Часть 5. Использование программного обеспечения trim при эксплуатации системы менеджмента качества

5.1.Управление документацией (исо 9001, п. 4.2.3)

Порядок управления документацией, принятый на предприятии, должен быть изложен в документированной процедуре.

Ниже приводится описание методики управления документами, записанными в базу данных TRIM. Порядок записи документа в базу данных изложен в п. 3.6.

5.1.1.Распределение ответственности за документы.

Управление документом в АСМК осуществляется в подсистеме документооборота, который запускается через меню Подсистемы \ Документооборот. Запись документа или его редакции в базу данных производится пользователем TRIM, использующим свой пароль для открытия программы TRIM. Поэтому документ (а также каждая редакция документа) в АСМК имеет своего владельца. Только тот пользователь TRIM, который имеет права владельца документа (т.е. ответственный за документ), может назначать очередную редакцию документа текущей (действующей) и заниматься рассылкой документа на согласование, на утверждение, на ознакомление.

Владелец документа (или редакции) может передать права на владение с помощью команды меню Управление \ Права доступа (рис. 5.1) другому пользователю АСМК.

Рис. 5.1 Работа с меню «Управление» окна «Структура документов TRIM»

5.1.2.Проверка документа на адекватность до выпуска

После того, как документ (а точнее его очередная редакция, сначала первая) будет создан ответственным исполнителем (см. п. 3.6), его нужно согласовать с определенными лицами предприятия. В АСМК можно согласовывать документы только с должностными лицами, зарегистрированными в TRIM как пользователи.

Управление документацией предусматривает операции по рассылке документов не только на согласование, но и на утверждение и ознакомление. Поэтому ниже приводится описание процедуры согласования документа. Процедуры утверждения и ознакомления проводятся аналогично.

Операции управления возможны только с закрытыми для изменения документами. Поэтому перед отправкой на согласование документ должен быть закрыт для изменений с помощью команды меню Управление – Контроль версии – Закрыть для изменения (рис. 5.2). Для отправки выбранного документа на согласование в АСМК служит команда меню Управление – Согласование – Начать процедуру согласования (рис. 5.3).

Рис. 5.2 Работа с меню «Управление» окна «Структура документов TRIM»
Рис. 5.3 Работа с меню «Управление» окна «Структура документов TRIM»

Вам будет предложено написать сопровождающий текст в свободном формате, который предназначен для лица, которому Вы направите документ на согласование. После этого нужно будет выбрать пользователей АСМК, которым направляется документ (рис. 5.4).

Рис. 5.4 Направление документа на согласование

Пользователи АСМК, которым направлен документ на согласование (аналогично для утверждения или ознакомления), получат этот документ. Направленный пользователю документ помещается в его персональную папку «Входящие» (рис. 5.5).

Рис. 5.5 Папка с входящими документами

После прочтения документа пользователь имеет возможность автоматически (не нужно выбирать адресата) ответить своему корреспонденту на присланный документ, выбрав соответствующую визу из меню, а также написав поясняющий текст в специальном окне (рис. 5.6). В этом тексте могут быть даны предложения по корректировке документа.

Рис. 5.6 Направление ответа на полученный документ

После направления документа пользователям из АСМК по команде меню «Объект» «Атрибуты - Протокол» (рис. 5.7) можно получить информацию: кому, когда отправлялся документ, какая редакция документа (v.1) отправлялась, какой и от кого получен ответ.

Рис. 5.7 История операций с первой редакцией документа