1.2.Концепция асмк trim
Автоматизированная система менеджмента качества на основе программного обеспечения TRIM (далее АСМК) основана на следующих положениях:
Стандарты ИСО серии 9000 [1,2,3] представляют собой концентрированное выражение мирового опыта по построению систем менеджмента. Поэтому TRIM автоматизирует управление предприятием, основываясь на модели, предлагаемой именно в этой серии международных стандартов. Схематически эта модель изображена на рис. 1 [2].
Условные обозначения:
Деятельность, добавляющая
ценность.
Поток информации.
Рис. 1.1 Модель СМК, основанной на процессном подходе [2]
Стандарты ИСО серии 9000 регламентируют процессный подход к менеджменту, определяя процесс как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы. Процессный подход является не просто одним из возможных подходов, а отражающим объективно действующие закономерности эффективного менеджмента в любой сложной системе.
На практике продукцию создают не процессы, а деятельность (работа) людей. Именно работы планируются, выполняются и приносят результат в системе. С точки зрения TRIM, работа – это такое действие, без которого, с одной стороны, невозможно достижение цели предприятия, а с другой стороны, это действие может быть, в принципе, выполнено одним человеком (с помощью или без помощи тех или иных имеющихся устройств). Работы это «кирпичи», из которых строится здание любой реальной СМК (см. рис. 1.2). Работа – это важнейший структурный элемент АСМК. В АСМК «процесс» – это совокупность работ.
На практике и в рамках АСМК каждая работа проводится в определенном процессе. Таким образом, всегда существует реальная связь «работа - процесс». Но не только.
Рис. 1.2 Работы это «кирпичи», из которых строится здание любой реальной СМК
На практике и в рамках АСМК каждая работа проводится в определенном процессе, определенным подразделением4 и по определенному документу (по технологии, по методике). Таким образом, всегда объективно существует связь: «работа - процесс - подразделение - документ» (см. рис. 1.3).
Рис. 1.3 Работы выполняются в «координатах» процесс – подразделение – документ
Процессы, подразделения и документы в АСМК называются компонентами. В АСМК работа привязывается к одной из компонент. На практике каждая компонента имеет сложную структуру (иерархию, «дерево»). Эта структура отражается в АСМК, что подробнее описано ниже (раздел 2).
На практике любая работа выполняется с помощью определенной технологии (алгоритма, знаний), то есть – на основе информации, содержащейся в документе. Результатом любого процесса, возникающим одновременно с продукцией, всегда является информация о свойствах (качестве) продукции5.
На практике количество информации в СМК любого предприятия огромно. Для возможности ее эффективного использования вся информация должна быть структурирована (разложена по «полочкам», регистрам – электронным таблицам). В связи с этим, в частности, разработчик TRIM выделил в АСМК пять процессов, соответствующих содержанию пяти разделов (c 4 по 8) стандарта ИСО 9001:
Разработка и поддержание СМК (раздел 4 ИСО 9001);
Ответственность руководства (5);
Менеджмент ресурсов (6);
Производство продукции6 (7);
Измерение, анализ, улучшение (8).
Для СЭМ дополнительно выделяется еще один процесс: Группа работ СЭМ (Э).
Пользователь АСМК может изменить и дополнить этот список по своему усмотрению.
На практике порядок передачи информации на предприятии и – соответственно – в АСМК состоит в следующем (рис. 1.4):
Рис. 1.4 Порядок передачи информации на предприятии
Цель, сформулированная руководством, доводится до исполнителей.
Исполнители, в соответствии со своими должностными инструкциями и документированными процедурами, планируют (составляют планы-графики) и выполняют работы (процессы), в том числе измерение и оценку результативности всех работ (процессов). По результатам измерения исполнители составляют отчеты. TRIM выдает обработанную информацию о результатах выполнения работ (см. ниже, пп. 18, 19). На основе этой информации исполнители проводят анализ и принимают решения о действиях на следующем цикле достижения цели.
На рис. 1.5 приведено соотношение между основными элементами (структурная схема) АСМК. Подробнее свойства каждого элемента приводятся в следующих разделах.
Стандарты ИСО серии 9000 для характеристики деятельности СМК и ее части (процесса) вводят понятие результативность – степень достижения запланированных результатов. Таким образом, подчеркивается, что назначение системы состоит в получении результатов.
Рис. 1.5 Структурная схема АСМК
Требование результативности, выдвигаемое стандартом ИСО 9001 как первое и обязательное требование к СМК, абсолютно правомерно: если предприятие ни в какой степени не может реализовать даже то, что само запланировало, то оно не имеет права на существование.
ПРИМЕЧАНИЕ.
В ИСО 14001 введен термин экологическая эффективность (характеристики экологичности) – измеряемые результаты системы управления окружающей средой, связанные с контролированием предприятием его экологических аспектов, основанных на его экологической политике, а также на целевых и плановых экологических показателях. Следовательно, экологическая эффективность, по существу, есть результативность СЭМ. В то же время экологическая эффективность означает совсем не то, о чем говорится далее7.
Стандарты ИСО серии 9000 вводят понятие эффективность – связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами. Методика определения эффективности на практике очевидна: надо доход делить на расход – и то, и другое в денежном выражении – за один и тот же период, поскольку деньги это единственная универсальная мера оценки работы предприятия. Если рассчитанная таким путем эффективность меньше единицы, предприятие существовать не может.
Сравнение определений результативности и эффективности позволяет сделать вывод: даже максимальная результативность не гарантирует эффективности (т.е. превышения доходов над расходами), так как никогда нет гарантии, что даже выполненные планы обеспечат достаточную эффективность – все зависит от того, насколько правильно составлены эти планы8.
Стандарт 9001, требуя обеспечить и постоянно увеличивать результативность СМК, не требует эффективности СМК. То есть результативность является «внешним», а эффективность – «внутренним» критерием оценки системы менеджмента.
В отношении процессов и работ всегда можно говорить об их результативности. Об эффективности процессов и работ, в общем случае, говорить нельзя, т.к. результат не каждого процесса (и работы) может быть оценен в денежном выражении9. Поэтому в АСМК речь идет только об эффективности предприятия в целом.
TRIM может решать две группы задач, по желанию его заказчика (потребителя):
обрабатывать информацию, связанную только с выполнением планов и с результативностью, обеспечивая тем самым соответствие СМК требованиям стандартов ИСО и получение соответствующего сертификата;
обрабатывать информацию, связанную с учетом расходов и доходов – обеспечивая этим не только получение сертификата, но также и анализ эффективности предприятия.
СМК предприятий изоморфны [4], т.е. подобны. Поэтому перечни работ разных предприятий также изоморфны. Конкретные (детальные) перечни работ у каждого предприятия свои. Но значительная часть работ, выполняемых в СМК, является обязательной (не просто изоморфной, а именно совпадающей «один к одному») для любого предприятия. К таким обязательным работам относятся, например, прием на работу и обучение работников, определение требований к качеству продукции, планирование обеспечения ресурсами и оборудованием, разработка документации, метрологическое обеспечение, и т.д.10 Полнота и адекватность этого перечня, в значительной степени определяет эффективность СМК предприятия. Перечень работ, предлагаемых в АСМК, приведен ниже – в разделе 2.1.
На практике важнейшей задачей предприятия является планирование – и по срокам, и по способу (технологии) достижения цели. В TRIM автоматизировано составление временных планов выполнения работ. На рис.1.6 приведен пример плана-графика, автоматически формируемого в TRIM после ввода соответствующей информации. По горизонтальной оси указано время, по вертикальной – коды работ и компонент.
Рис. 1.6 Временной план выполнения работ
Для обеспечения и увеличения эффективности нужно знать, как результаты работ влияют на параметр, характеризующий эффективность. На рис. 1.7 приведена схема реализации с помощью TRIM цикла P-D-C-A с определением результативности работ и эффективности СМК в соответствии с положениями пунктов 10 и 11.
Рис. 1.7 Схема реализации цикла P-D-C-A в АСМК
На рис 1.8 приведен пример обработки данных о результатах выполнения работ в виде «диаграмм разброса», характеризующих зависимости параметра цели S (прибыль за данный период) от оценок результатов двух работ – Р1 и Р2. Пример построен по нескольким реализациям – по наблюдениям за несколько месяцев11. Из диаграмм видно, что величина S не зависит от результата работы Р1 и зависит от результата Р2. Это позволяет, в частности, рассмотреть вопрос о необходимости (методике) выполнения работы Р1, и о расширении (интенсификации) работы Р2.
Рис. 1.8 Обработка информации о результатах выполнения работ