- •Лекция 1 документ и системы документации
- •1. Развитие способов создания документов
- •2. Определения понятия «документ»
- •3. Функции документа
- •4. Типология и классификация документов
- •2. Классификация, унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •3. Требования к тексту управленческого документа
- •Лекция 3 формуляр-образец, состав и расположение реквизитов.
- •1. Понятие реквизита и бланков документов.
- •2. Оформление реквизитов, определяющих движение и отражающих обработку и исполнение документа
- •3. Оформление реквизитов, определяющих юридическую силу документов
- •1. Организационные документы
- •2. Распорядительные документы
- •3. Особенности работы с кадровыми документами
- •1. Организационные документы
- •2. Распорядительные документы
- •3. Особенности работы с кадровыми документами Классификация документов по личному составу, их учет и хранение
- •Прием на работу
- •Пример оформления резюме резюме
- •Личный листок по учету кадров
- •Трудовой договор
- •Приказы по личному составу
- •Трудовая книжка
- •Личная карточка
- •Перевод
- •Документирование поощрений
- •Оформление дисциплинарных взысканий
- •Оформление отпусков
- •Командирование
- •Увольнение
- •Личное дело
- •Лекция 5 организация документооборота.
- •1. Характеристики и принципы организации документооборота
- •2. Регистрация документов
- •3. Движение входящих, исходящих и внутренних документов
- •4. Информационно-справочная работа
- •5. Контроль исполнения документов
- •Лекция 6 систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения.
- •1 Оперативное хранение документов
- •2. Экспертиза ценности документов
- •3. Оформление дел и передача документов в архив организации
- •1 Оперативное хранение документов
- •2. Экспертиза ценности документов
- •3. Оформление дел и передача документов в архив организации
- •1. Информационно-справочные документы
- •2. Деловая переписка с иностранными партнерами
- •1. Общая характеристика финансовых документов
- •2. Классификация учетных документов и способы их оформления
- •3. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
- •1. Общая характеристика финансовых документов
- •2. Классификация учетных документов и способы их оформления
- •3. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
- •3.1. Денежный чек, расчетный чек, чековые книжки
- •3.2. Счет-фактура
- •3.3. Обязательство кассира
- •3.4. Акт ревизии
- •3.5. Платежное поручение
- •3.6. Лицевой счет, требования-поручения
- •3.7. Трудовые соглашения
- •Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну
- •2. Электронный документооборот и система менеджмента качества
2. Экспертиза ценности документов
Передают дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также уничтожают документы с истекшими сроками хранения после проведения экспертизы ценности документов организации. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает, что архивные документы включают в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании результатов экспертизы ценности документов.
Порядок и оформление проведения экспертизы ценности документов, образующихся в результате деятельности организации, определены ГСДОУ и «Основными правилами работы организации».
Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При экспертизе ценности отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании принципов:
историзма, т.е. оценки документа как продукта определенной исторической эпохи и общественного явления;
всесторонности (рассматривают как содержание документа, так и внешние его особенности);
• комплексности (при оценке документов изучают их место в документальном фонде и связь с другими документами организации, какие документы они повторяют, дополняют и т.п.).
При экспертизе ценности используют критерии:
происхождение документов (место и функции организации в системе государственного управления, отрасли или обществе, роль физического лица в жизни общества, время и место образования документа):
содержание документов (значимость события или явления, отраженного в документе, значение заключенной в нем информации и ее уникальность, вид документа и подлинность документа):
внешние особенности документов (формы записи информации, физическое состояние, особенности удостоверения и оформления документа).
Для проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом ее руководителя создают экспертную комиссию (ЭК), в состав которой включают наиболее квалифицированных работников организации, руководителя архива организации и, желательно, представителя государственного архивного учреждения. Председателем ЭК назначают одного из руководящих работников организации, курирующего делопроизводство и архив.
ЭК является совещательным органом и действует на основе положения об экспертной комиссии, согласованного с государственным архивным учреждением и утвержденного руководителем организации. Заседания ЭК проводят не реже двух раз в год и оформляют протоколами.
В международном стандарте ИСО 15489 вместо термина «экспертиза ценности документов» используют близкое по смыслу, но более узкое понятие — «установление срока хранения документа и выбор действий по его отбору на хранение или уничтожение».
Основные задачи ЭК — организация и проведение:
экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно работники службы ДОУ совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.
В структурных подразделениях:
отбирают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
выделяют к уничтожению дела за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяют качество и полноту номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляют архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.