3. Учет денежных средств и денежных операций (правка январь 2015)

3.1. Учет кассовых операций Понятие кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций регламентируется соответствующим положением, утвержденным Центральным банком Российской Федерации от 11 марта 2014 г № 3210-У ( с 1 июня 2014 г.).

Данное положение распространяется на:

- юридических лиц, в том числе перешедших на упрощенную систему налогообложения;

- индивидуальных предпринимателей.

Каждая организация для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должна иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Руководитель организации несет ответственность за создание таких условий.

Выполняет кассовые операции кассир, который при принятии на работу должен быть под расписку ознакомлен с правилами ведения кассовых операций, и с ним заключается договор о материальной ответственности. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов).

Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя организации. Договор о материальной ответственности заключается и с заменяющим кассира работником.

При небольшом объеме движения наличных денег в кассе обязанности кассира возлагаются на одного из работников организации в порядке совмещения. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

В соответствии с правилами все организации, независимо от формы собственности, должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные в кассу из банка, расходуются только на те цели, на которые они получены (на выдачу заработной платы, на операционные или хозяйственные нужды, на командировочные расходы).

Организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного самой организацией.

Лимит остатка денежных средств в кассе может определяться двумя способами (вариант расчета организация выбирает сама):

- исходя из объемов поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

- исходя из объемов выдач наличных денег.

Организация выбирает тот порядок расчета, который ей выгоднее.

При наличии поступлений наличных денег лимит остатка наличных денег (Л) рассчитывается по формуле:

где ОП - объем поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги) с учетом обособленных подразделений за расчетный период в рублях;

РП - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

При определении РП могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя;

Т - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня Т равен трем рабочим дням.

Лимит остатка наличных денег может также рассчитываться по формуле:

где ОВ - объем выдач наличных денег с учетом обособленных подразделений, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

РП - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях.

При определении РП могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя;

Т - период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях.

Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимиг кассы.

Лимит кассы для обособленных подразделений, сдающих деньги на счет в банке, необходимо также определять. Расчет производится по тем же правилам, что и для организаций. Формулу для расчета обособленные подразделения могут выбрать любую.

Если обособленное подразделение сдает наличные деньги в кассу юридического лица, то общий лимит кассы юридического лица устанавливается с учетом лимита остатка наличных средств, установленных этим подразделениям. Обособленному подразделению в этом случае юрлицом напрвляется распорядительный документ об установленном для него лимите.

Если обособленное подразделение превысит сумму установленного для него лимита, даже если лимит организации в целом не будет превышен, то организация может быть привлечена к ответственности за превышение лимита в подразделении.

Если лимит не будет установлен, то любая сумма денег в кассе будет считаться превышением лимита.

Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выплаты заработной платы на срок не свыше пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке, выдачи стипендий, выплат социального характера, в выходные и праздничные дни в случае ведения юрлицом в эти дни кассовых операций.

Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк. При этом организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица согласно указаниям ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:

- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;

- выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;

- выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;

- оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

- выдачи наличных денег работникам под отчет;

- возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

- выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ "О национальной платежной системе".

Перечень выплат, на которые можно тратить наличную выручку, полученную за товары, работы, услуги, является закрытым. Выдача наличных на любые другие цели (например, выдача займа работникам) должна производиться только из денежных средств, непосредственно полученных из банка.

В соответствии с законодательством РФ расчеты через кассу между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями ограничиваются установленным лимитом. Так, с 21 ноября 2001 г. ЦБ РФ установил лимит расчетов наличными в сумме 60 тыс. руб. по одной сделке.

Понятие сделки дано в статье 153 ГК РФ. Под одним из видов сделок понимается договор, заключенный между организациями. Таким образом, начиная с 21 ноября 2001 года по одному договору можно было рассчитываться наличными деньгами в пределах 60 000 рублей. С 22 июня 2007 г. по одному договору лимит расчетов наличными был установлен в размере 100 тыс. руб.

До 22 июня 2007 г. лимит расчетов распространялся только на расчеты между организациями, после этой даты лимит расчетов наличными распространяется на расчеты между:

- организациями;

- организациями и индивидуальными предпринимателями;

- индивидуальными предпринимателями.

Расчеты свыше установленного лимита должны проводиться только в безналичном порядке (через расчетный счет).

Если организация осуществляет продажу продукции, товаров за наличный расчет или с применением платежных карт, то она использует контрольно-кассовую технику (ККТ) и ведет учет поступающей выручки за каждый день в специальной книге кассира-операциониста.

При несоблюдении условий работы с денежной наличностью, нарушении порядка ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовой техники налоговые органы применяют к организациям меры финансовой ответственности в виде штрафов.

За осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, налагается административный штраф:

- на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;

- на юридических лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники, применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и применения, а равно отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), влечет наложение административного штрафа:

- на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей;

- на должностных лиц - от трех тысяч до четырех тысяч рублей;

- на юридических лиц - от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей.