- •Лекция 1 документ и системы документации
- •1. Развитие способов создания документов
- •2. Определения понятия «документ»
- •3. Функции документа
- •4. Типология и классификация документов
- •2. Классификация, унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •3. Требования к тексту управленческого документа
- •Лекция 3 формуляр-образец, состав и расположение реквизитов.
- •1. Понятие реквизита и бланков документов.
- •2. Оформление реквизитов, определяющих движение и отражающих обработку и исполнение документа
- •3. Оформление реквизитов, определяющих юридическую силу документов
- •1. Организационные документы
- •2. Распорядительные документы
- •3. Особенности работы с кадровыми документами
- •1. Организационные документы
- •2. Распорядительные документы
- •3. Особенности работы с кадровыми документами Классификация документов по личному составу, их учет и хранение
- •Прием на работу
- •Пример оформления резюме резюме
- •Личный листок по учету кадров
- •Трудовой договор
- •Приказы по личному составу
- •Трудовая книжка
- •Личная карточка
- •Перевод
- •Документирование поощрений
- •Оформление дисциплинарных взысканий
- •Оформление отпусков
- •Командирование
- •Увольнение
- •Личное дело
- •Лекция 5 организация документооборота.
- •1. Характеристики и принципы организации документооборота
- •2. Регистрация документов
- •3. Движение входящих, исходящих и внутренних документов
- •4. Информационно-справочная работа
- •5. Контроль исполнения документов
- •Лекция 6 систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения.
- •1 Оперативное хранение документов
- •2. Экспертиза ценности документов
- •3. Оформление дел и передача документов в архив организации
- •1 Оперативное хранение документов
- •2. Экспертиза ценности документов
- •3. Оформление дел и передача документов в архив организации
- •1. Информационно-справочные документы
- •2. Деловая переписка с иностранными партнерами
- •1. Общая характеристика финансовых документов
- •2. Классификация учетных документов и способы их оформления
- •3. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
- •1. Общая характеристика финансовых документов
- •2. Классификация учетных документов и способы их оформления
- •3. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
- •3.1. Денежный чек, расчетный чек, чековые книжки
- •3.2. Счет-фактура
- •3.3. Обязательство кассира
- •3.4. Акт ревизии
- •3.5. Платежное поручение
- •3.6. Лицевой счет, требования-поручения
- •3.7. Трудовые соглашения
- •Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну
- •2. Электронный документооборот и система менеджмента качества
Оформление дисциплинарных взысканий
Взыскания оформляются приказами руководителя. В связи с тем, что причины взысканий разнообразны и наложение взыскания требует особенно тщательного обоснования, эти приказы не имеют унифицированной формы. Приказы о наложении взысканий составляются на основании докладной записки руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, а также объяснительной записки самого сотрудника.
Форма ответственности за недобросовестное выполнение обязанностей может быть различной, и в случае нанесения организации материального ущерба работник может нести в том числе и материальную ответственность. Случаи такой ответственности и ее размеры оговорены в гл. 39 Трудового кодекса РФ.
Взыскания объявляются работнику обязательно под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В ст. 193 Трудового кодекса РФ оговорено, что в случае отказа работника подписать указанный приказ (распоряжение) составляется акт.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Оформление отпусков
Оформление отпуска требует прежде всего знания законодательных актов, определяющих порядок и продолжительность отпуска, положенного конкретному работнику.
Отпуск оформляется цепочкой документов, начиная с графика отпусков. Он составляется на каждый календарный год. График отпусков имеет обязательную унифицированную форму — форма № Т-7.
График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.
График отпусков составляется обычно в трех экземплярах: один остается у работника, ведущего кадровую документацию; другой передается в бухгалтерию; третий в виде выписки передается в структурные подразделения организации.
Основанием для предоставления отпуска кроме графика отпусков служит личное заявление работника. Оно пишется на имя руководителя организации и обязательно содержит реквизиты:
• адресат (кому адресовано);
• автор (с указанием должности и структурного подразделения, где работает работник);
• указание вида документа (заявление);
• дата;
• подпись работника.
В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный целевой дополнительный (учебный, специальный и т.д.). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало. Если в отпуск уходит руководящий работник, в заявлении указывается, на кого он возлагает исполнение своих обязанностей на время нахождения в отпуске. Кроме того, если работник уходит не в ежегодный очередной отпуск, а в отпуск по каким-либо обстоятельствам, то заявление должно содержать основание предоставления такого отпуска со ссылкой на соответствующий документ, который прилагается к заявлению. Например, в заявлении об учебном отпуске делается ссылка на справку из учебного заведения; при отпуске по беременности и родам ссылаются на листок нетрудоспособности и т.д.
Заявление составляется в одном экземпляре.
Завизированное руководителем структурного подразделения заявление передается в отдел кадров. На основании заявления и графика отпусков составляется приказ.
При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». В том случае, если в отпуск оформляется сразу на несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-ба «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работкам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных заведениях.
Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Таким образом, оформление отпусков требует проведения следующих операций: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске, их регистрация, внесение данных об отпуске в форму № Т-2 (№ Т-2ГС).
Приказы об отпусках формируются в отдельные дела и имеют согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» срок хранения 5 лет.