5.1.3.Анализ и актуализация

АСМК позволяет планировать деятельность по анализу и актуализации документации. Для периодического анализа документа и при необходимости планирования выпуска новой его редакции в АСМК используются работы «Анализировать документ для его переутверждения» и «Разработать документ».

При работе с планом графиком, применяя фильтр (см. п. 3.11) по работе «Анализировать документ для его переутверждения», ответственный (владелец) за документ проводит анализ документа, и, при необходимости, планирует для соответствующих исполнителей работу «Разработать документ» для разработки новой редакции документа. Работа планируется как непериодическая (см. п. 3.11.2). Исполнитель разрабатывает проект новой редакции документа (см. п.3.6), согласовывает ее и передает на переутверждение владельцу документа (см. п. 5.1.1). Могут (в зависимости от порядка, установленного на предприятии) переутветждаться (актуализироваться) и не претерпевшие изменений после анализа документы – выпуском очередной редакции без изменений. Эта редакция также проходит утверждение.

После того как спланированы работы по пересмотру документов, из АСМК автоматически – как отчеты – (см. п. 3.17.2) могут быть получены стандартные распечатки информации, например, график анализа (пересмотра) документов (рис. 5.9). Список окон АСМК и получаемых из них распечаток (отчетов) приведен в Приложении.

Рис. 5.9 Отчет «График анализа (пересмотра) документов» (запускается из окна «Планирование работ»)

5.1.4.Идентификация изменений и статус пересмотра

При выпуске новой редакции документа в АСМК (см. п. 3.6) происходит ее автоматическая идентификация и установление статуса пересмотра по дате выпуска, например «QP_Q. [Редакция от 28.04.2004 15:26:16]».

Рис. 5.10 Извещение об изменениях в редакции документа

При желании можно отредактировать это наименование, сократив его, например: «QP_Q [v.2]». Изменения, внесенные в новую редакцию, могут быть перечислены в сопроводительном тексте при направлении этой редакции на ознакомление (рис. 5.10).

При направлении документа (редакции) на ознакомление пользователю доступна информация о статусе утверждения из меню Объект – Атрибуты – Протокол утверждения (рис. 5.11).

5.11 Информация о статусе утверждения

5.1.5.Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах применения

При разработке АСМК все документы (содержимым документов были их первые редакции) записывались в базу данных и подсоединялись к соответствующим ветвям дерева компонент (см. раздел.4). Таким образом, каждый пользователь АСМК может пользоваться документом, касающимся его деятельности.

При выпуске новой редакции документа после ее согласования и утверждения владелец документа выполняет команду Контроль версии – Сделать текущей (рис. 5.12) из меню «Управление». При этом предыдущая редакция документа изымается из обращения и для всех пользователей выпускается новая редакция, которая замещает предыдущую во всех местах базы данных, где используется (подсоединен) документ.

Рис. 5.12 Выпуск новой редакции документа

Рис. 5.13 Отчет «Лист ознакомления с документом» (запускается из окна «Компоненты»)

Проверить, какая редакция документа является на настоящий момент текущей, можно из меню Объект \ Список редакций \ Текущая редакция. Список всех редакций документа доступен из меню Объект \ Список редакций \ История редакций документа. Доказательством ознакомления с документом является отчет «Лист ознакомления с документом» (рис. 5.13).