3. Особенности работы с кадровыми документами Классификация документов по личному составу, их учет и хранение

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы № Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

С 5 января 2004 г. постановлением Госкомстата № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены новые унифицированные формы документов:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

• личная карточка (форма № Т-2);

• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

• приказ (распоряжение) о переводе (форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма № Т-8).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.

С 2000 г. действует «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

• учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

• учета приказов о командировании;

• учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

• учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Прием на работу

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу на негосударственные предприятия. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.

С поступающим на работу сначала проводится устная беседа. Претендент на вакансию может пройти тестирование, в ряде случаев организуются профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 Трудового кодекса РФ). На определенные должности поступают в результате конкурса.

После того как договоренность достигнута, приступают к письменному оформлению приема на работу.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и прежде всего на новый Трудовой кодекс РФ. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к ст. 65 Кодекса, точно знает, какие документы он может потребовать от поступающего на работу:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки»