2.3.Документы системы менеджмента качества
Состав документации регламентируется требованиями ИСО 9001. Вся разработанная документация системы менеджмента предприятия записывается и хранится в базе данных TRIM.
Документы доступны для просмотра, в частности, из древовидной структуры компонент документации. Причем, каждый документ, включенный в дерево компонент, является объектом, с которым могут проводиться работы по управлению документами.
Электронное управление документами в системе TRIM включает идентификацию каждого документа, его издание, рассылку, хранение, внесение изменений, идентификацию изменений, доступность, отмену, изъятие, архивацию.
По каждому документу базы данных TRIM ведется история его развития, включая хранение всех изменений документа. Документы могут быть распечатаны из базы данных.
Записи, которые также являются документами, регистрируются в TRIM на основе разработанных заранее шаблонов отчетных форм предприятия. Формы предприятия также включаются в иерархию документов, регламентируют вид записей и доступны для заполнения в электронном виде для соответствующих пользователей при отчетах о проведенных работах, требующих наличия записей.
2.4.Подразделения, входящие в систему менеджмента качества
Дерево подразделений предприятия в структуре компонент базы данных представлено в TRIM для планирования работ, перечисленных в пункте 2.1, для подразделений. При планировании работ в подразделениях определяются целевые показатели работы каждого подразделения. После выполнения работ достигнутые значения целевых показателей подлежат измерению и анализу для оценки результативности деятельности подразделения.
В базе данных может храниться такая информация о подразделении как данные о руководителе, документах, касающихся деятельности персонала подразделения, работах, проводимых в подразделении, необходимых ресурсах для проведения работ, планируемых и фактических затратах на работы.
При установлении взаимосвязи компонент-подразделений с работами и ресурсами образуется план-график мероприятий в системе менеджмента для каждого подразделения и для всего предприятия.
2.5.Ресурсы, входящие в систему менеджмента качества
В базе данных TRIM представлена иерархия людских ресурсов каждого подразделения предприятия. Людскими ресурсами в TRIM являются руководители всех уровней предприятия и отдельные специалисты, которые привлекаются для выполнения работы, как исполнители, или назначаются ответственными за процесс или работу.
При установлении взаимосвязи ресурсов с другими элементами - такими как, процессы, работы, подразделения, документы - образуется система распределения ответственности и полномочий в системе менеджмента.
2.6.Структурные связи в базе данных trim
Как отмечалось в п. 2.1, между таблицами, содержащими элементы базы данных TRIM, существуют связи.
На рис. 2.2 схематично изображены связи между таблицами базы данных. В левой части рисунка 2.2 приведены названия таблиц (таблицы первой группы), которые заполняются в базе данных вручную в первую очередь и служат справочными для остальных. В центре расположены названия двух основных таблиц (таблицы второй группы), использующих при описании компонент и работ информацию из таблиц первой группы. Формирование связей между таблицами первой и второй групп при подготовке базы данных осуществляется пользователем (см. раздел 4). Справа изображены названия таблиц третьей группы, которые получаются автоматически при планировании работ и оформлении отчетов о проведенных работах и измерениях.
Рис. 2.2 Взаимосвязь таблиц элементов базы данных TRIM
Более подробно описание таблиц (окон программы TRIM) будет изложено в разделе 3.