3.16.Отчеты о выполненных работах

3.16.1.Составление отчета из окна «Планирование работ»

Открыть план-график, нажав кнопку «План-график».

Для удобства поиска отметки о работе, о выполнении которой нужно отчитаться, можно создать фильтр кнопкой «Создать фильтр» (рис. 3.61). В соответствующие поля (поле) фильтра ввести код или ключевые слова наименования работы или компоненты. Например, для поиска работы по проведению внутреннего аудита в поле фильтра введите %аудит% и нажмите кнопку «Применить фильтр».

Рис. 3.61 Окно «Планирование работ». Применение фильтра

Выделите курсором нужную работу, появится всплывающая подсказка о ней (рис. 3.62).

Рис. 3.62 Окно «Планирование работ». Выбор работы для отчета

Нажать кнопку «Создать отчет по работе» (можно вызвать меню правой клавишей мыши и выбрать из появившегося списка «Отчет по работе»).

Начинает работать «мастер отчетов», т.е. открывается окно «Отчет». Заполнить поля в экранных формах окна «Отчет. Основные данные» - фактические даты выполнения, краткая информация о работе в поле «Краткий отчет о работе» (рис. 3.63).

Рис. 3.63 Окно «Отчет». Основные данные

Нажать кнопку «Шаг вперед» и заполнить следующие экранные формы «мастера отчетов» (предопределение открывающихся форм в окне «Отчет» см. в [5]).

«Параметры» – ввести значения каждого параметра, измеренного при совершении работы. Это делается или в соответствии с журналом параметров, нажав соответствующую кнопку, или из журнала параметров «выбор значений параметров» – «Добавить» (рис. 3.64).

Рис. 3.64 Окно «Отчет». Параметры

«Ресурсы» (рис. 3.65) – дополнительно привлеченные людские ресурсы (реально использованные дополнительные ресурсы, помимо исполнителя).

Рис. 3.65 Окно «Отчет». Отчет по ресурсам

«Документооборот» (рис. 3.66) – выбрать шаблон формы отчета из списка, создать на его основе новый бланк, заполнить бланк и сохранить. Если шаблон не подключен к окну, используя кнопку «Добавить шаблон», при необходимости, можно подключить к окну нужный шаблон или документ.

Рис. 3.66 Окно «Отчет». Документооборот

Завершить отчет, нажав кнопку «Готово». При этом на плане графике отметка о работе примет серый цвет (статус «выполнено»).

3.16.2.Составление отчета о выполнении корректирующих и предупреждающих действий

Составление отчета об устранении несоответствия (отчет о выполнении запланированного корректирующего действия) производится аналогично составлению отчета о запланированной работе из плана-графика (см. 3.16.1). Напомним, что отметки о запланированных корректирующих действиях на плане-графике имеют желтый цвет.

Отчет о выполнении корректирующего действия может быть внесен также и из окна «Свойства протокола о несоответствии» (см. п. 3.15.2):

• из меню «Журналы» выбрать «Журнал протоколов несоответствий»;

• в списке несоответствий выбрать тот протокол о несоответствии, об устранении которого нужно отчитаться (корректирующее действие разработано и запланировано), и нажать кнопку «Свойства протокола о несоответствии»;

• нажать кнопку «Создать отчет о работе» и отчитаться о проведенных мероприятиях, обязательно заполняя поле «Краткий отчет о работе» первой экранной формы окна «Отчет. Основные данные» (рис. 3.63);

• внести необходимые данные в других экранных формах «мастера отчетов»;

• завершить отчет, нажав кнопку «Готово» (отметка о работе станет серой).