4. Типология и классификация документов

В п. 1.1 рассмотрена классификация документов по способу фиксации и представления информации. В основу их классификации могут быть положены и другие характеристики управленческих документов [35; с. 97—102].

По происхождению документов различают личные документы (личная переписка, мемуары, дневники), которые создают вне служебной или общественной деятельности человека, и официальные документы, создаваемые юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением этих документов в установленном порядке.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают входящие (поступившие в организацию), исходящие (созданные в организации и отправленные внешним адресатам) и внутренние (создаваемые и используемые внутри организации) документы.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые (содержат изложение одного вопроса) и сложные (включают несколько вопросов).

По ограничению доступа выделяют секретные документы, документы для служебного пользования (ДСП) и несекретные (простые). Работа с секретными документами осуществляется по особой технологии и требует специального разрешения.

По способу изложения текста индивидуальные документы отличаются от типовых и трафаретных. Создание индивидуальных документов связано с нестандартной управленческой ситуацией, поэтому содержание их текста оригинально.

Типовые документы используют для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций и составляют на основе образца (например, типовые инструкции, договоры, письма).

В трафаретных документах, например анкетах или справках, текст содержит заранее подготовленные стандартные фразы или их части и пропуски для заполнения переменной информацией.

Использование трафаретов и типовых документов сокращает время подготовки документов и повышает их качество.

По степени подлинности документы делят на подлинники (оригиналы), копии, дубликаты.

Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, называют подлинным (аутентичным) документом. Синоним подлинника — оригинал.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа, все его реквизиты и внешние признаки. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Копии могут воспроизводить весь документ или его часть (выписка). Все копии должны быть официально заверены.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая пометкой «Дубликат».

По срокам хранения документы делят на документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяют на управленческие, научные, технические, производственные и т.д.

ЛЕКЦИЯ 2

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

И ТРЕБОВАНИЯ К ЕЕ ОФОРМЛЕНИЮ

1.Норматиивно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов

2. Классификация, унификация и стандартизация в делопроизводстве

3.Требования к качеству управленческого документа

1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив), которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Ведущая научная организация в этой области — Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В течение многих лет одним из основных нормативных документов для делопроизводственных служб всех государственных органов власти и управления, ведомств, организаций и предприятий была «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), последняя редакция которой была утверждена в 1988 г.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, а также совершенствования работы аппарата управления ГСДОУ устанавливала единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основные положения ГСДОУ отражали и закрепляли традиционную для России модель делопроизводства. В связи с изменением нормативно-правовой базы ДОУ и совершенствованием технологий работы с документами некоторые нормы ГСДОУ в настоящее время уже устарели.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (в действующей редакции 2005 г.) — комплексный документ, содержащий основные правила документирования и работы с документами и, к сожалению, отражающий, в основном, традиционные технологии делопроизводства. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Как следует из названия, инструкция предназначена для федеральных органов власти, однако службы делопроизводства организаций и предприятий могут использовать ее положения при разработке своей индивидуальной инструкции по делопроизводству.

«Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 № 452, устанавливает, что основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти определяют регламент и инструкция по делопроизводству этого федерального органа. Типовой регламент закрепляет порядок подготовки и оформления таких документов федерального органа, как его решения, нормативные правовые акты в установленной сфере его деятельности, а также проекты актов, вносимых федеральным органом на рассмотрение в Правительство Российской Федерации. Кроме того, он определяет порядок рассмотрения отдельных видов обращений, в том числе организаций и граждан.

«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) регламентируют хранение документов в делопроизводстве (требования к номенклатурам дел, порядок формирования дел в делопроизводстве, проведения экспертизы ценности документов, выделения документов к уничтожению, подготовку дел к передаче в архив), а также содержат методику работы с документами в архиве организации (комплектование архива, обеспечение сохранности использования документов архива, порядок передачи документов на постоянное хранение и т.д.). Правила позволяют создавать архивы документов на электронных носителях и принимать электронные документы обычными архивами организаций, которые в этом случае обязаны обеспечить сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение.

Ни один правовой акт Российской Федерации напрямую не запрещает создание и хранение документов исключительно в электронной форме, тем более документов негосударственных организаций. Тем не менее отечественная нормативно-методическая база, особенно в области хранения документов в электронной форме, значительно отстает от практики использования электронных документов в делопроизводстве российских организаций и предприятий, а также от нормативных актов развитых стран в этой области. Кроме того, по мнению Н. А. Храмцовской, «наши архивы сейчас не готовы к приему документов на электронных носителях и к организации надежного и профессионального долговременного хранения таких материалов» [85].

В течение нескольких десятилетий отечественные специалисты службы ДОУ в государственных и негосударственных организациях разных видов деятельности для определения сроков хранения и при отборе на уничтожение управленческих документов использовали единый и обязательный для всех нормативный документ — «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (последняя редакция 2000 г.). К сожалению, его содержание в достаточной мере устарело: оно не отражает изменения законодательства, и в нем отсутствуют многие виды появившихся в последние годы документов.

Российская законодательная и нормативная база в этой части в настоящее время характеризуется запутанностью, неполнотой и изменчивостью [82].

В соответствии с законодательством об архивном деле сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных нужд и подведомственных им организаций.

Так, в Федеральном законе «Об акционерных обществах» указано, что акционерное общество хранит документы в течение сроков, установленных федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. А, например, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью ничего не сказано ни о сроках хранения документов, ни об органе, ответственном за их установление. Эти коммерческие организации никому не подведомственны, поэтому для них разработанные федеральными органами перечни не являются нормативными документами.

В федеральных законах прослеживается тенденция усложнения правил установления сроков хранения документов. Уже сейчас выявляются нормативные акты, устанавливающие для одинаковых документов разные сроки хранения.

Существующие требования к составу управленческой документации, правилам подготовки и оформления управленческих документов (в основном это касается организационно-распорядительных документов — ОРД) закреплены в разработках Госстандарта России.

По мнению документоведов, среди недостатков нормативно-методической базы в области ДОУ — ее ориентирование преимущественно на государственные (бюджетные) структуры и на организационно-распорядительные документы [70]. Например, бухгалтерские, статистические, банковские и другие документы юридически не подпадают под действие стандарта по оформлению ОРД, хотя, по сути, все документы должны оформляться (подписываться, датироваться, регистрироваться, издаваться на бланках) по принципиально единым правилам.

Уже два года специалисты Росархива и ВНИИДАД говорят о необходимости принятия федерального закона «О документационном обеспечении управления», который будет обязателен для исполнения всеми юридическими и физическими лицами. Методическим материалом для службы делопроизводства в коммерческих организациях могла бы стать «Типовая инструкция по документационному обеспечению управления в организациях».

В условиях неполноты, изменчивости, а порой и противоречивости правовой и методической базы в сфере работы с документной информацией можно рекомендовать руководителям и работникам отделов ДОУ коммерческих организаций при составлении внутренних нормативных актов по делопроизводству и хранению документов обращаться к специалистам — архивистам и документоведам.