13.3. Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте (правка январь 2015)

Командированному за рубеж возмещаются следующие расходы:

• по проезду, в том числе по проезду на вокзал (аэропорт, пристань), а также с вокзала (из аэропорта, с пристани); расходы на наем такси из страны в страну или из пункта прибытия к пункту назначения; аэродромные, страховые и комиссионные сборы;

• по провозу багажа;

• на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;

• комиссионные по обмену денежных чеков в банке на иностранную валюту;

• проживание;

• суточные.

Организации вправе без ограничений и специальных разрешений ЦБ РФ покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации для командировочных расходов.

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета по курсу ЦБ РФ на день совершения операции.

Юридические лица вправе покупать безналичную иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников указанных юридических лиц в иностранные государства, с зачислением куп­ленной иностранной валюты на их текущие валютные счета в уполномоченных банках.

Получение иностранной валюты с текущего валютного счета для оплаты командировоч­ных расходов может осуществляться юридическими лицами — резидентами на основании представляемых соответствующими юридическими лицами — резидентами в уполномоченные банки заявлений, в которых указываются номера и даты приказов по орга­низации о командировании их работников за границу.

Работник организации, командируемый в иностранные государства, получает валюту из кассы организации под отчет или непосредственно в банке.

При возвращении из командировки работник организации сдает авансовый отчет с при­ложением оправдательных документов.

Остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в ва­люте или в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в валюте или в рублях, полученных путем пересчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

При учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм — по курсу валюты на дату утверждения отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы":

• положительная – Д сч. 71, К сч. 91-1;

• отрицательная – Д сч. 91-2, К сч. 71.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории РФ.

Для целей исчисления налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. № 93 по заграничным командировкам были установлены нормы по суточным по каждой стране пребывания в долларах США. С 1 января 2009 г. данные нормы отменены и организация устанавливает данные нормы самостоятельно, утвердив их в трудовых и (или) в коллективных договорах.

С 2008 г. установлен максимальный лимит суточных, с которого не надо удерживать НДФЛ при командировках за границу, – 2500 руб. в сутки. Также не облагается НДФЛ и расходы на проживание при командировках за границу при отсутствии подтверждающих документов – 2500 руб. в сутки.

Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в Российской Федерации, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из Российской Федерации, и за каждый день пребывания в командировке на иностранной территории — в ино­странной валюте.

При направлении работника в загранкомандировку в две страны и более за день переме­щения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).

Командировочное удостоверение командированному за рубеж не выписывается. Факт пребывания командированного лица в зарубежной командировке подтверждается отметками на границе в его загранпаспорте.

Пример (курсы валют являются условными).

1. Подотчетному лицу было выдано на командировку в Швецию 25 000 шведских крон по курсу ЦБ РФ на дату выдачи 4,5 руб. за шведскую крону и 7000 руб.

2. Подотчетное лицо представило авансовый отчет:

• авиабилеты в Стокгольм (туда и обратно, рейс выполняется Аэрофлотом)—6000 руб.;

• квитанция гостиницы за 30 дней— 10 500 шв. крон;

• суточные за 30 дней пребывания в Швеции (500 шв. крон в сутки — 500 шв. крон × 30 дней) — 15 000 шв. крон;

• суточные за день въезда в Российскую Федерацию – 700 руб.

Курс шведской кроны на дату утверждения авансового отчета составил 5 руб. за крону.

Расчет по авансовому отчету

Показатель	Итого
	в инвалюте	в рублях
Авиационные билеты Проживание в гостинице Суточные за дни пребывания в Швеции Суточные за день въезда в Российскую Федерацию Итого в валюте Итого в рублях	10 500 15 000 25 500	6 000 52 500 75 000 700 127 500 6 700

Отражаем операции на счетах:

1. Выдано под отчет:

Д-т сч. 71, К-т сч. 50 — 7000 руб.

Д-т сч. 71, К-т сч. 50 — 26 000 шв. крон / 117 000 руб. (26 000 × 4,5 руб. / шв. крону)

2. Расходы по авансовому отчету:

Д-т сч. 26 — 134 200 руб. (127 500 + 6 700)

К-т сч. 71 — 6 700 руб.

К-т сч. 71 – 25 500 шв. крон / 127 500 руб.

3. Возвращен подотчетным лицом:

• остаток аванса в рублях: Д-т сч. 50, К-т сч. 71— 300 руб.;

• остаток аванса в шведских кронах: Д-т сч. 50, К-т сч. 71 – 500 шв.крон / 2 500 руб.

4. Списана положительная курсовая разница по счету 71 (26 000 шв.крон × (5 – 4,5)) = 13 000 руб.):

Д-т сч. 71, К-т сч. 91-1 — 13 000 руб.

Организация может выдавать в подотчет на загранкомандировки не только наличную инвалюту, но и дорожные чеки.

Дорожные чеки - платежные документы в иностранной валюте. Они приобретаются за счет валютных средств, имеющихся на текущих валютных счетах, либо специально приобретенных валютных средств для оплаты командировочных расходов. Дорожные чеки приходуются в кассу и затем выдаются под роспись командируемому работнику.

Оприходование в кассу и выдача дорожных чеков под отчет отражаются в учете на субсчете 50-3 “Денежные документы” по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Возникающие курсовые разницы при переоценке дорожных чеков, находящихся в кассе, списываются на счет 91 “Прочие доходы и расходы”.

Командируемый работник после возвращения из командировки должен сдать авансовый отчет. При наличии перерасхода по авансу задолженность перед командируемым работником может погашаться либо инвалютой, либо путем выдачи эквивалента в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. При неполном использовании дорожных чеков сумма задолженности подотчетного лица погашается путем внесения в кассу наличной иностранной валюты или дорожных чеков.

После возвращения работника из загранкомандировки организация сдает неиспользованные инвалюту и дорожные чеки в банк.

Пример. Организацией были приобретены дорожные чеки на сумму 1 000 долл. США (курс ЦБ РФ - 30 руб. за 1 долл.) и выданы работнику организации в этот же день на командировку в США на 10 дней (цифры условные):

Д-т сч. 50-3 «Денежные документы» 1000 долл./ 30 000 руб.

К-т сч. 52 «Валютные счета» 1000 долл./ 30 000 руб.;

Д-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 1000 долл./ 30 000 руб.

К-т сч. 50-3 «Денежные документы» 1000 долл./ 30 000 руб.

После возвращения из командировки работник отчитался на сумму 1200 долл. США (курс ЦБ РФ на дату утверждения отчета - 31 руб. за 1 долл.):

Д-т сч. 26 ”Общехозяйственные расходы” 1200 долл./ 37 200 руб.

К-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 1200 долл./ 37 200 руб.

Перерасход возвращен работнику в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета (200долл.×31 руб.= 6200 руб.):

Д-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 6200 руб.

К-т сч. 50 ”Касса” 6200 руб.

Курсовая разница по счету 71 списывается на счет 91:

Д-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 1000 руб.

К-т сч. 91 “Прочие доходы и расходы” 1000 руб.