4.3.Документирование системы менеджмента качества
4.3.1.Определение состава документации смк
Документация СМК, требуемая ИСО 9001, должна быть включена в базу данных АСМК, что должно быть отражено в Руководстве по качеству, документированных процедурах и других документах СМК. То есть в документации СМК следует описать порядок использования АСМК при управлении документами.
После того как документы созданы, их необходимо записать сначала в подсистему «Документооборот» АСМК (см. п. 3.6 и п. 3.7), а затем обеспечить доступ пользователям АСМК к документам из дерева компонент. Для этого нужно создать ветвь дерева компонент, в качестве элементов которой будут наименования документов СМК (рис. 4.5), работы по управлению документом и файлы документов:
Политика (и цели) в области качества;
Руководство по качеству;
Документированные процедуры, требуемые ИСО 9001;
Документы, необходимые для планирования, осуществления и управления процессами;
Положения о подразделениях;
Должностные инструкции;
Формы для регистрации записей.
Рис. 4.5 Ветвь дерева компонент – документов
Кроме того, для обеспечения простоты и удобства пользования документами и формами записей их следует подсоединить к тем или иным элементам базы данных: к компонентам (см. п. 3.9), к работам (см. п. 3.8), к ресурсам (см. п. 3.4.1).
При создании документации в АСМК рекомендуется пользоваться шаблонами (корпоративным стандартом документов). Такие шаблоны содержат применяемые в документах предприятия шрифты для заголовков, текста, таблиц, схем, вид и конфигурацию верхнего и нижнего колонтитулов, включающих, в частности, дату записи документа в базу данных АСМК (выпуска документа). Целесообразно иметь шаблоны для различных типов документов, таких как документированные процедуры, Политика и Руководство по качеству, а также для должностных инструкций, положений и других документов. Особенно важно определить шаблоны для регистрации записей, требуемых ИСО 9001. Эти шаблоны применяются при оформлении отчетов по работам (см. п.3.16).
В приложении (на компакт диске) Вы найдете примеры возможных форм шаблонов для ведения записей. Ниже приводится перечень записей со ссылками на пункты ИСО 9001:
5.6.1 Результаты анализа СМК со стороны высшего руководства;
6.2.2 Данные об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала;
7.1 Свидетельства соответствия процессов и продукции установленным требованиям;
7.2.2 Анализ требований потребителя к продукции (анализ контракта);
7.3.2 Входные данные проектирования и разработки;
7.3.4 Анализ проекта и разработки;
7.3.5 Верификация проекта и разработки;
7.3.6 Валидация проекта и разработки;
7.3.7 Изменения проекта и разработки;
7.4.1 Результаты оценки поставщиков и их перечни;
7.5.2 Записи по утверждению процессов (при невозможности измерения их результатов);
7.5.3 Записи по идентификации и прослеживаемости продукции;
7.5.4 Регистрация состояния собственности потребителя;
7.6 Результаты калибровки и поверки контрольно-измерительного оборудования;
8.2.2 Результаты внутренних аудитов;
8.2.4 Свидетельства соответствия продукции критериям приемки;
8.3 Регистрация характера несоответствий продукции и последующих действий с ней;
8.5.2 Результаты предпринятых корректирующих действий;
8.5.3 Результаты предпринятых предупреждающих действий.
Подробнее о ведении записей рассказано в п. 5.2.
После того как документы занесены в базу данных, из АСМК автоматически как отчеты (см. п. 3.17.2), могут быть получены стандартные распечатки информации, например, перечень внутренних документов (рис. 4.6). Список окон АСМК и получаемых из них распечаток (отчетов) приведен в Приложении.
Рис. 4.6 Отчет «Перечень внутренних документов» (вызывается из окна «Компоненты»)