Часть 4. Использование программного обеспечения trim при разработке, документировании и внедрении автоматизированной системы менеджмента качества
В разделе 4 приводятся рекомендации по использованию программного обеспечения TRIM для разработки и внедрения АСМК в соответствии с требованиями стандарта ИСО. Нижеприведенный текст содержит ссылки на параграфы раздела 3, в которых излагается порядок создания, редактирования или удаления информации в базе данных TRIM.
Все пользователи АСМК имеют пароли и соответствующие права доступа. Порядок регистрации пользователей АСМК изложен в инструкции «TRIM-Q2M. Автоматизированная система менеджмента качества. Инструкции по установке», а также в [5]. При регистрации пользователя в АСМК указывается его должность и другая информация, по которой можно будет определить его действия в системе (например: ответственность за действия с документом). Все операции по созданию, редактированию и удалению элементов базы данных могут проводить только пользователи, имеющие соответствующие права. Такие пользователи должны быть определены на предприятии перед началом работы с АСМК.
Рис. 4а Окно «Разделы базы данных»
Рис. 4б Окно «Ресурсы»
После окончания изучения программного обеспечения с помощью разделов базы данных «Демо» необходимо удалить эти разделы из базы данных, а также записи о ресурсах, которые были ответственными за процессы и исполнителями работ в разделах «Демо». Для этого:
1. откройте экран «Разделы базы данных» (меню: Данные\Регистры\Разделы базы данных),
2. выберите в списке разделов базы данных разделы «Демо» и удалите их по очереди (рис. 4а),
3. откройте экран «Ресурсы» (меню: Данные\Регистры\Ресурсы),
4. удалите последовательно все ресурсы из ветви дерева «Ресурсы «Демо», начиная с низшего ресурса иерархии, так как программа не позволит удалить ресурс, имеющий подчинение (рис. 4б).
Оставшиеся ресурсы (должности) ветви дерева «Организация» предназначены для использования в реальной базе данных.
В разделах реальной базы данных для простоты ответственным за все процессы и работы назначен Директор по качеству (пользователь ПР).
4.1.Последовательность разработки базы данных асмк
Для создания АСМК перед началом заполнения реальной базы данных (или редактирования элементов стандартной базы данных, поставляемой НПП «СпецТек») АСМК предприятию необходимо иметь:
Перечень процессов.
Перечень подразделений.
Перечень документов СМК.
Перечень работ проводимых в СМК.
Перечень исполнителей, работающих в СМК.
Принципы кодировки (идентификации) процессов, документов, подразделений, работ.
Файлы документов СМК (файлы документов могут создаваться и по мере освоения и внедрения АСМК).
Дерево компонент АСМК (см. п. 2.1) будет содержать наименования процессов, подразделений, документов и названия работ. Для того, чтобы разделить в базе данных перечисленные компоненты и работы используются коды, которые являются соответствующими идентификаторами процессов, подразделений, документов и работ. Для идентификации компонент принят буквенно-цифровой код, две первые буквы которого определяют принадлежность компоненты к процессам, подразделениям или документам, а последующие цифры определяют иерархическую последовательность. Работы могут кодироваться в соответствии с классами работ (см. п. 3.4.2).
Ниже приводятся рекомендации НПП «СпецТек» по схеме кодировки.
Для процессов – ПР.ХХХ. Например: ПР.5.3 – код процесса «Планирование», ПР.7.4 – код процесса «Закупки»
Для документов – ДК.ХХХ Например: ДК.101 – код документа «Политика в области качества», ДК.301 – код документированной процедуры «Управление документами»
Для подразделений – ПД.ХХХ. Например: ПД.001 – код подразделения «Администрация», ПД.005 – код подразделения «Отдел сбыта»
Для работ – ХХХХ. Например: 6.2.05 – код работы «Проводить аттестацию работников», 8.2.2.02 – код работы «Проводить внутренний аудит»
Примечание: Х – означает любую цифру или букву, в зависимости от принятой на предприятии системы идентификации.
Начинать ввод данных в базу данных (см. п. 3.3) рекомендуется в следующей последовательности:
Выберите раздел базы данных «Система Менеджмента Качества» или «Система Экологического Менеджмента» (см. рис. 3.4). Все последующие действия осуществляйте, заглядывая (при необходимости посмотреть пример) в соответствующие разделы данной инструкции.
Регистр «Ресурсы» – используя ветвь ресурсов «Организация» и удаляя или изменяя названия находящихся в дереве должностей, внесите в этот регистр реальные данные о тех должностных лицах, которые фактически отвечают за процессы вашей организации, подразделения и документы и являются исполнителями работ в СМК. Таким образом, Вы сформируете дерево ресурсов (см. п. 3.4.1).
Регистр «Классы работ» – сформируйте классификатор работ, который поможет в дальнейшем быстро находить нужную работу в плане-графике (см. п. 3.4.2).
Регистр «События» – начните составлять список событий, влекущих за собой необходимость выполнения и соответственно автоматического планирования работ (см. п. 3.4.3).
Регистр «Разделы стандарта» – заполните этот регистр пунктами стандарта ИСО, на которые будете ссылаться при регистрации несоответствий, процессов и работ, требуемых пунктами стандарта (см. п. 3.4.4).
Регистр «Причины несоответствий» – начните составлять список типовых факторов, которые, по Вашему мнению, Вы, наверняка, будете указывать причинами несоответствий при их анализе (см. п. 3.4.5). Позже, по мере обнаружения несоответствий, Вы сможете пополнить этот список.
Регистр «Типы компонент» – состоит из трех типов, это процессы, подразделения и документы (см. п. 3.4.6).
Справочник «Графическая информация» – при желании использовать схемы или рисунки, выполненные в графических редакторах для дополнительного описания компонент, запишите их в базу данных (см. п. 3.5)
Подсистема «Документооборот» – разработанные в электронном виде документы (документированные процедуры, методики, инструкции и т.п.), заносятся сначала в папки модуля «Документооборот», а затем подсоединяются к компонентам, работам, ресурсам, исходя из необходимости доступа к ним пользователей АСМК из различных мест базы данных (см. п. 3.6 и 3.7). Запись документов в систему документооборота производите по мере их разработки.
«Работы» – используйте предопределенный список работ СМК, рекомендуемый НПП «СпецТек» или отредактируйте его. Если необходимо, присоедините к работе документ, регламентирующий ее проведение, из подсистемы документооборота (см. п. 3.8).
«Компоненты» – создайте дерево процессов, дерево подразделений, дерево наименований документов. Заполните поля и введите данные на закладках окна «Свойства компоненты» (см. п. 3.9), используя уже введенные данные других регистров.
Подсоедините к каждой компоненте относящиеся к ней документы из подсистемы документооборота. Определите параметры для компонент – процессов. Создайте связи компонент с работами, которые выполняются с этими компонентами. Укажите ответственных должностных лиц из регистра ресурсов, периодичность работ и введите стартовые даты начала работ в АСМК (см. п. 3.10).
В результате Вы получите подготовленную базу данных АСМК и отражающее ее дерево компонент, которое будет выглядеть, например, так, как изображено на рис. 4.1.
Рис. 4.1 Окно «Компоненты». Дерево компонент АСМК