- •Лекция 1 документ и системы документации
- •1. Развитие способов создания документов
- •2. Определения понятия «документ»
- •3. Функции документа
- •4. Типология и классификация документов
- •2. Классификация, унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •3. Требования к тексту управленческого документа
- •Лекция 3 формуляр-образец, состав и расположение реквизитов.
- •1. Понятие реквизита и бланков документов.
- •2. Оформление реквизитов, определяющих движение и отражающих обработку и исполнение документа
- •3. Оформление реквизитов, определяющих юридическую силу документов
- •1. Организационные документы
- •2. Распорядительные документы
- •3. Особенности работы с кадровыми документами
- •1. Организационные документы
- •2. Распорядительные документы
- •3. Особенности работы с кадровыми документами Классификация документов по личному составу, их учет и хранение
- •Прием на работу
- •Пример оформления резюме резюме
- •Личный листок по учету кадров
- •Трудовой договор
- •Приказы по личному составу
- •Трудовая книжка
- •Личная карточка
- •Перевод
- •Документирование поощрений
- •Оформление дисциплинарных взысканий
- •Оформление отпусков
- •Командирование
- •Увольнение
- •Личное дело
- •Лекция 5 организация документооборота.
- •1. Характеристики и принципы организации документооборота
- •2. Регистрация документов
- •3. Движение входящих, исходящих и внутренних документов
- •4. Информационно-справочная работа
- •5. Контроль исполнения документов
- •Лекция 6 систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения.
- •1 Оперативное хранение документов
- •2. Экспертиза ценности документов
- •3. Оформление дел и передача документов в архив организации
- •1 Оперативное хранение документов
- •2. Экспертиза ценности документов
- •3. Оформление дел и передача документов в архив организации
- •1. Информационно-справочные документы
- •2. Деловая переписка с иностранными партнерами
- •1. Общая характеристика финансовых документов
- •2. Классификация учетных документов и способы их оформления
- •3. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
- •1. Общая характеристика финансовых документов
- •2. Классификация учетных документов и способы их оформления
- •3. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
- •3.1. Денежный чек, расчетный чек, чековые книжки
- •3.2. Счет-фактура
- •3.3. Обязательство кассира
- •3.4. Акт ревизии
- •3.5. Платежное поручение
- •3.6. Лицевой счет, требования-поручения
- •3.7. Трудовые соглашения
- •Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну
- •2. Электронный документооборот и система менеджмента качества
2. Деловая переписка с иностранными партнерами
С развитием российской экономики и гражданского общества в нашей стране увеличивается количество российских компаний и предприятий, развивающих деловые связи с иностранными фирмами и организациями. Установление и поддержание деловых отношений с зарубежными партнерами невозможно без деловой переписки.
Взыскательность к письменному этикету в развитых странах основана на сложившихся в течение многих лет традициях отношения к делу и к своему долгу. Западный предпринимательский мир, воспитанный в духе законопослушания, весьма требователен к форме служебных документов и, в частности, деловых писем. Хорошо оформленное и составленное по всем правилам письмо говорит о дисциплинированности и уважительном отношении к букве Закона его автора, что по западным меркам свидетельствует о его надежности как предпринимателя и партнера. При соответствующем оформлении письмо приобретает юридическую силу и может быть решающим фактором в решении спорных вопросов, в том числе и в суде [54].
В каждой стране деловую корреспонденцию оформляют в соответствии с установленными национальными правилами. Существуют международные стандарты на деловые письма. Общие требования к тексту деловых писем, изложенные в пп. 5.3.1, также применимы и к переписке с иностранными партнерами. Поэтому далее мы остановимся на основных правилах оформления этих писем.
Для четкой передачи информации необходимо писать на языке партнера, в крайнем случае, использовать английский как международный язык деловой переписки. Рассмотрим оформление англоязычного письма [78].
Письмо печатают на бланке формата А4 с полями по 1 дюйму (2,54 см). Предпочтительное расположение всех реквизитов (в том числе и текста) — флаговое (от границ левого поля). Реквизит от реквизита и абзац от абзаца отделяют дополнительным межстрочным интервалом.
Возможно оформление ссылки на инициативный документ:
Дата указывается буквенно-цифровым способом: 23 Мау 2003.
Адресата письма оформляют следующим образом:
имя и фамилия получателя;
наименование компании;
номер дома, улица;
город, штат (графство), почтовый округ;
страна.
При написании адреса чаще всего используют «открытую пунктуацию», т.е. без точек и запятых.
Отступив от адреса на четыре межстрочных интервала, излагают текст письма, который начинается с приветствия (обращения
Если используют открытую пунктуацию, то обращение и заключительную формулу вежливости не отделяют никакими знаками препинания. В других случаях обращение могут отделять запятой, а в американской деловой корреспонденции можно встретить двоеточие.
Заголовок письма указывают после обращения. Его считают «строкой привлечения внимания» и обозначают: RЕ: (относительно), 1п rе: (касательно), Subject: (предмет тема, вопрос), например:
RЕ: Order 345
Заголовок — необязательный реквизит, его указание является, скорее правилом хорошего тона. Для привлечения внимания заголовок выделяют (подчеркивают, печатают жирным шрифтом или заглавными буквами).
Текст печатают от границ левого поля, абзацы отделяют друг от друга дополнительным межстрочным интервалом.
Через два межстрочных интервала после текста письма указывают заключительную формулу вежливости. Чаще всего используют выражение» (искренне Ваш), реже — (преданный Вам).
После заключительной формулы вежливости оставляют не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма. Ниже подписи указывают ее расшифровку: имя и фамилия, а на следующей строке — должность.
ЛЕКЦИЯ 8.
ФИНАНСОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.