12.2. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Расчеты с дебиторами и кредиторами у организации возникают по разным причинам: по претензиям к поставщикам и подрядчикам; по страхованию имущества и персонала; по возмещению материального ущерба; по предоставленным работникам организации займам и др.

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами учитываются на основе самых разнообразных документов: исполнительных листов, актов, справок, расчетов и т.п.

Для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами используются счета: 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, 75 “Расчеты с учредителями”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, 79 “Внутрихозяйственные расчеты”. Порядок записей на указанных счетах рассмотрен ниже.

Учет расчетов с подотчетными лицами (правка январь 2015)

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации. При отсутствии у организации своей кассы разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”:

Д

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

К

Увеличение задолженности подотчетных лиц	Коррес-пондирую-щий счет	Уменьшение задолженности подотчетных лиц	Коррес-пондирую-щий счет
Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на начало периода	–	Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на начало периода	–
Выданы денежные средства на хозяйственные нужды, командировочные расходы, в возмещение перерасходов подотчетных сумм	50-1	Использованы подотчетные суммы: на приобретение материальных ценностей	07, 08, 10, 41
Перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица	51, 52	на производственные цели	20, 25, 26, 28, 44
Выданы денежные документы под отчет	50-3	на отгрузку и продажу готовой продукции	44
Положительная курсовая разница по подотчетным суммам	91	НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и услугам в установленных законом случаях	19
		Возврат неиспользованных подотчетных сумм:
		в кассу	50-1
		удержанием из заработной платы (списывается на счет недостач)	94
		Отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам	91
Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на конец периода	–	Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на конец периода	–

Порядок направления работников организации в командировку установлен постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749, которое начало действовать с 25 октября 2008 г.

Согласно данному постановлению срок командировки не ограничивается.

Основанием для учета затрат на командировки является командировочное удостоверение, которое оформляется по командировкам внутри страны и по командировкам в страны СНГ, при въезде в которые в паспортах командированных лиц не делается отметка в соответствии с межправительственными соглашениями. По командировкам в другие страны (кроме СНГ) командировочное удостоверение не выписывается. Не выписываются командировочные удостоверения, если работник уезжает в командировку и возвращается в течение одного дня (до 1 января 2015 г.).

Согласно постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 №1595, начиная с 2015 г. работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Таким образом с 2015 г. отменяется оформление командировочных удостоверений и служебных заданий. В этом случае фактический срок пребывания работника в месте командирования теперь определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяю­щим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководи­телями организаций.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в преде­лах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно.

В бухгалтерском учете ко­мандировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.

Нормы суточных по командировкам организации устанавливают самостоятельно и утверждают их в трудовых и (или) коллективных договорах или в положениях по командировкам, разработанных в организации. Суточные, выданные сверх норм, установленных организацией в трудовых или коллективных договорах, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Затраты на проезд учитываются в налоговом учете в сумме фактических расходов. НДС по затратам на проезд включается в состав налоговых вычетов либо при наличии счета-фактуры по приобретенным билетам, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; либо в случае его выделения в проездном билете. Если в проездных билетах НДС не выделяется, то включаться в состав налоговых вычетов он не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в затратах на производство. Согласно постановлению Правительства № 749, затраты на такси в случае их обоснованности также учитываются и в бухгалтерском и в налоговом учете.

Затраты на проезд, возмещаемые командированным работникам, не облагаются НДФЛ.

Затраты на проживание учитываются в налоговом учете в сумме фактических расходов. НДС по затратам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: либо при наличии счета-фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; либо при наличии квитанции гостиницы (бланк строгой отчетности, разработанный и утвержденный в соответствии с постановлением Правительства от 6 мая 2008 г. № 359), в которой выделена сумма НДС.

Затраты на проживание в командировках внутри России не облагаются НДФЛ; при отсутствии подтверждающих документов на проживание не облагаются НДФЛ возмещаемые затраты в размере 700 руб. в сутки.

Затраты на командировки, возмещаемые работникам, не облагаются страховыми взносами на пенсионное, социальное и медицинское страхование, так как они являются компенсационными выплатами.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (до 2015 г.) и авансовый отчет об израсходованных суммах (унифицированная форма АО-1) с приложением оправдательных документов, вернуть неиз­расходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Начиная с 2015 г. с работника снимается обязанность по возвращении из командировки представлять работодателю в течение 3 рабочих дней отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.

Например, инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные расходы 5000 руб., срок командировки – 3 дня.

Иванов И.И. представил кассовый чек и квитанцию на бланке строгой отчетности установленной формы за проживание в гостинице (двое суток) на сумму 2596 руб. с выделенным НДС в сумме 396 рублей; железнодорожные билеты (туда и обратно) с выделенной в билете суммой НДС — 1888 руб. , в том числе НДС – 288 руб.; распоряжение руководителя организации о размере суточных – 300 рублей в сутки.

В авансовом отчете Иванова И.И. отражено:

• проживание в гостинице (двое суток) — 2596 руб.;

• проезд — 1888 руб.;

• суточные за 3 дня — 900 руб.

Делаем расчет по авансовому отчету:

• расходы по проезду – 1600 руб. (1888 – 288);

• НДС по проезду — 288 руб.;

• расходы по проживанию в гостинице — 2200 руб. (2596 – 396);

• НДС по проживанию в гостинице – 396 руб.;

• суточные для расчета налога на прибыль – в пределах норм, установленных организацией – 900 руб.

Отражаем перечисленные операции на счетах.

1. Выдано Иванову И.И. под отчет: Д сч. 71, К сч. 50 —5000 руб.

2. Расходы по авансовому отчету:

Д сч. 26 — 4 700 руб. (1600 + 2200 +900)

Д сч. 19 – 684 руб. (396 + 288)

К сч. 71 — 5384 руб.

3. Списан НДС по авансовому отчету:

Д сч. 68 НДС, К сч. 19 — 684 руб.

4. Организация не начисляет НДФЛ с суммы суточных, так как они не превышают норму (700 руб. в сутки).

Перерасход Иванова И.И. в сумме 384 руб. выдается ему из кассы:

Д сч. 71, К сч. 50 – 384 руб.