Бизнес-планирование и бизнес-проектирование в организации

Основу процесса планирования составляют планы. Многообразие целей организации приводит к необходимости разработки системы планов.

Классификация всей совокупности планов организации производится по двум главным критериям: 1) по длительности планового периода; 2) по уровням организационного планирования, учитывающим структуру организации.

В соответствии с первым критерием планы подразделяются на стратегические, подчиненные разработке курса развития организации на длительный период времени; тактические, содержащие планы действий и методы реализации стратегии организации на среднесрочный период времени; оперативные, связанные с повседневным выполнением задач и оптимизацией использования привлекаемых организацией ресурсов.

По второму критерию различают планы, составляемые для организации в целом; для бизнес-единиц организации (самостоятельных производственных подразделений); функциональных подсистем.

Особенно велика и значима роль стратегических планов. Именно они лежат в основе, составляют базу для разработки всех других планов. Стратегический план, часто называемый генеральным планом организации, как правило, составляется на долговременную перспективу и включает в себя видение и миссию организации, общие цели, определяющие место данной организации в будущем, выбранные стратегии действий.

План развития организации оформляется в виде бизнес-плана. Он включает в себя комплекс взаимосвязанных мероприятий, необходимых для создания новых сфер деятельности, определяет пути выхода на новые позиции.

При разработке стратегического плана первым этапом работы является анализ внутренней и внешней деловой среды организации. В ходе такого анализа осуществляется мониторинг среды (отслеживание текущей и вновь появляющейся информации), а также сканирование среды, то есть поиск уже сформированной информации, существующей в ретроспективе.

Отслеживание информации происходит в рамках трех основных систем получения информации:

• иррегулярные системы – распространены при исследовании особых ситуаций, например, кризисных;

• регулярные (периодические) системы - для них характерны периодический, чаще всего ежегодный обзор событий. Результаты периодических исследований используются менеджерами при принятии рабочих решений;

системы непрерывного обзора информации – постоянное отслеживание наиболее значимых элементов деловой среды организации.

Сбором нужной информации обычно занимается служба планирования, после чего проводится оценка информации. Итоги оценки используются в качестве основы для стратегического анализа и определения возможных вариантов стратегии. Цель подобной оценки состоит в выявлении отрицательных и положительных воздействий среды на будущую деятельность компании.

После анализа внутренней и внешней среды организация определяет основные ориентиры своей деятельности. Вся совокупность ориентиров деятельности компании делится на три основных типа: идеалы – то, чего организация не рассчитывает достигнуть в обозримом будущем, но стремится к этому; цели – наиболее общие ориентиры деятельности организации в плановом периоде, достижение которых предполагается в полном объеме; задачи – конкретные, часто количественно измеряемые ориентиры, описания работ и функций, определяющих форму и время выполнения задания.

Базисом, точкой опоры для всех плановых разработок, для определения целей и задач организации является видение и миссия организации. Эти понятия были рассмотрены нами ранее.

Развитие идей планирования в современных условиях выражается в бизнес-планировании. Бизнес-планирование и соответственно стратегическое управление предполагает ориентацию деятельности организации исходя из оценки параметров внешней среды. Процесс бизнес-планирования от возникновения экономического замысла до получения и распределения прибыли между его участниками представлен на рис.

Особой формой планирования в современной организации является бизнес-проект. По сути реализация проекта всегда связана с изменением некоторой системы и является целенаправленным ее переводом из существующего в некоторое желаемое состояние, описываемое в терминах целей проекта. Бизнес-проект – это ограниченное по времени, целенаправленное изменение системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией по его разработке и реализации. В отличие от обычного плана бизнес-проект ориентируется на определенный аспект жизнедеятельности и развития организации. В нем реализуется совокупность идей и замыслов предпринимательского характера. Они имеют установленную стоимость, график выполнения, включают технические и финансовые параметры, то есть отличаются высоким уровнем конкретной проработки. В российских организациях разработка бизнес-проектов связана главным образом с созданием и продвижением на рынок новых продуктов и услуг. Бизнес-проект (в отличие от серийного производство) предполагает единственность неповторимость и имеет явные признаки новизны.

Идея нового продукта или услуги, которые фирмы будет производить, является отправной точкой в бизнесе. Существует несколько источников бизнес-идей: изучение потребностей (на основе отзывов потребителей); продукция, выпускаемая конкурентами; проводимые научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки; мнения работников отделов сбыта и торговых представителей.

Многообразие бизнес-проектов чрезвычайно велико, Они различаются сферой приложения, составом предметной области, масштабом, длительностью, составом участников, степенью сложности, влиянием результатов и т.п. Чаще всего выделяют следующие классификационные признаки бизнес-проектов:

• тип проекта – по основным сферам деятельности, в которых осуществляется проект (технический, организационный, экономический, социальный, смешанный);

• класс проекта – по составу и структуре проекта и его предметной области (монопроект, мультипроект, мегапроект);

• масштаб проекта – по размерам самого проекта, количеству участников и степени влияния на окружающий мир (мелкие, средние, крупные и очень крупные);

• длительность проекта – продолжительность осуществления проекта (краткосрочный, среднесрочный, долгосрочный);

• сложность проекта – степень финансовой, технической и другой сложности (проект сложные, очень сложные);

• вид проекта – по характеру предметной области проекта (инновационные, организационные, научно-исследовательские, учебно-образовательные, смешанные и другие).

Большинство проектов носит инвестиционный (затратный) характер.

Величина инвестиций зависит, прежде всего, от масштаба, длительности и сложности проекта.

Основой разработки проекта, центральным понятием, связанным с проектом является его цель, рассматриваемая как желаемый результат деятельности, достижимый в пределах некоторого временного интервала. Постановка цели проекта является отправной точкой для поиска и оценки альтернативных способом достижения поставленной цели. Описание цели проекта включает результаты проекта и экономический эффект от его реализации; протекание проекта с указанием сроков осуществления, используемых средств и предполагаемых расходов.

На стадии разработки определяются участники бизнес-проекта, состав которых, роли, распределение функций и ответственности зависят от типа, вида, масштаба и сложности проекта, а также от фазы жизненного цикла проекта. Основными участниками проекта является инициатор, заказчик, инвесторы, руководитель и команда проекта.

Инициатор – это стороны, являющаяся автором главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. Заказчик – это главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его результатов, будущий владелец и пользователь результатов проекта. Инвесторы – это сторона, инвестирующая в проект. Цель инвесторов – максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта. Инвесторы являются полноправными партнерами проекта и владельцами всего имущества, которое приобретается за счет их инвестиций. Руководитель проекта – это лицо, которому заказчик и инвестор делегирует полномочия по руководству работами по осуществлению проекта: планированию, контролю и координации работ всех участников проекта. Наконец, команда – это организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период его осуществления. Помимо основных участников проекта в его осуществление могут быть вовлечены различные консалтинговые, инжиниринговые, юридические и другие организации.

Развитие любого проекта от первоначальной идеи до ее реализации представляет собой цикл, включающий три отдельны фазы: прединвестиционную, инвестиционную и оперативную.

Основной составляющей бизнес-проекта является бизнес-план, представляющий собой итоговый, максимально компактный документ, позволяющий менеджерам не только принять обоснованное решение, но и указать, что и когда нужно сделать, чтобы оправдать ожидания относительно эффективности бизнес-проекта. Бизнес-план является основным документом для инвесторов и основным инструментом для исполнителей.

Для организаций бизнес-план выполняет различную роль. Организации, работающие в стабильной ситуации и выпускающие продукцию для достаточно устойчивого рынка, разрабатывают бизнес-план, направленный на совершенствование производства и поиск путей снижения издержек. Венчурные фирмы, выпускающие продукцию в условиях повышенного риска, работают над бизнес-планом освоения новых видов продукции, перехода на новые технологии и т.п.

Бизнес-план представляет собой продукт внутренней управленческой деятельности, хотя его потребителями являются чаще всего внешние контрагенты: инвесторы, кредиторы, деловые партнеры.

Выделяют несколько разновидностей бизнес-планов, наиболее часто из которых встречаются:

• бизнес-план коммерческой идеи или инвестиционного проекта;

• бизнес-план компании (изложение перспектив развития на предстоящий плановый период);

• бизнес-план структурного подразделения (для обоснования объемов и степени приоритетности централизованно выделяемых ресурсов);

• бизнес-план как заявка на кредит или на грант;

• бизнес-план развития региона.

Как правило, организация имеет два вида бизнес-планов. Первый – это официальный, достаточно объемный документ, включающий изложение прошлого, настоящего и будущего рассматриваемого проекта. Он предназначен для потенциальных партнеров, инвесторов, менеджеров и акционеров, чтобы они могли представить общую цель бизнеса. Обычно такой план содержит три варианта расчетов: оптимистический, пессимистический и реальный. Второй – это повседневный рабочий документ (рабочий бизнес-план) для первого лица организации, команды разработчиков плана и консультантов. В нем сосредоточен рабочий информационный материал. Это вид бизнес-плана позволяет глубже понять важность официального бизнес-плана; составить программу действий задолго до того, как реально начнется новое дело; детально рассмотреть возможные варианты решения возникающих проблем, и таким образом быть готовым преодолеть их в будущем; заранее распознать и оценить два основных вида риска в бизнесе: внутренний (над которым в целом имеется контроль) и внешний (то есть то, что сама организация не в состоянии изменить).

Существует определенная последовательность разработки бизнес-плана. На подготовительном этапе происходит сбор и анализ информации о продукции (услуге), ее детальное описание, информация собирается также и по рынку сбыта данной продукции. На следующем этапе проводится анализ состояния и возможностей организации, определение потребности и путей обеспечения площадями, оборудованием, кадрами и другими необходимыми ресурсами, то есть составляется производственный план. Далее осуществляется расчет требуемого капитала, определяются источники финансирования и делается расчет экономической эффективности проекта. На заключительном этапе разрабатываются организационные структуры, правовое обеспечение и график реализации проекта. Одновременно решаются вопросы рисков и обеспечения гарантий, подбор необходимых материалов и составление инструкций. В конце оформляется сам бизнес-план в виде документа. В каждом бизнес-плане выделяются следующие основные элементы: титульный лист, вводная часть (резюме проекта), аналитический раздел, содержательный раздел (в нем излагается сущность проекта), разделы внутрифирменного планирования.