1.4. Система и принципы ведения бухгалтерского учета

В соответствии с законом “О бухгалтерском учете” в Российской Федерации применяется классическая система ведения бухгалтерского учета, принятая во всем мире. Основными приемами и способами ведения учета в данной системе являются следующие:

• документирование;

• оценка;

• счета бухгалтерского учета и двойная запись;

• инвентаризация;

• баланс и отчетность.

Описание приемов и способов ведения бухгалтерского учета приведено ниже.

При выборе способов ведения бухгалтерского учета (формировании учетной политики) необходимо руководствоваться следующими основными допущениями и требованиями (принципами).

При формировании учетной политики, согласно ПБУ 1/2008, предполагается ряд допущений:

1. имущественной обособленности организации, т.е. имущество и обязательства организации существуют обособленно от имущества и обязательств собственников;

2. непрерывности деятельности организации, т.е. она будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у нее нет намерений и необходимости ликвидации или существенного сокращения деятельности;

3. последовательности применения учетной политики, т.е. выбранная организацией учетная политика применяется последовательно от одного учетного года к другому;

4. временной определенности фактов хозяйственной деятельности, т.е. факты хозяйственной деятельности относятся к тому отчетному периоду (и следовательно, отражаются в бухгалтерском учете), в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами.

К формированию учетной политики предъявляются следующие требования:

1. полноты, т.е. учетная политика должна обеспечивать полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности;

2. своевременности, т.е. факты хозяйственной жизни должны отражаться в бухгалтерском учете своевременно;

3. осмотрительности, т.е. учетная политика должна обеспечивать большую готовность к учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская создания скрытых резервов);

4. приоритета содержания перед формой, т.е. учетная политика должна обеспечивать отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, исходя не только из их правовой формы, но и из экономического их содержания и условий хозяйствования;

5. непротиворечивости, т.е. учетная политика должна обеспечивать тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета;

6. рациональности, т.е. учетная политика должна обеспечивать рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйствования и величины организации.

Порядок формирования учетной политики приведен в п. 1.5.

Документирование хозяйственных операций. Регистры бухгалтерского учета

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте.

Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным  непосредственно после ее окончания. Все первичные документы можно разделить на следующие группы: организационно–распорядительные; оправдательные; бухгалтерского оформления.

К организационно–распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт совершения операции, и соответственно информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры. Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.п.

Первичные документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером: различные расчеты, справки. Информация данных документов также заносится в учетные регистры.

Первичные документы принимаются к учету, если они оформляются на бланках унифицированных (типовых) форм или в специально разрабатываемых формах.

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; дату; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностей лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).

В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений: ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускается никаких исправлений.

Все первичные документы, учетные регистры и отчетность должны составляться на русском языке. В организациях с иностранными инвестициями они могут составляться и на иностранном языке (по требованию иностранного инвестора), но должны иметь построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

- арифметически (подсчет сумм);

- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

После приемки первичного документа информация с него переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторного использования. Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.

Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки “Получено” или “Оплачено” с указанием даты.

Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве организации определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением (главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы – 5 лет, лицевые счета работников организации – 75 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Для целей налогообложения первичные документы должны храниться в течение четырех календарных лет, предшествующих отчетному году.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у организации может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством. Изыматься могут все документы, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Изъятие документов производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица органа, который производит изъятие. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации. Должностным лицом изымающего органа при изъятии составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить подписью и печатью) и снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости приглашаются представители следственных органов, МЧС, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.

Порядок оформления хозяйственных операций первичными документами следующий.

На выполнение хозяйственной операции должно быть получено разрешение соответствующей, имеющей на это право управляющей инстанции, т.е. составлен разрешительный документ. Например, для совершения операций по отгрузке продукции покупателям, необходимо иметь договор на поставку, подписанный руководителями продавца и покупателя; для выдачи денег из кассы организации  разрешение руководителя организации и главного бухгалтера; для расчета отпускных  приказ руководителя организации об отпуске работника; при отпуске материала со склада  разрешение начальника отдела снабжения и т.п.

При совершении разрешенной хозяйственной операции составляется оправдательный первичный документ. Форма оправдательного первичного документа зависит от вида хозяйственной операции. При оформлении первичного документа можно пользоваться унифицированными формами первичной учетной документации, разработанными Госкомстатом (табл. 1.3).

Таблица 1.3