку документов на согласование, утверждение и ознакомление, просматривать историю движения документа по его атрибутам, выполнять другую работу с документами.

3.7.Документирование системы

Разработка нового документа или очередной версии существующего документа производится из модуля «Документооборот» TRIM-DOC (окно «Структура документов TRIM» из меню Подсистемы \ Документооборот). Здесь же хранятся в папках действующие версии документов и архивируются утратившие силу.

Чтобы открыть модуль воспользуйтесь меню Подсистемы \ Документооборот. С помощью кнопок или меню панели управления окна «Структура документов TRIM» Вы можете создавать документированную систему (рис. 3.20).

Рис. 3.20 Окно «Структура документов TRIM». Панель управления

Древовидная структура элементов Документооборота (рис. 3.21) состоит из папок, документов и версий этих документов. Каждый пользователь автоматически получает доступ к своим папкам и их содержимому как «Личным документам», а также к документам папки «Общие документы».

Для записи документа в АСМК Вам нужно выбрать или создать для него соответствующую папку и внести разработанный документ в базу данных TRIM.

Рис. 3.21 Окно «Структура документов TRIM». Дерево папок и документов

Чтобы создать новую папку, выберите какой-либо элемент в структуре дерева папок, а затем выполните одну из команд меню: Создать \ Папка (рис. 3.22). В зависимости от пункта меню созданная папка будет иметь свойства, видимые из меню Объект \ Атрибуты. Описание папок более подробно изложено [7].

Рис. 3.22 Меню «Создать \ Папка»

Выбрав папку для размещения документа, выполните команду из меню: Создать \ Документ (рис. 3.23). Выбрав пункт меню Пустой, Вы можете создать новый документ. Вам будет предложено выбрать формат документа и затем откроется редактор, в котором Вы создадите документ. Выбрав пункт меню Из файла, Вы можете импортировать документ из внешней программы. Вам будет предложено выбрать формат документа и затем откроется приглашение указать место, где расположен внешний документ.

Рис. 3.23 Меню «Создать \ Документ»

Кнопка «Сохранить изменения» (рис. 3.24) служит для запоминания созданного или импортированного Вами документа в окне с наименованием этого документа.

Рис. 3.24 Сохранение документа в базе данных

Система документооборота TRIM предусматривает наличие в базе данных всех редакций (версий) документа. При первоначальном создании документа автоматически образуется его первая редакция, которая фактически совпадает с содержимым документа. При необходимости внесения изменений в документ следует создать новую редакцию содержания документа и заменить ею в системе устаревшую. При этом документ, который доступен в системе пользователям, содержит текущую редакцию. Поэтому после создания новой редакции необходимо обеспечить, чтобы содержанием документа являлась его новая редакция, а старая (предыдущая) изымалась.

Это делается следующим образом. Выбрав документ, для которого Вам нужно создать его новую редакцию, выполните команду из меню: Создать – Редакцию (рис. 3.25). Обычно новая редакция создается на базе предыдущей, открывающейся для редактирования. Выбрав «Пустая» или «Из файла», Вы можете создать новую редакцию, как это было описано для создания документа. При сохранении новой редакции в базе данных система предлагает Вам наименование новой редакции для ее идентификации.

Рис. 3.25 Меню «Создать \ Редакцию»

Перед тем как обеспечить доступ к документу (а точнее к его текущей редакции) в местах применения, содержание новой редакции документа надо закрыть для изменений пользователями. Для этого выберите новую редакцию и выполните команду из меню: Управление – Контроль версии – Закрыть для изменений (рис. 3.26). После этого Вы должны для выбранной новой редакции выполнить команду Управление – Контроль версии – Сделать текущей.

Рис. 3.26 Меню «Управление». Контроль версии

Работа с другими пунктами меню Управление подробнее изложена в [7].