2. Определения понятия «документ»

Понятие «документ» является базовым для науки «Документоведение».

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.

Основу любой научной дисциплины составляют понятия — представления об общем, наиболее существенном и особенном в изучаемых явлениях и предметах. Поэтому всякое понятие представляет собой абстракцию — мысленное отвлечение от маловажных и вычленение наиболее значимых свойств, раскрывающих сущность этих явлений и предметов [57].

Понятия формируются в результате исследования предметной области этих научных дисциплин, изучения закономерностей и тенденций ее развития. Понятия не статичны, по мере углубления наших представлений о предметной области они уточняются и изменяются и таким образом с развитием науки приближаются к действительности.

Научные понятия обозначают специальными словами — терминами, которые составляют основу научного языка.

Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

То, что конкретное понятие приписывают (придают) термину, обусловливает известную конвенциональность (условность) термина, т.е. ученые или специалисты условливаются (договариваются), каким словом (термином) обозначать то или иное понятие.

Термины конкретной области знания или деятельности составляют отдельную терминосистему (терминологию).

Термин «документ» (от лат. documentum— доказательство, свидетельство) в русский язык ввел Петр I, трактуя его как «письменное свидетельство и доказательство».

Терминология российского документоведения и ДОУ зафиксирована в государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт требует актуализации на основе использования международных стандартов и отечественного опыта работы с документацией в связи с масштабным использованием электронных документов и информационно-комуникационных технологий в ДОУ.

Основные термины ДОУ, которые полезно знать управленческому персоналу предприятия, приведены в Словаре терминов пособия.

Документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Такое определение термина «документ» содержал Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», который в настоящее время утратил силу. В заменившем его Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» не используется, а документированная информация определена как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Это определение вызывает недоумение у специалистов в области документоведения [47]. По сути, оно повторяет формулировку 1995 г., но является стилистически тяжелым для восприятия и не очень понятным.

Таким образом, понятие «документ» формируется из следующих составляющих: информации, материального носителя, записи (фиксации) информации, а также возможности идентификации информации посредством реквизитов. Последнее кардинально отличает документ от других носителей информации.

Реквизитами называются обязательные элементы оформления официального документа (например, подпись, дата, регистрационный номер и т.д.). Для установления подлинности документа (идентификации информации) в нем необходим определенный набор реквизитов. Состав и правила оформления реквизитов управленческих документов изложены в главе 3.

Значение термина «документ» в отечественном документоведении неоднократно уточнялось [69]. Так, в предшественнике действующего ныне терминологического стандарта — ГОСТе 16487-83 — документ был определен как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Это лишний раз подтверждает известное положение о том, что о терминах не спорят, а договариваются.

Существует еще одна особенность документа, отличающая его от недокументированной информации. Для документа характерно обращение в динамической информационной системе, включающее этапы его создания, передачи, приема, обработки, хранения, поиска.

Специалисты в области информационных технологий «договорились» определять документ как «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды». Это закреплено в национальном стандарте из серии «Информационные технологии» ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения».

Понятие электронного документа дано в Федеральном законе от 10.02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», в котором электронный документ определен как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».

Толкование термина «документ» отечественными документоведами отличается от его определения в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация — Управление документами», в котором акцент сделан на свойстве информационной составляющей документа служить доказательством и свидетельством деятельности организации или частного лица.

Документ — информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или отдельным лицом в качестве доказательства и сведений о выполнении юридических обязательств или в интересах их деятельности.